Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Nowy stosunek pracy ze starymi lub nowymi aktami

Nowa matryca stawek VAT

Nomenklatura scalona Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług www.klasyfikacje.gofin.pl  »
POLECAMY
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Nowy stosunek pracy ze starymi lub nowymi aktami

Gazeta Podatkowa nr 63 (1729) z dnia 6.08.2020
Agata Barczewska

Przyjęcie do pracy nowego pracownika oznacza konieczność założenia dla niego akt osobowych i prowadzenia innej dokumentacji ze stosunku pracy. Nie jest to jednak obowiązek bezwzględny. W niektórych przypadkach prawo pracy pozwala pracodawcy na kontynuowanie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

Bez nowych akt osobowych

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej, co obejmuje m.in. założenie akt osobowych dla nowego pracownika, jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy (art. 94 pkt 9a K.p.). Jednak w niektórych przypadkach prawo pracy zwalnia pracodawcę z wymogu założenia nowych akt osobowych. Ma to miejsce w sytuacji, o której mowa w art. 945 K.p. Przepis ten stanowi, że w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca kontynuuje dla tego pracownika dotychczasową dokumentację pracowniczą.

Wskazana regulacja weszła w życie w dniu 1 stycznia 2019 r. i może być stosowana wyłącznie w przypadku kontynuacji dokumentacji pracownika zatrudnianego ponownie przez tego samego pracodawcę, w ciągu 10 lat od ustania poprzedniego stosunku pracy, nawiązanego począwszy od 1 stycznia 2019 r. Przykładowo, pracodawca, który po raz pierwszy zatrudnił pracownika w dniu 1 stycznia 2019 r. na okres roku i zamierza ponownie przyjąć go do pracy od 1 października 2020 r. może, na podstawie art. 945 K.p., kontynuować jego dotychczasową dokumentację pracowniczą. Pojawia się jednak pytanie, czy możliwość kontynuacji "starej" teczki osobowej dotyczy również pracowników zatrudnianych w tej samej firmie, którzy pracowali już w niej w okresie przypadającym przed 1 stycznia 2019 r. Do takiej sytuacji nie ma zastosowania art. 945 K.p., dotyczy jej jednak art. 9 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357), dalej ustawy nowelizującej. Wprowadziła ona do Kodeksu pracy m.in. art. 945 K.p.

Decyduje raport

Ustawa nowelizująca w art. 9 stanowi, że pracodawca kontynuuje dotychczasową dokumentację pracowniczą w przypadku zatrudnienia pracownika - którego poprzedni stosunek pracy u tego pracodawcy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r. - w ciągu 10 lat od zakończenia tego poprzedniego stosunku pracy. Okres przechowywania dokumentacji wynosi wówczas 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał najpóźniej nawiązany stosunek pracy.

Przywołany przepis może być zastosowany pod warunkiem, że pracodawca skróci okres przechowywania dotychczasowej dokumentacji pracownika do 10 lat, składając raport informacyjny do ZUS. Oznacza to, że powyższa regulacja dotyczy pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. - zarówno tych, których stosunek pracy rozpoczął się i zakończył w powyższym przedziale czasowym, jak i tych, którzy podjęli zatrudnienie w tym okresie i których stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r. Tylko wobec takich pracowników pracodawca może bowiem skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat na podstawie raportu informacyjnego do ZUS. Taką interpretację przepisu potwierdziło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, w stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 12 lutego 2019 r. (patrz ramka). Natomiast w stanowisku z dnia 8 maja 2019 r., zajętym w odpowiedzi na zapytanie naszego Wydawnictwa, resort pracy uznał, że zatrudnienie tego samego pracownika w dniu następnym po zakończeniu poprzedniej umowy z tym pracownikiem (nawiązanej przed 1 stycznia 2019 r.), wyklucza możliwość kontynuacji dotychczasowej dokumentacji pracowniczej z uwagi na niemożność złożenia raportu informacyjnego.

"(...) w przypadku określonym w art. 9 ww. ustawy (nowelizującej - przyp. red.), dokumentacja ponownie zatrudnionego pracownika zostanie połączona i będzie podlegała temu samemu okresowi przechowywania (10 lat). Przepis ten przewiduje bowiem obowiązek kontynuowania prowadzenia poprzedniej dokumentacji pracowniczej, przy ponownym zatrudnieniu pracownika (2 stycznia 2019 r. lub później), jeśli spełnione są określone w ustawie przesłanki, tj. poprzedni stosunek pracy trwa w dniu 1 stycznia 2019 r. oraz za tego pracownika złożony został przez pracodawcę raport informacyjny. (...)".

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 12 lutego 2019 r.

 

"(...) zgodnie z regulacją art. 9 powołanej wyżej ustawy (nowelizującej - przyp. red.) - w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy (1 stycznia 2019 r. - przyp. red.), art. 945 Kodeksu pracy stosuje się, jeżeli za tego pracownika został złożony raport informacyjny (o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).

Jednak w sytuacji, w której pierwszy stosunek pracy został nawiązany przed dniem 1 stycznia 2019 r., natomiast nawiązanie kolejnego, już w nowym stanie prawnym, nastąpiło bez dnia przerwy po rozwiązaniu pierwszego, to pomimo »ponownie nawiązanego stosunku pracy« pracodawca nie ma możliwości złożenia raportu informacyjnego.

Przepisy ustawy (...) o systemie ubezpieczeń społecznych nie przewidują bowiem konieczności wyrejestrowywania pracownika z ubezpieczeń społecznych i ponownego jego rejestrowania, gdy kontynuowany jest u tego samego pracodawcy stosunek pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę oraz nie zaistniała żadna przerwa w zatrudnieniu. Takie okresy zatrudnienia traktowane są dla celów ubezpieczeń społecznych jako ciągłość ubezpieczeń. (...) Powyższe oznacza, iż powołany wyżej art. 9 nie ma w tym przypadku zastosowania i pracodawca jest zobowiązany założyć nową dokumentację pracowniczą dla ostatniego stosunku pracy".

Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2019 r. na zapytanie naszego Wydawnictwa

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.