Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Świadczenia dla pracownika odbywającego podróż służbową
POLECAMY
P R E N U M E R A T A
www.gazetapodatkowa.gofin.pl
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Świadczenia dla pracownika odbywającego podróż służbową

Gazeta Podatkowa nr 29 (1591) z dnia 11.04.2019
Agata Barczewska

Pracownik skierowany w podróż służbową wykonuje w jej trakcie określone zadanie służbowe. Podróż służbowa jest więc wyjazdem podejmowanym w interesie pracodawcy i jako taka nie powinna obciążać finansowo delegowanego pracownika. Z tytułu odbycia podróży służbowej ma on prawo do określonych świadczeń delegacyjnych, o ile poniósł wydatki związane z danym świadczeniem.

Wydatki delegacyjne trzeba zwrócić

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową na polecenie pracodawcy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą (art. 775 § 1 K.p.). Zobowiązanym do wypłaty tych należności jest pracodawca, chyba że zagwarantował z góry pełne pokrycie wydatków delegacyjnych związanych z podróżą. Rodzaj świadczeń delegacyjnych oraz warunki ich wypłaty konkretyzuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), zwane rozporządzeniem delegacyjnym. Stosowane jest ono bezpośrednio do pracowników sfery budżetowej oraz pracowników zatrudnionych w firmach pozabudżetowych, o ile stosują przepisy tego rozporządzenia.

Pracodawcy sfery pozabudżetowej mogą samodzielnie określić zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej - w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty powyższymi aktami zakładowymi. Przy czym, zgodnie z art. 775 § 4 K.p., nie mogą oni ustalić diety za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu krajowej podróży służbowej określona dla pracownika sfery budżetowej. Jeśli przepisy zakładowe lub umowa o pracę nie zawierają zapisów dotyczących zwrotu kosztów podróży służbowej, pracodawca pozabudżetowy jest zobowiązany stosować wprost przepisy rozporządzenia delegacyjnego. Wynika z niego, że pracownikowi z tytułu podróży służbowej (krajowej oraz zagranicznej) przysługują:

  • diety,
     
  • zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz noclegów,
     
  • zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jednym z podstawowych świadczeń delegacyjnych jest dieta określona w kwocie, której wysokość różni się w zależności od rodzaju podróży (krajowej lub zagranicznej) oraz jej długości.

Dieta na koszty wyżywienia

Dieta z tytułu krajowej podróży służbowej wynosi 30 zł za dobę podróży. Ustala się ją za okres od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do zakończenia podróży (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego (§ 7 ust. 1 rozporządzenia delegacyjnego). Jeżeli podróż krajowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

  • poniżej 8 godzin - dieta nie przysługuje,
     
  • od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
     
  • powyżej 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W przypadku gdy podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
     
  • ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W niektórych sytuacjach dieta za podróż krajową nie przysługuje. Dotyczy to przypadków:

  • delegowania pracownika do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
     
  • pobytu w miejscowości stałego lub czasowego pobytu przez pracownika odbywającego podróż służbową trwającą co najmniej 10 dni (dieta nie przysługuje za czas pobytu w tej miejscowości),
     
  • zapewnienia przez pracodawcę całodziennego, bezpłatnego wyżywienia (całodzienne wyżywienie należy odnosić do zwyczajowych, standardowych pór posiłków przypadających w tym przedziale czasowym, w którym ma miejsce podróż służbowa).

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach określa załącznik do rozporządzenia delegacyjnego, przy czym za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną dobę podróży:

  • do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
     
  • ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
     
  • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeżeli pracownikowi zapewniono w trakcie zagranicznej podróży służbowej bezpłatne całodzienne wyżywienie, wówczas przysługuje mu 25% diety ustalonej odpowiednio do długości podróży. Dieta w takiej wysokości przysługuje także za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym. W sytuacji gdy pracownik otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta mu nie przysługuje, chyba że należność pieniężna jest niższa od diety. Pracownikowi przysługuje wtedy wyrównanie do wysokości należnej diety.


Opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania i miejsca parkingowe są zwracane w udokumentowanej wysokości.

Zapewniony posiłek obniża dietę

Rozporządzenie delegacyjne w § 7 ust. 4§ 14 ust. 2 przewiduje mechanizm pomniejszania diety za podróż krajową lub zagraniczną w razie zapewnienia przez pracodawcę bezpłatnego posiłku (co dotyczy również posiłku zapewnionego w ramach usługi hotelarskiej). W przypadku podróży krajowej przyjmuje się, że śniadanie odpowiada 25% diety, obiad 50% diety, a kolacja 25% diety. Natomiast w podróży zagranicznej śniadanie odpowiada 15% diety, a obiad i kolacja 30% diety. O takie wartości procentowe (odpowiednio do rodzaju posiłku) ulega obniżeniu kwota diety, o ile pracodawca zapewnił bezpłatny posiłek. Przy czym przez zapewnienie bezpłatnego posiłku należy rozumieć taką sytuację, w której pracodawca wykupił posiłek z góry lub zapewnił opłacenie go przez pracownika z firmowych środków (np. służbową kartą płatniczą).

