Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Świadectwo pracy wraz z informacją
POLECAMY
P R E N U M E R A T A
www.gazetapodatkowa.gofin.pl
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Świadectwo pracy wraz z informacją

Gazeta Podatkowa nr 6 (1568) z dnia 21.01.2019
Agata Barczewska

Świadectwo pracy jest jednym z podstawowych dokumentów potwierdzających zatrudnienie. Były pracownik przedstawia je następnemu pracodawcy lub odpowiedniemu urzędowi, stąd terminowe wystawienie świadectwa pracy należy do podstawowych obowiązków pracodawcy. Od 1 stycznia 2019 r. wraz ze świadectwem pracodawca wydaje pracownikowi również informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru po jego upływie.

Terminowe wydanie świadectwa

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Wydanie świadectwa nie jest wymagane tylko w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. W takiej sytuacji pracodawca wydaje świadectwo pracy za zakończony okres zatrudnienia wyłącznie na wniosek pracownika (art. 97 § 11 K.p.).

Pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika niezwłocznie - w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych jest to niemożliwe, w ciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub upoważnionej osobie za pośrednictwem poczty. Może też doręczyć je w inny sposób.

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i z ubezpieczenia społecznego. Szczegółowy wykaz tych informacji zawarty jest w § 2 ust. 1 rozporządzenia MRPiPS w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1289). Należy podkreślić, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się z pracownikiem. Pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie wydaje pracownikowi świadectwa pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Informacja razem ze świadectwem

Od 1 stycznia 2019 r. w Kodeksie pracy pojawił się nowy przepis - art. 946 K.p. - dodany na mocy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357). Stanowi on, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wraz ze świadectwem pracy wydać pracownikowi informację o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
     
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania,
     
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w ww. okresie.

Wprowadzenie tej regulacji było konsekwencją innych zmian w przepisach, dotyczących skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 94 pkt 9b K.p., w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2019 r., pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej). Jeżeli w tym okresie pracodawca nawiązał stosunek pracy z tym samym pracownikiem, 10-letni okres przechowywania dokumentacji rozpoczyna się od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się lub wygasł ostatnio nawiązany stosunek pracy (art. 945 K.p.). Przy czym trzeba nadmienić, że wskazany przepis znajduje bezpośrednie zastosowanie do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. Dla pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy - chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników raportów informacyjnych (ZUS RIA) oraz raporty te faktycznie do ZUS złoży. Moim zdaniem obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 946 K.p., nie dotyczy tej grupy zatrudnionych, jak też pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1998 r.

Pracodawca może przygotować informację o okresie przechowywania dokumentacji i terminie jej odbioru w postaci papierowej lub elektronicznej. Zgodnie z art. 947 K.p. pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór przez byłego pracownika. W tym terminie, o ile dokumentacja nie zostanie już zniszczona, pracodawca może ją jeszcze wydać byłemu pracownikowi.

Przypadki przedłużenia okresu przechowywania dokumentacji

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, to zgodnie z art. 944 K.p. pracodawca, który:

- jest stroną tego postępowania - przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu 10-letniego okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b K.p.,
- powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - przedłuża 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej o 12 miesięcy, po upływie których zawiadamia (w postaci papierowej lub elektronicznej) byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

W powyższych przypadkach pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie wskazanych powyżej, przedłużonych okresów przeznaczonych na jej odbiór.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.