Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Pozyskiwanie danych osobowych na etapie rekrutacji i zatrudnienia
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Pozyskiwanie danych osobowych na etapie rekrutacji i zatrudnienia

Gazeta Podatkowa nr 68 (1734) z dnia 24.08.2020
Ewa Madejek

Zakres danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od kandydata do pracy i od pracownika, wynika z przepisów Kodeksu pracy. Przepisy w tym zakresie dostosowane są do zasad wynikających z unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Przy czym zakres danych żądanych na etapie zatrudnienia różni się nieco od danych żądanych od pracownika.

Etap rekrutacji

Na podstawie dokumentów przedłożonych przez kandydata do pracy pracodawca może ustalić tożsamość kandydata oraz sprawdzić jego przydatność na określonym stanowisku pracy. W tym celu pracodawca, na podstawie art. 211 § 1 K.p., może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko,
     
  • datę urodzenia,
     
  • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
     
  • wykształcenie,
     
  • kwalifikacje zawodowe,
     
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Przy czym danych dotyczących wykształcenia kandydata do pracy, jego kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca może żądać, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Należy przy tym wyjaśnić, że jeżeli chodzi o przebieg zatrudnienia, to sformułowanie to obejmuje wszelkie formy aktywności zawodowej kandydata do pracy. Nie ogranicza się ono tylko do okresów zatrudnienia pracowniczego, ale dotyczy także pracy w ramach umów cywilnoprawnych.

Na etapie rekrutacji pracodawca nie może żądać od pracownika informacji o miejscu zamieszkania, a jedynie danych kontaktowych. W tym celu kandydat do pracy może wskazać numer telefonu bądź adres e-mail.

Dodatkowo, jeżeli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, pracodawca może wymagać podania innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 K.p. Przykładowo danymi o takim charakterze mogą być informacje o niekaralności.

W przypadku gdy kandydat do pracy przekazuje zatrudniającemu wyłącznie dane wskazane w art. 221 § 1 K.p., jego zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie jest konieczna. Natomiast jeżeli z własnej woli przekaże inne informacje niż objęte zakresem art. 221 § 1 K.p., np. o swoich zainteresowaniach czy działalności społecznej, to powinien wyrazić zgodę na ich przetwarzanie.

Dane od pracownika

Nie wszystkich danych osobowych pracodawca może żądać od kandydata na pracownika. Niektóre podaje się dopiero po zatrudnieniu.

Od pracownika pracodawca może żądać, oprócz danych podanych na etapie rekrutacji, także danych, o których mowa w art. 221 § 3 i § 4 K.p. Należą do nich:

  • adres zamieszkania pracownika,
     
  • numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
     
  • inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe jego dzieci i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień pracowniczych,
     
  • wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
     
  • numer rachunku płatniczego, jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych oraz
     
  • inne dane osobowe, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Przykładem danych, których ujawnienie pozwala na korzystanie ze szczególnych uprawnień pracowniczych, są dane osobowe dzieci pracownika i jego małżonka. Pozwolą one np. na korzystanie z zasiłku opiekuńczego na dzieci czy z urlopów związanych z rodzicielstwem. Z kolei udokumentowanie wcześniejszych okresów zatrudnienia oraz ukończenia określonego rodzaju szkoły może pozwolić pracownikowi na skorzystanie z wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Natomiast przedłożenie orzeczenia o umiarkowanym bądź znacznym stopniu niepełnosprawności da pracownikowi prawo do skorzystania ze skróconych norm czasu pracy oraz do dodatkowego urlopu z tytułu niepełnosprawności.

Zarówno w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak i pracownika, udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia. Uprawnieniem pracodawcy jest możliwość żądania udokumentowania tych danych, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Orzecznictwo dotyczące zakresu danych pozyskiwanych od kandydata do pracy i od pracownika

"Zgoda kandydata do pracy na przetwarzanie jego danych osobowych nie jest potrzebna, gdy chodzi o zakres danych wynikających z art. 221 K.p., bowiem w procesie rekrutacyjnym uprawnienie do przetwarzania danych osobowych, których zakres określa art. 221 K.p., daje pracodawcy wprost przepis art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z 1997 r. o ochronie danych osobowych (od 25 maja 2018 r. art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przyp. red.), a zakres tych danych (w myśl art. 221 K.p.) jest szeroki i jednocześnie powinien być wystarczający do oceny kwalifikacji kandydata do zatrudnienia, kandydat nie ma obowiązku po pierwsze, udostępniania wobec rekrutującego innych (poza wymienionymi w art. 221 K.p.) danych, a po drugie, jeśli podaje pracodawcy dane ograniczone co do zakresu przepisem z art. 22 1 K.p. - nie ma obowiązku wyrażać odrębnej zgody na ich przetwarzanie (...)".

Wyrok SN z dnia 17 października 2018 r., sygn. akt II PK 178/17


"1. Przepis pkt 6 § 1 art. 221 K.p. mówi o przebiegu »zatrudnienia«, a nie: pracy. Pojęcie to należy rozumieć szeroko, nie jako jedynie zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, ale również jako zatrudnienie na podstawie umów cywilnoprawnych. (...)".

Wyrok SN z dnia 11 stycznia 2017 r., sygn. akt I PK 25/16

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.