Zmiany w zasadach tworzenia ZFŚS

Pracodawcy będący jednostkami budżetowymi lub samorządowymi zakładami budżetowymi tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych obligatoryjnie. Co do sfery pozabudżetowej, to decydującą przesłanką obowiązkowego tworzenia Funduszu jest stan zatrudnienia na 1 stycznia danego roku kalendarzowego. Do końca 2016 r. wynosił on co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Obowiązkowy Fundusz w większych zakładach

Przez wiele lat stan zatrudnienia, którego osiągnięcie oznaczało konieczność utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wynosił co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty - według stanu na dzień 1 stycznia danego roku. Nie dotyczyło to jedynie pracodawców działających jako jednostki budżetowe lub samorządowe zakłady budżetowe, te bowiem tworzyły (i tworzą nadal) Fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Jak wynika z ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców, wskazany próg zatrudnienia dotyczący pracodawców pozabudżetowych ulegnie znaczącemu podwyższeniu - z 20 do 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Należy podkreślić, że planowany termin wejścia w życie nowych przepisów to 1 stycznia 2017 r., jednak na dzień oddania GP do druku ustawa nie została podpisana przez Prezydenta i opublikowana w Dzienniku Ustaw.

Stan zatrudnienia ustalany jest na dzień 1 stycznia danego roku. Oznacza to, że po zmianach pracodawcy pozabudżetowi, którzy w dniu 1 stycznia 2017 r. zatrudniali co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą ZFŚS obowiązkowo (art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS).

Pracodawcy o niższym stanie zatrudnienia, tj. poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, co do zasady, będą mogli tworzyć Fundusz lub wypłacać świadczenie urlopowe na zasadzie dobrowolności (art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS). Jednak w odniesieniu do tych pracodawców ustawa nowelizująca wyróżnia dwie sytuacje:

• pracodawca zatrudnia na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty - wówczas zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzony jest obowiązkowo, jeżeli zawnioskuje o to zakładowa organizacja związkowa (art. 3 ust. 1c ustawy o ZFŚS),
   
• pracodawca nieobjęty układem zbiorowym pracy zatrudnia na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i mniej niż 50 pracowników w ujęciu osobowym (co oznacza, że generalnie nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy i wynagradzania) - wówczas nie tworzy Funduszu oraz nie musi wypłacać świadczenia urlopowego; musi jednak dopełnić określonych wymogów formalnych w celu rezygnacji z Funduszu, o czym dalej (art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS).

Do stanu zatrudnienia, od którego zależy obowiązek tworzenia ZFŚS, wlicza się wszystkich pracowników zatrudnionych w ramach stosunku pracy.

Rezygnacja z Funduszu

Duża część pracodawców ze względu na swój stan zatrudnienia podlega obowiązkowi tworzenia ZFŚS. W sferze pozabudżetowej przewidziano jednak możliwość rezygnacji z Funduszu nawet dla pracodawców zobowiązanych do jego posiadania. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych uzależnia przy tym możliwość nietworzenia Funduszu od dopełnienia określonych formalności. Po zmianach będą one podobne do tych, jakie ciążyły na pracodawcach do 31 grudnia 2016 r.

Zgodnie z nowelizacją generalny obowiązek tworzenia Funduszu dotyczy m.in. pracodawców pozabudżetowych zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jednak, jak stanowi art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o ZFŚS, pracodawcy o tym stanie zatrudnienia mogą zrezygnować z tworzenia Funduszu lub dowolnie ukształtować wysokość odpisu na Fundusz w:

• układzie zbiorowym pracy, jeżeli są objęci takim układem (trzeba przy tym pamiętać o dochowaniu procedury dotyczącej zmiany układu i rejestracji tej zmiany; art. 241⁹ i art. 241¹¹ K.p. - Dz. U. z 2016 r. poz. 1666),
   
• regulaminie wynagradzania, w razie braku układu.

Taka sama możliwość przysługuje pracodawcom zatrudniającym na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, u których ZFŚS tworzony jest na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Zrezygnować z tworzenia ZFŚS mogą także mali pracodawcy, tj. zatrudniający na dzień 1 stycznia mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W tym celu pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale co najmniej 50 pracowników w ujęciu osobowym, muszą wprowadzić zapis o rezygnacji do:

• układu zbiorowego, jeżeli objęci są układem zbiorowym pracy,
   
• regulaminu wynagradzania - jeżeli nie są objęci układem zbiorowym pracy (art. 3 ust. 3b ustawy o ZFŚS).

Pracodawca, u którego działa zakładowa organizacja związkowa, obowiązkowo uzgadnia z nią rezygnację z tworzenia ZFŚS. W razie braku takiej organizacji rezygnację uzgadnia się z przedstawicielem pracowników.

Najmniejsi pracodawcy, tj. zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i mniej niż 50 pracowników w ujęciu osobowym, w celu skorzystania z możliwości nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego, muszą powiadomić o tym swoich pracowników. Termin na dokonanie tej czynności zakreślono na pierwszy miesiąc roku kalendarzowego, którego dotyczy rezygnacja z ZFŚS lub/i wypłaty świadczenia urlopowego. Poinformowanie pracowników o rezygnacji powinno nastąpić w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy, przy czym dotyczy to firm, w których nie ma układu zbiorowego pracy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.)