Regulacje dotyczące pomniejszania diety wywoływały wątpliwości co do metodyki obliczenia kwoty zmniejszającej w przypadku, gdy pracownikowi - z uwagi na długość podróży służbowej - przysługiwała niepełna dieta (np. 1/2 diety). W praktyce powstawały one zwłaszcza w odniesieniu do podróży krajowej, która ze względu na mniejsze niż przy podróży zagranicznej odległości, często kończyła się w granicach 12 godzin podróży - co uprawniało pracownika tylko do części diety. Ostatecznie przyjęta została literalna wykładnia § 7 ust. 1 i 4 rozporządzenia delegacyjnego, skutkiem czego uznano, że podstawą kwoty zmniejszającej jest pełna dieta, tj. 30 zł - niezależnie od wysokości faktycznie przysługującej diety (patrz ramka).

Ryczałty i inne należności

Oprócz diety pracownik ma prawo do zwrotu kosztów: noclegu, przejazdów, w tym środkami komunikacji miejscowej i dojazdów z i do lotniska/portu morskiego/dworca kolejowego czy autobusowego (patrz tabela). Pracodawca powinien również zwrócić pracownikowi inne udokumentowane wydatki, jeżeli są związane z podróżą służbową i zostały przez niego uznane lub określone. W razie odbywania podróży samochodem osobowym (motocyklem, motorowerem) niebędącym własnością pracodawcy, zwrot kosztów przejazdu następuje w postaci tzw. kilometrówki, tj. iloczynu liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę (§ 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia delegacyjnego). Stawka ta nie może być wyższa od określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

"(...) w świetle przepisów § 7 rozporządzenia, dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży (ust. 1). Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego, w sposób określony w ust. 2. Należność pracownika z tytułu diet ulega stosownemu zmniejszeniu bądź nie występuje, jeśli pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie podczas podróży służbowej. W przypadku (...) jeśli podróż służbowa trwała od 8 do 12 godzin, a pracownik miał zapewniony obiad, należność z tytułu diety nie występuje. Obliczona zgodnie z § 7 ust. 2 pkt 1 lit. b) połowa diety (15 zł) podlega bowiem zmniejszeniu o koszt obiadu, tj. o 15 zł (50% z 30 zł = 15 zł). (...)"

Stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 16 kwietnia 2013 r.


Warunki przyznania świadczeń delegacyjnych
Należności delegacyjne w podróży krajowej (poza dietą)

Zwrot kosztów noclegu albo ryczałt za nocleg (§ 8 rozporządzenia delegacyjnego)

Za nocleg w hotelu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, nie więcej niż dwudziestokrotność stawki diety (600 zł) za dobę hotelową. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit 600 zł za dobę hotelową. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg w hotelu, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (45 zł), pod warunkiem że nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 2100 i 700.

Zwrot kosztów za nocleg nie przysługuje, gdy:

- pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,
- pracodawca zapewnił bezpłatny nocleg.

Zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej albo ryczałt za przejazdy lokalne (§ 9 rozporządzenia delegacyjnego)

Pracownikowi za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety (6 zł). Pracodawca na wniosek pracownika może wyrazić zgodę na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej według przedłożonych przez pracownika dokumentów.

Wspomniany ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

Zwrot kosztów przejazdów do miejscowości stałego lub czasowego pobytu i powrotu do miejsca delegowania (§ 10 rozporządzenia delegacyjnego)

Pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej przez co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Należności delegacyjne w podróży zagranicznej (poza dietą)

Zwrot kosztów noclegu albo ryczałt za nocleg (§ 16 rozporządzenia delegacyjnego)

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego dla poszczególnych państw w załączniku do rozporządzenia delegacyjnego. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej ten limit.

Jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% wskazanego limitu. Ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu lub gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewniły bezpłatny nocleg.

Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego (§ 17 ust. 1 i 2 rozporządzenia delegacyjnego)

Pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Jeśli pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje mu ryczałt w wysokości 50% diety.

Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (§ 17 ust. 3 rozporządzenia delegacyjnego)

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Ryczałty, o których mowa w § 17 ust. 1-3 rozporządzenia delegacyjnego, nie przysługują, jeżeli: pracownik odbywa podróż zagraniczną samochodem, motocyklem lub motorowerem (prywatnym lub służbowym); ma zapewnione bezpłatne dojazdy; nie ponosi ich kosztów dojazdów.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.)

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.