Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Świadectwo pracy i inne dokumenty dla odchodzącego pracownika
POLECAMY
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Świadectwo pracy i inne dokumenty dla odchodzącego pracownika

Gazeta Podatkowa nr 105 (1771) z dnia 31.12.2020
Agata Barczewska

Definitywne zakończenie stosunku pracy wiąże się po stronie pracodawcy z obowiązkiem wydania pracownikowi określonych dokumentów. Jednym z najważniejszych jest świadectwo pracy, potwierdzające okres zatrudnienia. Istotna dla pracownika jest również informacja o okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej. Pracodawca, w zależności od sytuacji, może też być zobligowany do wydania innych dokumentów.

Świadectwo pracy przy definitywnym rozstaniu

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy. Zasadniczo powinno to nastąpić w ostatnim dniu zatrudnienia, chyba że strony zamierzają nawiązać kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. Wówczas pracodawca wydaje świadectwo pracy za zakończony okres zatrudnienia tylko wtedy, gdy pracownik o to wystąpi (art. 97 § 11 K.p.). Niekiedy z przyczyn obiektywnych nie jest możliwe wydanie świadectwa w ostatnim dniu pracy. W razie wystąpienia takich przeszkód pracodawca powinien, w ciągu 7 dni od upływu terminu na wydanie świadectwa, przesłać je pracownikowi lub upoważnionej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe albo doręczyć w inny sposób.

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i z ubezpieczenia społecznego. Dlatego świadectwo pracy jest podstawowym dokumentem, który pracodawca powinien przygotować dla odchodzącego pracownika. Jego wydanie w żadnym wypadku nie może być uzależnione od wcześniejszego rozliczenia się z pracownikiem.

Okres przechowywania w odrębnej informacji

Świadectwo pracy to nie jedyny dokument wręczany pracownikowi na zakończenie stosunku pracy. Pracodawca ma też obowiązek - w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy - wydać pracownikowi informację o:

a) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

b) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania,

c) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie wskazanym w pkt b).

Obowiązek wydania omawianej informacji wynika z art. 946 K.p., którego wprowadzenie było konsekwencją zmiany okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 r., na mocy art. 94 pkt 9b K.p., pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania). Po upływie wymaganego okresu były pracownik ma prawo odbioru swojej dokumentacji, a w razie nieskorzystania z tego prawa jest ona niszczona. Stąd obowiązek poinformowania pracownika kończącego zatrudnienie o okresie przechowywania jego dokumentacji i terminie jej odbioru.

Kopie dokumentów na wniosek

Pracownik kończący zatrudnienie w danej firmie (a także w jego trakcie) ma prawo złożyć wniosek o wydanie kopii całości lub części zgromadzonej dokumentacji pracowniczej (art. 9412 K.p.). Pracodawca jest zobligowany wydać pracownikowi, byłemu pracownikowi albo innej osobie upoważnionej (wskazanej w art. 949 § 3 K.p.) kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku w tej sprawie. Jeżeli dokumentacja przechowywana była w postaci papierowej, wydanie jej kopii może nastąpić w postaci:

  • papierowej, opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą,
     
  • elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Natomiast w razie przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej, wydanie jej kopii na wniosek pracownika powinno nastąpić w postaci:

  • elektronicznej, przy odpowiednim zastosowaniu przepisów rozdziału 4 rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369),
     
  • papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1-4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Należy nadmienić, że wniosek o wydanie kopii dokumentów przechowuje się odpowiednio w części B albo C akt osobowych pracownika.

Przykładowa informacja o okresie przechowywania dokumentacji (dla zatrudnionego od 1 lutego do 31 grudnia 2020 r.)
(dane nagłówkowe i podpis pracodawcy pominięto)
INFORMACJA
w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Informuję Pana, że:

1. Pana dokumentacja pracownicza będzie przechowywana do 31 grudnia 2030 r.
2. W ciągu miesiąca po upływie okresu przechowywania, tj. do 31 stycznia 2031 r., może Pan odebrać swoją dokumentację pracowniczą.
3. W przypadku nieodebrania przez Pana dokumentacji pracowniczej we wskazanym powyżej okresie zostanie ona zniszczona.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.