Jak wynagradzać pracowników, którzy w przyszłym roku będą świadczyć pracę głównie poza granicami kraju, pracując w każdym miesiącu przez 2-3 tygodnie w oddelegowaniu do Czech, Niemiec i Belgii? Czy w okresach pracy za granicą będą mieli roszczenie o wynagrodzenie odpowiadające minimalnej stawce obowiązującej w państwach oddelegowania? Czy wyjazdy służbowe będą rodziły prawo do diet lub zwrotu innych kosztów na zasadach obowiązujących przy podróży służbowej?
Oddelegowanie różni się od podróży służbowych w kilku istotnych aspektach. Pierwszym z nich jest okres lub częstotliwość, z jaką pracownik wykonuje zadania poza miejscem pracy wynikającym z umowy. Podróż służbowa jest zdarzeniem incydentalnym w procesie świadczenia pracy, więc dłuższy okres wykonywania zadań w innej lokalizacji wskazuje pośrednio, iż w danym przypadku mamy do czynienia z oddelegowaniem. Druga istotna różnica to zadanie, którego realizacji służy dany wyjazd. W przypadku podróży służbowych powinno być ono nietypowe w kompleksie obowiązków pracowniczych, różniąc się w istotnych aspektach od umówionego rodzaju pracy. Ten wymóg nie występuje przy oddelegowaniu. Jeśli zatem pracownik ma realizować umówioną pracę w innym miejscu niż określone w umowie stałe miejsce pracy, daje to podstawę, aby kwalifikować te okresy jako oddelegowanie. Ostatecznie podróż służbowa musi odbywać się na polecenie pracodawcy, z kolei oddelegowanie zakłada zgodę stron na czasową zmianę miejsca świadczenia pracy. Porozumienie to powinno być sformalizowane, np. w drodze aneksu do umowy o pracę. Wykazanie, że pracownik godził się na czasową zmianę miejsca świadczenia pracy przesądza o tym, że powinna być ona kwalifikowana jako oddelegowanie, a nie podróż służbowa.
Rozstrzygnięcie tych wątpliwości jest kluczowe dla oceny, czy dany wyjazd lub wyjazdy skutkują powstaniem po stronie pracownika prawa do diet i innych świadczeń. Są one zarezerwowane w przepisach dla podróży służbowych, a nie dla oddelegowania.
Zwracamy uwagę! W przypadku regularnego delegowania pracowników na okres 2-3 tygodni w każdym miesiącu w okresie niespełna roku, traktowanie takich wyjazdów jako podróży służbowych rodzi poważne ryzyko szczególnie, jeśli zadania realizowane wyjazdowo nie różnią się od umówionej pracy. Co więcej, jeśli z treści umowy lub okoliczności faktycznych wynika, że strony porozumiały się w kwestii czasowej zmiany miejsca świadczenia pracy, wypłata diet i zwrot innych kosztów na zasadach obowiązujących w przypadku podróży służbowych jest wysoce ryzykowna.
Skoro w omawianym przypadku z wysokim prawdopodobieństwem mamy do czynienia z oddelegowaniem, powstaje pytanie, jakie obowiązki wiążą się z tym dla polskiego pracodawcy? Analizując to na przykładzie Czech, lokalna inspekcja pracy wymaga powiadomienia o delegowaniu, które po 30 czerwca 2024 r. zgłasza się wyłącznie za pośrednictwem portalu rejestracyjnego dostępnego na stronie https://www.mpsv.cz/app/suip-vysilani-zamestnancu/prihlaseni. Zgłoszenie to musi nastąpić najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez pracownika pracy na terytorium Republiki Czeskiej. Na wskazanej stronie internetowej pracodawca może również rejestrować zakończenie lub zmianę delegowania, przy czym te informacje powinny być zaktualizowane w ciągu maksymalnie 10 dni kalendarzowych, licząc od momentu zmiany danych deklarowanych przy rejestracji delegowania lub powzięcia przez pracodawcę informacji o zmianie tych danych, względnie od momentu zakończenia delegowania pracownika do pracy na terytorium Czech.
