Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Gromadzenie dokumentów w aktach osobowych założonych przed 1 stycznia ...
POLECAMY
P R E N U M E R A T A
www.gazetapodatkowa.gofin.pl
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Gromadzenie dokumentów w aktach osobowych założonych przed 1 stycznia 2019 r.

Gazeta Podatkowa nr 59 (1621) z dnia 25.07.2019
Agata Barczewska

Od 1 stycznia 2019 r. gromadzenie dokumentów w aktach osobowych odbywa się na nowych zasadach. Wiele dokumentów - w porównaniu do poprzedniego stanu prawnego - zmieniło miejsce ich przechowywania. Nie oznacza to jednak konieczności porządkowania "starych" akt osobowych, założonych przed 1 stycznia 2019 r. i kontynuowanych po tym dniu.

Zmiana lokalizacji od 1 stycznia 2019 r.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest założenie i prowadzenie akt osobowych pracownika oraz pozostałej dokumentacji ze stosunku pracy (art. 94 pkt 9a K.p.). Realizacja tego obowiązku następuje na zasadach wynikających z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), obowiązującego od 1 stycznia 2019 r. Zastąpiło ono poprzednie rozporządzenie dotyczące dokumentacji pracowniczej, tj. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894).

W porównaniu do poprzedniego rozporządzenia, nowy akt wykonawczy wprowadził istotne zmiany m.in. w zakresie prowadzenia i podziału akt osobowych. Od 1 stycznia 2019 r. powiększyły się one o jedną część (D), przeznaczoną do przechowywania dokumentacji związanej z wymierzeniem pracownikowi kary porządkowej lub dyscyplinarnej. Ponadto niektóre z dokumentów zmieniły swoją lokalizację, jak np. wnioski o zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy, które do 31 grudnia 2018 r. przechowywane były w części B akt osobowych, a od 1 stycznia br. powinny być gromadzone w ramach dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy.

Ten ostatni typ dokumentacji (poprzednio ograniczony do karty ewidencji czasu pracy) też uległ istotnym zmianom. Aktualne rozporządzenie dokumentacyjne znacznie rozbudowało kartę ewidencji czasu pracy, jak też pozostałą dokumentację dotyczącą ewidencji czasu pracy. Zostały też wyodrębnione inne rodzaje dokumentów, tj.: związane z udzielaniem urlopów wypoczynkowych, dokonywaniem wypłat wynagrodzenia za pracę oraz przydzielaniem odzieży i obuwia roboczego. Po zmianie przepisów od 1 stycznia 2019 r. pracodawca stanął więc przed koniecznością gromadzenia dokumentów pracowniczych według "nowego klucza". Nie oznacza to jednak konieczności porządkowania akt osobowych założonych przed 1 stycznia br.


Części A, B i C akt osobowych mogą być podzielone na mniejsze wyodrębnione tematycznie, a w części D taki podział (ze względu na rodzaj wymierzonej kary) jest obligatoryjny.

Przechowywanie według daty

Obecne rozporządzenie dokumentacyjne zawiera przepisy przejściowe dotyczące prowadzenia akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. (§ 19-22 rozporządzenia). Wynika z nich, że w stosunku do dokumentacji pracowniczej przechowywanej w aktach osobowych:

  • pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., których stosunek pracy trwał w tym dniu i która została zgromadzona do 31 grudnia 2018 r., pracodawca stosuje nowe rozporządzenie, z wyjątkiem § 2-6, które dotyczą m.in. prowadzenia akt osobowych; w tym zakresie pracodawca stosuje poprzednie rozporządzenie, przy czym może on (choć nie musi) dostosować akta do nowego rozporządzenia na zasadzie dobrowolności,
     
  • pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., których stosunek pracy trwał w tym dniu i która jest gromadzona od tego dnia, stosuje się nowe rozporządzenie,
     
  • pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r., stosowane są przepisy poprzedniego rozporządzenia,
     
  • pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r. stosuje się nowe rozporządzenie.

Przepisy przejściowe odnoszą się też do ewidencji czasu pracy. Pozwalały one na stosowanie do zakresu karty ewidencji czasu pracy prowadzonej w dniu 1 stycznia 2019 r., przepisów poprzedniego rozporządzenia.

Biorąc pod uwagę przytoczone regulacje przejściowe, pracodawca, umieszczając w aktach osobowych dokument wytworzony od 1 stycznia 2019 r., powinien kierować się przepisami nowego rozporządzenia - odpowiednio do tego rozporządzenia umieszczając dokument we właściwej części akt osobowych lub w innej dokumentacji. Natomiast dokumenty wytworzone do 31 grudnia 2018 r. i umieszczone w aktach osobowych zgodnie z poprzednim rozporządzeniem, może pozostawić bez zmian, tj. w tej części akt osobowych, w której były dotychczas przechowywane. O lokalizacji dokumentu decyduje więc data jego wystawienia. Dla większej przejrzystości akt można jedynie rozważyć przedzielenie (w części A, B i C akt) dokumentacji gromadzonej na nowych zasadach od tej, która została wytworzona do końca grudnia 2018 r.

Nowa umowa i nowe akta

Omawiając tematykę związaną ze sposobem prowadzenia akt osobowych założonych przed 1 stycznia 2019 r. należy odnieść się do sytuacji, w której pracodawca zatrudnił pracownika przed 1 stycznia 2019 r. (ale po 31 grudnia 1998 r.), kontynuował jego zatrudnienie w dniu 1 stycznia br. i zakończył lub zakończy je w bieżącym roku. Jeżeli zatrudnił/zatrudni tego samego pracownika ponownie, bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej umowy, nie ma/nie będzie miał możliwości kontynuowania dotychczasowych akt pracowniczych. W uwagi na brak raportu informacyjnego musi założyć nowe akta osobowe (pisaliśmy o tym w GP nr 48 z 2019 r.). Możliwość kontynuowania "starych" akt osobowych nie dotyczy więc tej sytuacji.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040)

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.