Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Przechowywanie prywatnego adresu e-mail byłego pracownika
POLECAMY
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Przechowywanie prywatnego adresu e-mail byłego pracownika

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 13 (535) z dnia 1.07.2021

Pracownik przekazał nam prywatny adres e-mail w celu przesyłania mu pasków wynagrodzenia w formie zahasłowanej. W związku z rozwiązaniem z nim umowy o pracę chcielibyśmy wiedzieć jak długo możemy przechowywać ten adres?

Po zakończeniu stosunku pracy pracodawca nie ma podstaw prawnych do przechowywania prywatnego adresu e-mail pracownika, który udostępnił go wyłącznie w celu przesyłania pasków wynagrodzenia.

Wystąpienie pracownika o przesyłanie paska wynagrodzenia (płacowego) drogą elektroniczną jest realizacją praw: dostępu do własnych danych oraz wglądu do dokumentów, na podstawie których zostało obliczone jego wynagrodzenie. Wynika to z motywu 59 i 63 preambuły oraz art. 13 ust. 2 lit. b, art. 14 ust. 2 lit. c oraz art. 15 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE... (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016), dalej RODO, a także art. 85 § 5 K.p. Na ten temat pisaliśmy w UiPP nr 9/2020, str. 45. Jeżeli we wniosku pracownik określa prywatny adres e-mail jako właściwy do wykonania jego prośby, wówczas musi go przekazać pracodawcy.

Przepisy prawne Przepisy RODO dostępne są w serwisie
www.przepisy.gofin.pl

Ważne: Prywatny adres e-mail pracownika nie mieści się w katalogu danych osobowych, których pracodawca ma prawo żądać na podstawie art. 221 § 1 K.p., a pracownik obowiązek ich przedłożenia.

Udostępnienie następuje tylko za zgodą pracownika (z własnej inicjatywy lub na wniosek pracodawcy), którą może wycofać w dowolnym czasie bez negatywnych konsekwencji (art. 221a K.p.). Zgoda w takim przypadku musi spełniać warunki wskazane w art. 4 pkt 11 RODO. Przepis ten wymaga, żeby stanowiła dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego przyzwolenie na przetwarzanie danych osobowych.

Zwracamy uwagę! Przetwarzanie prywatnego adresu e-mail pracownika musi przebiegać według zasad określonych w art. 5 ust. 1 RODO. Spośród nich dla Czytelnika szczególne znaczenie ma zasada ograniczenia celu (każda dana powinna być gromadzona w konkretnych, wyraźnych, prawnie uzasadnionych celach, nieprzetwarzana dalej w sposób niezgodny z tymi celami) oraz ograniczenia przechowywania (przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane).

Zasadniczo okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe) wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (art. 94 pkt 9b K.p.). Nie powinien być on jednak stosowany w przypadku prywatnego adresu e-mail, który został udostępniony przez pracownika w celu przesyłania pasków płacowych. Cel ten ustał bowiem w dniu rozwiązania stosunku pracy, a pracodawca nie potrzebuje tej danej osobowej w związku np. z obowiązkami wobec ZUS czy urzędu skarbowego albo ewentualnymi sporami sądowymi. Oznacza to, że adres e-mail należało usunąć po zakończeniu stosunku pracy. Jeśli Czytelnik dotychczas tego nie uczynił, powinien tego dokonać jak najszybciej, żeby nie narazić się na zarzut naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych. Grozi za to kara finansowa na mocy art. 83 ust. 4-5 RODO. Jej wysokość zależy od okoliczności konkretnego przypadku i nie może przekroczyć w zależności od rodzaju naruszenia:

  • 10 mln euro, a dla przedsiębiorstw - 2% całkowitego rocznego światowego obrotu za poprzedni rok obrotowy, lub
  • 20 mln euro, a dla przedsiębiorstw - 4% całkowitego rocznego światowego obrotu za poprzedni rok obrotowy.

Niewykluczona jest także kara ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat (art. 107 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych - Dz. U. z 2019 r. poz. 1781).

Pracodawca może przetwarzać imienny adres e-mail byłego pracownika, jeśli spełniona jest jedna z przesłanek wskazanych w art. 6 ust. 1 RODO (por. stanowisko UODO, dostępne pod adresem https://www.uodo.gov.pl/pl/138/1312).

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.