Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Monitoring służbowej poczty elektronicznej pracownika wykonującego pracę zdalnie
POLECAMY
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Monitoring służbowej poczty elektronicznej pracownika wykonującego pracę zdalnie

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 8 (530) z dnia 10.04.2021

Kilku pracownikom poleciliśmy wykonywanie pracy zdalnie. Pracodawca udostępnił im służbowe laptopy. Jak powinien uregulować kwestie związane z monitoringiem poczty elektronicznej?

Niezależnie od tego czy praca jest wykonywana zdalnie z miejsca zamieszkania, również w warunkach telepracy, czy stacjonarnie w siedzibie, oddziale lub filii pracodawcy, pracodawca ma prawo stosować monitoring służbowej poczty elektronicznej. Wprowadzenie tej formy monitoringu musi być niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy (art. 223 § 1 K.p.). Pracodawca zamierzający stosować ww. formę monitoringu musi określić cele, zakres i sposób stosowania monitoringu służbowej poczty elektronicznej w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, a w przypadku mniejszych firm, które nie mają obowiązku wydania regulaminu pracy i nie są stroną układu zbiorowego pracy w obwieszczeniu pracodawcy (art. 223 § 3 w zw. z art. 222 § 6 K.p.). Co więcej pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej w przyjęty sposób (np. na tablicy ogłoszeń, w formie e-mail lub w firmowym intranecie) nie później, niż na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 223 § 3 w zw. z art. 222 § 7 K.p.), a w przypadku nowo zatrudnionych pracowników przekazać każdorazowo pisemną informację o stosowaniu monitoringu poczty elektronicznej przed dopuszczeniem pracownika do pracy (art. 223 § 3 w związku z art. 222 § 8 K.p.). Zdaniem wielu autorów, w tym naszej redakcji, obowiązek poinformowania o monitoringu jest spełniony przez poświadczenie przez nowo zatrudnionego pracownika, że zapoznał się z aktualnym regulaminem pracy, w którym funkcjonuje stosowne postanowienie. Monitoring poczty elektronicznej dotyka szczególnie osobistej sfery pracownika, a poza tym nierzadko wiąże się z określonymi wymaganiami pracodawcy, np. zabezpieczającymi tajemnicę przedsiębiorstwa, wobec czego część autorów zaleca przygotować informację indywidualną.

Pracodawca powinien oznaczyć komputery, laptopy i smartfony, na których prowadzi monitoring poczty elektronicznej w widoczny i czytelny sposób, np. za pomocą odpowiednich piktogramów (naklejek) lub np. na wygaszaczu ekranu najpóźniej dzień przed jego uruchomieniem (art. 223 § 3 w związku z art. 222 § 9 K.p.).

Spełnienie ww. warunków nie powoduje jednak, że pracodawca może bez ograniczeń przeglądać całość korespondencji przechodzącej przez służbowy komputer czy smartfon powierzone pracownikowi.

Ważne: Zgodnie z art. 223 § 2 K.p., stosowanie monitoringu poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika.

Tajemnica korespondencji jest jednym z dóbr osobistych, które zgodnie z art. 23 K.c. pozostają pod ochroną prawa cywilnego. Za naruszenie tajemnicy korespondencji grozi ponadto odpowiedzialność karna. Na mocy art. 267 § 1 K.k., kto bez uprawnienia uzyskuje dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej otwierając zamknięte pismo podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2. W związku z tym, wskazanym jest by przed wprowadzeniem monitoringu służbowej poczty elektronicznej pouczyć pracowników, aby nie wykorzystywali służbowych adresów e-mail do wysyłania i odbierania prywatnych wiadomości. Może to mieć miejsce w informacji o stosowaniu omawianej formy monitoringu, nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by odpowiednie postanowienie znalazło się również w regulującym tę materię postanowieniu układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub obwieszczenia pracodawcy dotyczącego stosowania monitoringu poczty elektronicznej.

Niezależnie od powyższego należy uczulić służby prowadzące monitoring poczty elektronicznej aby nie otwierały wiadomości, które mogą stanowić prywatną korespondencję pracownika. W takim przypadku pracodawca ma prawo wystąpić o wyjaśnienia do pracownika, a jeśli przyzna on, iż wykorzystywał służbową skrzynkę email do wysyłania lub odbierania prywatnych wiadomości wbrew postanowieniom układu zbiorowego, regulaminu pracy lub obwieszczenia pracodawcy, rozważyć kroki dyscyplinujące (upomnienie/nagana) lub nawet wypowiedzenie umowy o pracę bądź jej rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Zwracamy uwagę! Prowadzenie prywatnej korespondencji w godzinach pracy, szczególnie na znaczną skalę i wbrew postanowieniom przepisów wewnątrzzakładowych, stanowi działanie sprzeczne z obowiązkiem sumiennego i starannego wykonywania pracy, oraz powinnością dbałości o dobro zakładu pracy i może być podstawą rozwiązania umowy z winy pracownika (por. wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z 5 września 2017 r. w sprawie Bărbulescu przeciwko Rumunii, skarga nr 61496/08).

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.