Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Wystawianie świadectwa i informacji o okresie przechowywania dokumentacji po ustaniu ...
POLECAMY
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Wystawianie świadectwa i informacji o okresie przechowywania dokumentacji po ustaniu zatrudnienia

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 16 (538) z dnia 10.08.2021

Pracownik był zatrudniony w ramach dwóch umów na czas określony od 26 maja 2017 r. do 30 kwietnia 2018 r. i od 1 maja 2018 r. do 25 lutego 2020 r., a następnie bez dnia przerwy, od 26 lutego 2020 r. na podstawie umowy na czas nieokreślony. Obecnie rozwiązał umowę o pracę. Pracodawca nie składał za pracowników raportów ZUS RIA. Czy dla ostatniej z umów powinien zaprowadzić nowe akta? Czy prawidłowo postąpił wystawiając jedno świadectwo pracy za wszystkie wskazane okresy? Czy do świadectwa powinien dołączyć informację o okresie przechowywania dokumentacji?

Na wszystkie trzy pytania należy odpowiedzieć twierdząco, przy czym informacja o okresie przechowania dokumentacji powinna obejmować tylko tę, która została zgromadzona podczas ostatniej z umów. Poza tym w kwestii wystawiania świadectw istnieje jeden wyjątek, który w okolicznościach z pytania obligowałby do wydania dokumentu za okres/okresy zatrudnienia terminowego. Jest to żądanie pracownika.

Dokumentacja pracownicza

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacji pracowniczej). Tak stanowi art. 94 pkt 9a K.p. Uchybienie temu obowiązkowi stanowi wykroczenie przeciw prawom pracownika, zagrożone grzywną od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 281 § 1 pkt 6 K.p.).

Okres przechowywania akt osobowych od 1 stycznia 2019 r. uległ zmianie, dlatego z zastrzeżeniem określonego wyjątku, pracownikowi zatrudnionemu od tej daty (również po raz kolejny) należy założyć nowe akta. Temat ten omawiamy szerzej w odpowiedzi na poprzednie pytanie.

Przykład

Przyjmujemy dane z pytania oraz zakładamy, że z dniem 31 lipca 2021 r. pracownik rozwiązał stosunek pracy za wypowiedzeniem. Pracodawca posiada odrębny zbiór dokumentów założony:

  • 26 maja 2017 r., w tym akta osobowe, które będzie przechowywał do 25 lutego 2070 r.,
  • 26 lutego 2020 r., który będzie przechowywał do 31 grudnia 2031 r. oraz przez kolejny miesiąc, podczas którego dokumentacja może być odebrana.

Świadectwo pracy

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy (art. 97 § 1 zd. 1 K.p.). Przepis w powołanym brzmieniu, z niewielką zmianą niemającą tu znaczenia, obowiązuje od 1 stycznia 2017 r. i obejmuje wszystkie okresy pracy wymienione w pytaniu. To oznacza, że pracodawca nie miał obowiązku wydania świadectwa pracy po zakończeniu umów terminowych, chyba że pracownik o to wystąpił. Zgodnie z § 11 powołanego wcześniej artykułu, w razie nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokument może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy zawierającego poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Aktywne druki i formularze Wzór świadectwa pracy dostępny jest
w serwisie www.druki.gofin.pl

Przykład

Zakładamy, że pracownik z poprzedniego przykładu odpowiednio:

  • wystąpił o wydanie świadectwa pracy 15 maja 2018 r. - pracodawca wydał dwa dokumenty: po otrzymaniu wniosku, za okres od 26 maja 2017 r. do 30 kwietnia 2018 r. i obecnie za okres od 1 maja 2018 r. do 31 lipca 2021 r., lub
  • wystąpił o wydanie świadectwa pracy za wszystkie zakończone okresy pracy 2 marca 2020 r. - pracodawca wydał dwa dokumenty: po otrzymaniu wniosku, za okres od 26 maja 2017 r. do 25 lutego 2020 r. i obecnie za okres od 26 lutego 2020 r. do 31 lipca 2021 r., albo
  • nie wystąpił o wydanie świadectwa pracy - pracodawca wydał jedno świadectwo, za cały okres zatrudnienia, od 26 maja 2017 r. do 31 lipca 2021 r.

Informacja o okresie przechowywania dokumentacji

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy nawiązanego po 31 grudnia 2018 r. pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

  • 10-letnim, omówionym w odpowiedzi na poprzednie pytanie, okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • możliwości odbioru przez pracownika tej dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie ww. okresu przechowywania,
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania (art. 946 K.p.).

Pracodawca z pytania wraz ze świadectwem powinien wydać informację o okresie przechowywania dokumentacji, jednak tylko tej, która została założona 26 lutego 2020 r. Wobec wcześniejszej nie istnieje taki wymóg.

Przykład

Przyjmujemy dane z poprzednich przykładów. Wraz ze świadectwem pracy zawierającym okres pracy w ramach ostatniej z umów pracodawca powinien wydać pracownikowi informację o następującej treści:

"Informuję Pana, że:

  • Pana dokumentacja pracownicza będzie przechowywana do 31 grudnia 2031 r.,
  • w ciągu miesiąca po upływie okresu przechowywania, tj. do 31 stycznia 2032 r., może Pan odebrać swoją dokumentację pracowniczą,
  • w przypadku nieodebrania przez Pana dokumentacji pracowniczej we wskazanym powyżej okresie, zostanie ona zniszczona.".
Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.