Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Kompletowanie akt osobowych w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Kompletowanie akt osobowych w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 3 (549) z dnia 1.02.2022

W grudniu 2021 r. rozwiązaliśmy umowę o pracę z pracownikiem zatrudnionym od 2010 r. Po dwóch tygodniach ponownie go zatrudniliśmy na tym samym stanowisku, które zajmował wcześniej. Ponieważ nie składamy ZUS RIA, założyliśmy dla niego nowe akta, wpinając do nich kopie poprzedniego orzeczenia lekarskiego oraz świadectw pracy ze starych akt. Czy postąpiliśmy prawidłowo?

Nie zawsze, naszym zdaniem, jest konieczne wpinanie do nowych akt dokumentów (odpisów dokumentów), które pracodawca zgromadził w poprzednim zatrudnieniu (np. potwierdzających staż pracy osoby zatrudnionej), a to dlatego, że podmiot zatrudniający jest już w ich posiadaniu. Konieczność taka może zaistnieć w sytuacjach wyjątkowych (np. gdyby niezbędne okazało się wpięcie świadectwa pracy z ostatniego zatrudnienia w celu uaktualnienia informacji o stażu), albo wtedy, gdy będą o tym stanowiły przepisy. Do nowych akt osobowych nie muszą również być wpinane oświadczenia lub dokumenty zawierające dane osobowe, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, o których mowa w art. 221 § 1 K.p., chyba że przy ponownym zatrudnianiu przeprowadzono etap rekrutacji. Jednakże zdaniem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, kopiowanie dokumentów znajdujących się w części A akt osobowych z pierwszego stosunku pracy i umieszczanie ich za zgodą pracownika w części A nowych akt osobowych jest dobrą praktyką. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy, który przechowując dokumentację pracowniczą zobowiązany jest kierować się m.in. zasadą integralności i kompletności (por. odpowiedź resortu na pytanie naszego Wydawnictwa z 13 października 2021 r.). Brak obowiązku żądania niektórych dokumentów przy ponownym zatrudnieniu niekiedy wynika z samych przepisów. Tak jest w przypadku orzeczenia lekarskiego poświadczającego zdolność do wykonywania danej pracy lub pracy w określonych warunkach.

W celu potwierdzenia zdolności pracownika do podejmowanej przez niego pracy, ma on obowiązek poddać się badaniom lekarskim, które są wykonywane na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę, a których konsekwencją jest wydanie przez lekarza stosownego orzeczenia. Badania wstępne zasadniczo odbywają wszystkie osoby przyjmowane do pracy. Od tej reguły ustawodawca przewidział odstępstwa. Zgodnie z art. 229 § 11 i 12 K.p. i art. 12a ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19... (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 z późn. zm.), dalej specustawy badaniom tym nie podlegają:

  • przyjmowani ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni (180 dni w trakcie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii) po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą oraz
  • przyjmowani do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni (180 dni w trakcie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii) po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy albo pozostający jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą, jeżeli zaistnieją warunki określone w art. 229 § 11 K.p.

Zwracamy uwagę! W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego/epidemii wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby zatrudniane na stanowisko administracyjno-biurowe, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy (art. 12a ust. 5 pkt 2 specustawy).

W myśl art. 229 § 13 K.p., od osób, wobec których wyłączony został obowiązek wykonania badań wstępnych, w sytuacji gdy będą one zatrudnione w warunkach pracy odpowiadających warunkom występującym u poprzedniego lub równolegle zatrudniającego pracodawcy, nowy pracodawca żąda aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania będącego podstawą wydania tego orzeczenia. Nie jest to potrzebne w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tą samą osobą (jak ma to miejsce w przypadku Czytelnika). Stosowne dokumenty już znajdują się w jego posiadaniu. W nowych aktach osobowych wystarczy umieścić ich kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem.

Inaczej może być z dokumentami poświadczającymi staż pracownika, a to ze względu na to, iż co do zasady pracodawca nie dysponuje ich oryginałami, a jedynie poświadczonymi za zgodność z oryginałem kopiami. Naszym zdaniem ponownie zatrudniany pracownik nie musi jeszcze raz dostarczać oryginałów dokumentów, pod warunkiem, że możliwe będzie ich potwierdzenie za zgodność z przedłożonym dokumentem (§ 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz. U. poz. 2369). Sąd Najwyższy w wyroku z 29 kwietnia 2009 r. (sygn. akt II CSK 557/08) wyjaśnił, że dokumentem jest oryginał, a kserokopia - jako odwzorowanie oryginału - może być uznana za odpis dokumentu. Odpis dokumentu jest dokumentem wskazującym na istnienie dokumentu oryginalnego. Warunkiem uznania kserokopii za dokument jest umieszczone na niej i zaopatrzone podpisem poświadczenie jej zgodności z oryginałem. 

Orzecznictwo Orzeczenia sądów dostępne są w serwisie www.orzecznictwo.gofin.pl.

W tym zakresie wypowiedziała się również Krajowa Izba Odwoławcza (KIO), w wyroku z 18 czerwca 2013 r. (sygn. akt KIO 1308/13). Czytamy w nim, że: "(...) Kopia dokumentu może być wykonana z kopii pierwszej lub drugiej lub kolejnej danego dokumentu. Kopia nie musi być wykonana zawsze i wyłącznie z oryginału dokumentu. Poświadczenie za zgodność z oryginałem może być umieszczone na kolejnej kopii dokumentu. Poświadczenie takie potwierdza, że dana osoba składająca poświadczenie widziała oryginał i stwierdza zgodność treści kopii dokumentu z tym dokumentem, tj. z oryginałem. (...)".

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.