Świadectwo pracy i inne dokumenty dla odchodzącego pracownika

Definitywne zakończenie stosunku pracy wiąże się po stronie pracodawcy z obowiązkiem wydania pracownikowi określonych dokumentów. Jednym z najważniejszych jest świadectwo pracy, potwierdzające okres zatrudnienia. Istotna dla pracownika jest również informacja o okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej. Pracodawca, w zależności od sytuacji, może też być zobligowany do wydania innych dokumentów.

Świadectwo pracy przy definitywnym rozstaniu

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy. Zasadniczo powinno to nastąpić w ostatnim dniu zatrudnienia, chyba że strony zamierzają nawiązać kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. Wówczas pracodawca wydaje świadectwo pracy za zakończony okres zatrudnienia tylko wtedy, gdy pracownik o to wystąpi (art. 97 § 1¹ K.p.). Niekiedy z przyczyn obiektywnych nie jest możliwe wydanie świadectwa w ostatnim dniu pracy. W razie wystąpienia takich przeszkód pracodawca powinien, w ciągu 7 dni od upływu terminu na wydanie świadectwa, przesłać je pracownikowi lub upoważnionej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe albo doręczyć w inny sposób.

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i z ubezpieczenia społecznego. Dlatego świadectwo pracy jest podstawowym dokumentem, który pracodawca powinien przygotować dla odchodzącego pracownika. Jego wydanie w żadnym wypadku nie może być uzależnione od wcześniejszego rozliczenia się z pracownikiem.

Okres przechowywania w odrębnej informacji

Świadectwo pracy to nie jedyny dokument wręczany pracownikowi na zakończenie stosunku pracy. Pracodawca ma też obowiązek - w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy - wydać pracownikowi informację o:

a) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

b) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania,

c) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie wskazanym w pkt b).

Obowiązek wydania omawianej informacji wynika z art. 94⁶ K.p., którego wprowadzenie było konsekwencją zmiany okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 r., na mocy art. 94 pkt 9b K.p., pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania). Po upływie wymaganego okresu były pracownik ma prawo odbioru swojej dokumentacji, a w razie nieskorzystania z tego prawa jest ona niszczona. Stąd obowiązek poinformowania pracownika kończącego zatrudnienie o okresie przechowywania jego dokumentacji i terminie jej odbioru.

Kopie dokumentów na wniosek

Pracownik kończący zatrudnienie w danej firmie (a także w jego trakcie) ma prawo złożyć wniosek o wydanie kopii całości lub części zgromadzonej dokumentacji pracowniczej (art. 94¹² K.p.). Pracodawca jest zobligowany wydać pracownikowi, byłemu pracownikowi albo innej osobie upoważnionej (wskazanej w art. 94⁹ § 3 K.p.) kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku w tej sprawie. Jeżeli dokumentacja przechowywana była w postaci papierowej, wydanie jej kopii może nastąpić w postaci:

• papierowej, opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą,
   
• elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Natomiast w razie przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej, wydanie jej kopii na wniosek pracownika powinno nastąpić w postaci:

• elektronicznej, przy odpowiednim zastosowaniu przepisów rozdziału 4 rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369),
   
• papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1-4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Należy nadmienić, że wniosek o wydanie kopii dokumentów przechowuje się odpowiednio w części B albo C akt osobowych pracownika.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)