Kolejnym obowiązkiem pracodawcy delegującego pracownika na terytorium Czech jest zapewnienie mu minimalnych warunków zatrudnienia, gwarantowanych zgodnie z lokalnymi przepisami, w tym czeskiej płacy minimalnej. Tu pojawia się problem, gdyż oprócz płacy minimalnej, która w 2024 r. wynosi 18.900 CZK na miesiąc lub 112,50 CZK na godzinę (co przy kursie korony czeskiej na poziomie 0,17 zł daje 3.213 zł miesięcznie lub 19,13 zł na godzinę), lokalne przepisy przewidują dodatkową komplikację, czyli wynagrodzenie gwarantowane. Różni się ono w zależności od złożoności, odpowiedzialności i wysiłku pracy, przy czym przepisy przewidują 8 grup pracy, dla których określono odrębnie najniższy poziom gwarantowanego wynagrodzenia. Co istotne różnice pomiędzy 1 a 8 grupą sięgają dwukrotności, gdyż maksymalny poziom gwarantowanego wynagrodzenia to 225,00 CZK na godzinę lub 37.800 CZK miesięcznie. W przeliczeniu na złote, przy wskazanym wcześniej kursie jest to 38,25 zł na godzinę lub 6.426 zł miesięcznie. W przypadku pracowników wynagradzanych na poziomie polskiej płacy minimalnej rodzi to konieczność wypłaty dodatku wyrównującego wynagrodzenie do minimum gwarantowanego w Czechach. Poza przepisami rangi ustawowej istnieje ponadto ryzyko, że wpływ na wynagrodzenie konkretnego pracownika mogą mieć umowy zbiorowe wewnątrzzakładowe, lub zawarte na wyższym poziomie (np. branżowe). Z uwagi na to rozstrzygnięcie, jakie obowiązki płacowe ciążą na pracodawcy delegującego pracowników do Czech, wymaga dogłębnej analizy lokalnych przepisów z uwzględnieniem charakteru usług, które będzie tam świadczył.
Czeskie przepisy odmiennie regulują zasady rekompensaty za pracę w nadgodzinach, gdyż oprócz normalnego wynagrodzenia przysługuje za nie dodatek w wysokości co najmniej 25% średnich zarobków. Z uwagi na to, że polskie regulacje są w tym zakresie bardziej korzystne dla pracownika, gdyż dodatki przysługują w wysokości 50% lub 100% wynagrodzenia, oddelegowanie do pracy w Czechach nie daje podstaw, aby w tym okresie obniżyć pracownikom standardy rekompensaty pracy nadliczbowej. Podobnie jest w przypadku rekompensaty za pracę w soboty i niedziele. Czeskie przepisy przewidują, że prawo do dopłaty nie niższej niż 10% średnich zarobków nie zwalnia pracodawcy z obowiązku naliczania dodatków za pracę w dniach ustawowo wolnych od pracy lub wynikających z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach pracy na zasadach wynikających z Kodeksu pracy, jako korzystniejszych z perspektywy pracownika. Zasady rekompensaty pracy w święta nie różnią się od obowiązujących w Polsce. Preferowane przez ustawodawcę jest bowiem oddanie innego dnia wolnego (płatny urlop wyrównawczy), natomiast za zgodą pracodawcy i pracownika za pracę w święto można wypłacić mu dodatek w wysokości średniego wynagrodzenia. Różnice występują w razie rekompensaty pracy w porze nocnej (czyli świadczonej pomiędzy 2200 a 600), gdyż dopłata do normalnego wynagrodzenia za godziny pracy nocnej wynosi co najmniej 10% średnich zarobków, a ustalenie niższej dopłaty wymaga wykazania uzasadnionych powodów. Taka sama dopłata przysługuje pracownikom zatrudnionym w trudnym środowisku pracy, czyli w narażeniu na skutki obciążające oraz koniecznością stosowania środków mających na celu ich zmniejszenie lub wyeliminowanie. Występowanie tego typu czynników szkodliwych w środowisku pracy oraz związana z tym konieczność stosowania środków ochrony indywidualnej uprawniają pracownika do dopłaty w wysokości co najmniej 10% podstawowej stawki minimalnego wynagrodzenia za każde działanie obciążające.
Przykład |
Pracodawca zamierza oddelegować pracowników do pracy w Czechach, Niemczech i Belgii przez okres 11 miesięcy. Pracownicy będą w miesiącu wyjeżdżać na 2-3 tygodnie za granicę, a pozostały czas będą pracowali w Polsce. Skoro będzie to oddelegowanie, a nie podróż służbowa, brakuje podstaw, by za te wyjazdy naliczać diety. Niewątpliwie w okresach oddelegowania pracownicy będą mieli roszczenie o wynagrodzenie obliczone z uwzględnieniem minimalnego wynagrodzenia określonego w państwie delegowania. W efekcie pracodawca powinien ustalić gwarantowany w przepisach czeskich, niemieckich i belgijskich poziom wynagrodzenia dla branży i regionu, w którym delegowani pracownicy będą realizować swoje obowiązki. Nie można również wykluczyć konieczności sięgnięcia do branżowych układów zbiorowych pracy lub przepisów płacowych kontrahenta, dla którego polski pracodawca zamierza świadczyć usługi i na tej podstawie rozstrzygnąć, czy w okresach delegowania wystąpi konieczność wyrównania wynagrodzenia do gwarantowanego lokalnie poziomu minimalnego.
|