Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Dokumentacja pracownicza w archiwum pracodawcy
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Dokumentacja pracownicza w archiwum pracodawcy

Gazeta Podatkowa nr 94 (1344) z dnia 24.11.2016
Agata Barczewska

W okresie zatrudniania pracownika wytwarzana jest duża ilość dokumentów związanych z wykonywaniem pracy. Mają one różny charakter, różny jest też czas ich przechowywania. Za prowadzenie dokumentacji pracowniczej i jej przechowywanie w odpowiednich warunkach odpowiada pracodawca. To on musi zapewnić, aby była przetrzymywana przez odpowiednio długi okres.

Dokumenty w zakładowym archiwum

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej i jej przechowywanie w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy (art. 94 pkt 9a i 9b K.p.). Obowiązek ten ciąży na pracodawcy nie tylko przez okres wykonywania przez niego działalności, ale również po jej zakończeniu. Po ustaniu działalności wymóg przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres wskazany w przepisach realizowany jest głównie przez zapewnienie środków na jej archiwizację przez inny podmiot. Pracodawca, który zaniedba obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Jest ono zagrożone sankcją grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Katalog podstawowych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy określony jest w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Jak wynika z tego rozporządzenia, do dokumentacji pracowniczej możemy zaliczyć:

  • dokumentację osobową (akta osobowe),
     
  • ewidencję czasu pracy,
     
  • imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
     
  • kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego.

Należy zaznaczyć, że wykaz dokumentów wynikających z ww. rozporządzenia ma charakter otwarty. Zakres dokumentacji pracowniczej może więc być szerszy, w zależności od okoliczności oraz od przepisów odrębnych regulujących stosunek pracy określonej grupy pracowników.

Długi okres archiwizacji

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej zależą od jej rodzaju i są ustalone w różnych przepisach odrębnych (patrz tabela). Najdłużej przechowywana jest dokumentacja płacowa, a więc dokumenty, na podstawie których ustala się m.in. podstawę wymiaru emerytury lub renty. Tego rodzaju dokumenty pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Analogiczny okres przechowywania obowiązuje w odniesieniu do dokumentacji osobowej. Brak jest natomiast wyraźnego uregulowania w przepisach kwestii przechowywania dokumentów związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy.

Ewidencji czasu pracy nie można wprost zakwalifikować do dokumentacji płacowej ani osobowej. Mimo tego przyjmuje się, że powinno się ją przechowywać przez 3 lata. Pogląd ten odwołuje się do okresu przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, ustalanych na podstawie tej ewidencji, m.in. roszczeń o wynagrodzenie za pracę czy za nadgodziny. Jak stanowi art. 291 § 1 K.p., ulegają one przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Ewidencję czasu pracy powinno się więc przechowywać co najmniej 3 lata od rozwiązania stosunku pracy z danym pracownikiem.

Do czasu zakończenia działalności pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą w swoim archiwum, najczęściej w siedzibie firmy lub w jej oddziałach. Po zakończeniu działalności ma obowiązek przekazać ją do dalszego przechowywania przez okres właściwy dla danego jej rodzaju. Pracodawca powinien zabezpieczyć środki finansowe na ten cel. Porzucenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.

Akta osobowe w pliku

Obligatoryjne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej obowiązujące w Polsce należą do najdłuższych w Europie. Wiąże się to ze znacznymi kosztami ponoszonymi przez pracodawcę. Stąd aktualnie podejmowane są prace nad skróceniem tych okresów. Propozycje legislacyjne w tym zakresie opracowało Ministerstwo Rozwoju, przedstawiając projekt założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Planowane zmiany są istotne, bo przewidują skrócenie okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej do 10 lat (z 50 lat). Przy czym ma to dotyczyć tylko osób, które po raz pierwszy podlegały ubezpieczeniom po 31 grudnia 1998 r. Ponadto pracodawca będzie mógł prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. Nowe przepisy mają wejść w życie od 1 stycznia 2018 r., a obecnie znajdują się na etapie konsultacji społecznych.

Rodzaj dokumentacji Okresy przechowywania dokumentacji
Dokumentacja płacowa, w tym listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty potrzebne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty 50 lat od dnia zakończenia pracy przez ubezpieczonego (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - Dz. U. z 2016 r. poz. 887 ze zm.)
Akta osobowe pracowników 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz. U. z 2016 r. poz. 1506)
Ewidencja czasu pracy kierowcy 3 lata od zakończenia okresu, którego dotyczy (art. 25 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców - Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.)
Ewidencja czasu pracy pracowników podlegających ogólnym, kodeksowym przepisom prawa pracy 3 lata od zakończenia okresu, którego dotyczy (przy braku podstawy prawnej przyjmuje się 3-letni okres przechowywania dokumentów z uwagi na 3-letni okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy)
Dokumentacja powypadkowa 10 lat (art. 234 § 31 K.p.)

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.