Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Przetwarzanie danych członków rodziny dla potrzeb ZFŚS
POLECAMY
P R E N U M E R A T A
www.gazetapodatkowa.gofin.pl
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Przetwarzanie danych członków rodziny dla potrzeb ZFŚS

Gazeta Podatkowa nr 62 (1624) z dnia 5.08.2019
Agata Barczewska

Pracodawca, przyznając ulgowe usługi i świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, powinien kierować się tzw. kryterium socjalnym. Decyzja o przyznaniu danego świadczenia musi więc zapaść na podstawie oceny całokształtu sytuacji materialno-bytowej osoby uprawnionej. Aby dokonać takiej oceny, pracodawca musi posiadać wiedzę na temat tej sytuacji, potwierdzoną oświadczeniami lub dokumentami.

Dane o dochodach osób bliskich

Pomoc udzielana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ma charakter celowy. Z założenia ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a jego adresatami mają być w szczególności rodziny słabiej sytuowane. Udzielenie ulgowego świadczenia z ZFŚS musi więc być poprzedzone ustaleniem, w jakiej sytuacji materialno-bytowej znajduje się osoba uprawniona oraz jej bliscy, pozostający z nią we wspólnym gospodarstwie domowym. W tym celu pracodawca powinien uzyskać odpowiednie informacje od pracownika (lub innej osoby uprawnionej do świadczeń z Funduszu), dotyczące nie tylko jego dochodów, ale również sytuacji i stanu dochodów członków jego rodziny, tworzących wspólne gospodarstwo domowe.

Do 3 maja 2019 r. ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie regulowała sposobu ustalania kryterium socjalnego. W praktyce większość pracodawców poprzestawała na uzyskaniu od uprawnionego oświadczenia o dochodach jego i jego rodziny, a tylko niekiedy żądano innych dokumentów (zaświadczeń). Kwestią problematyczną pozostawało jednak, czy pracodawca ma prawo przetwarzania danych zawartych w tych dokumentach, szczególnie jeżeli chodzi o dane wrażliwe, np. dotyczące zdrowia. Wątpliwe było również prawo wglądu w takie dokumenty jak np. PIT współmałżonka.

Dokumenty tylko do wglądu

Z dniem 4 maja 2019 r. znowelizowano art. 8 ustawy o ZFŚS, który wprowadza wymóg stosowania kryterium socjalnego przy przyznawaniu ulgowych świadczeń z Funduszu. Od powyższej daty z przywołanego przepisu jednoznacznie wynika, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu - w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia z ZFŚS - następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może jednak zażądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Uwiarygodnienie informacji zawartych w oświadczeniu może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS).

W świetle znowelizowanych przepisów pojawiły się podobne pytania i wątpliwości co we wcześniejszym stanie prawnym. Nie było pewności co do tego, czy pracodawca może przetwarzać np. dane osobowe dotyczące zdrowia, czy pochodzące z zeznań podatkowych. Na gruncie nowych przepisów powstała również wątpliwość, czy oświadczenia zawierające informacje o sytuacji materialno-bytowej członków rodziny powinny być przez nich podpisane.

Na powyższe pytania odpowiedzi udzielił Rzecznik Prasowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), który uznał, że generalnie pracodawca ma prawo wglądu w różne dokumenty dotyczące sytuacji członków rodziny osoby uprawnionej do świadczeń z Funduszu, takich jak np. PIT współmałżonka. Nie może jednak sporządzać i przechowywać kopii takich dokumentów. Zdaniem Rzecznika oświadczenia zawierające dane dotyczące członków rodziny nie muszą być przez nich podpisywane (patrz ramka).

"(...) art. 8 ust. 1 ww. ustawy (o ZFŚS - przyp. red.) zobowiązuje pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Oznacza to, że pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Musi więc na te potrzeby przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane są pozyskiwane. Dodany art. 8 ust. 1 (powinno być ust. 1a - przyp. red.), który wszedł w życie 4 maja 2019 r., określa, że pracownik przekazuje te dane pracodawcy w formie oświadczenia. Natomiast potwierdzenie danych w nim zawartych może odbywać się m.in. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej.

W opinii UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii. Powodowałoby to bowiem gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. Na dokumencie takim jak np. PIT współmałżonka znajdują się bowiem również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika. (...).

Przepisy ustawy o zakładowych funduszu świadczeń socjalnych nigdzie nie wskazują, by członkowie rodzin pracowników musieli podpisywać dodatkowe oświadczenia. Z regulacji tych wynika, że oświadczanie na temat sytuacji rodzinnej przedstawia pracownik.

Powyższe wyjaśnienia mają zastosowanie również w odniesieniu do przetwarzania danych o stanie zdrowia.

Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości są zaś art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit. b) RODO. Pierwszy z powołanych przepisów legalizuje przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Drugi ma zastosowanie w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia). (...)".

Stanowisko Rzecznika Prasowego Urzędu Ochrony Danych Osobowych udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 14 czerwca 2019 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1352)

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.