W dniu 1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Znowelizowała ona m.in. Kodeks pracy w zakresie formy tworzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Nowelizacja wprowadziła do szerokiego stosowania dokumenty pracownicze w postaci elektronicznej. Szczegółowe zasady prowadzenia e-dokumentacji określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357) rozszerzyła zakres stosowania postaci elektronicznej na całość tworzonej i przechowywanej przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje zasada, że dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej (art. 9411 K.p.). Należy podkreślić, że pracodawca ma jedynie możliwość, a nie obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w wersji elektronicznej. Od jego decyzji zależy, czy skorzysta z tej możliwości. Jeżeli pracodawca postanowi zmienić postać prowadzonej dotychczas dokumentacji (m.in. z papierowej na elektroniczną), będzie musiał dopełnić określonych formalności. Nie będzie go natomiast ograniczał żaden maksymalny termin na wprowadzenie nowej postaci (elektronicznej) dokumentacji pracowniczej. Pracodawca może to uczynić w dowolnym momencie roku kalendarzowego.
Pracodawca, który zdecydował się zmienić postać prowadzonej przez siebie dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną, jest zobowiązany do sporządzenia odwzorowania cyfrowego (w szczególności skanu) i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Kwalifikowany podpis elektroniczny może też złożyć upoważniona przez pracodawcę osoba. Natomiast zmiana postaci elektronicznej na papierową wymaga sporządzenia wydruku i opatrzenia go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
W razie skorzystania z możliwości przejścia z papierowej na elektroniczną wersję dokumentacji pracowniczej (i odwrotnie) pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o dokonanej zmianie. Realizacja tego obowiązku następuje poprzez przekazanie zatrudnionym informacji o:
Pracodawca powiadamia również byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w ciągu 30 dni od dnia zawiadomienia.
W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od zawiadomienia pracownika, pracodawca może zniszczyć poprzednią postać tej dokumentacji.
Pracodawca, który prowadzi dokumentację w wersji elektronicznej i przechowuje ją w systemie teleinformatycznym, musi się liczyć z tym, że czasami trzeba będzie przenieść tę dokumentację w całości lub w części do innego systemu teleinformatycznego. W takiej sytuacji konieczne jest utworzenie uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania. Każdy dokument, który ma być przeniesiony, musi być zapisany w odrębnym pliku, zgodnie z następującymi zasadami:
Do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw określonych metadanych (są to swego rodzaju "dane o danych", służące do opisania określonej informacji lub zbioru informacji). Są one zapisane w odrębnym pliku XML z metadanymi. W skład tego zestawu wchodzą następujące metadane:
Plikowi XML z metadanymi nadaje się taką samą nazwę jaką ma pełna nazwa pliku, do którego się odnosi i uzupełnia się ją o rozszerzenie XML. Pracodawca jest zobowiązany zapewnić zgodność struktury technicznej pliku XML z metadanymi ze specyfikacją techniczną zamieszczoną na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw pracy.
Uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczonych do przekazania przekazuje się w jednym pliku, zapisanym w jednym z formatów przeznaczonych do kompresji, o których mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (...) i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247). Opatrzenie pliku zawierającego dokumenty do przekazania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy jest równoznaczne z potwierdzeniem zgodności całości przekazywanego zbioru dokumentów z dokumentacją pracowniczą posiadaną przez pracodawcę.
W toku zatrudnienia dokumentacja pracownicza na ogół powiększa się o nowe dokumenty dołączane do akt. W przypadku gdy taki nowy dokument (wytworzony pierwotnie w postaci papierowej) ma być dołączony do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, pracodawca albo osoba upoważniona przez niego sporządza jego odwzorowanie cyfrowe. Następnie opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w e-dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.
Pracownik powinien odebrać źródłowy dokument, który był podstawą sporządzenia odwzorowania cyfrowego, w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W przypadku braku uzgodnień w tym zakresie albo nieodebrania dokumentu przez pracownika, pracodawca może zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.
Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych (...), dodała do Kodeksu pracy przepisy wprowadzające nowe obowiązki informacyjne dla pracodawcy. Na podstawie art. 946-9411 K.p. pracodawca w określonych sytuacjach przekazuje pracownikom informacje o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru czy o zmianie postaci jej prowadzenia. Na wniosek pracownika musi również wydać kopię całości lub części zgromadzonej dokumentacji. Jeżeli dokument sporządzony jest w postaci elektronicznej, jego wydanie następuje:
W przypadku gdy pracownik złożył wniosek o wydanie kopii e-dokumentu, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
Przed wydaniem dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej należy ją uporządkować zgodnie z zasadami obowiązującymi przy przenoszeniu dokumentacji między systemami.
Warunki prawidłowego zabezpieczenia e-dokumentacji
|
Co musi zapewniać system teleinformatyczny? System teleinformatyczny, w którym jest prowadzona i przechowywana dokumentacja pracownicza, musi zapewniać:
|
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.)
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369)
|