Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Archiwizowanie dokumentacji powstałej w czasie obowiązywania różnych rygorów jej ...

Nowa matryca stawek VAT

Nomenklatura scalona Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług www.klasyfikacje.gofin.pl  »
POLECAMY
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Archiwizowanie dokumentacji powstałej w czasie obowiązywania różnych rygorów jej przechowywania

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 18 (516) z dnia 10.09.2020

Z pracownikiem nawiązano stosunek pracy na okres od 26 kwietnia 2018 r. do 31 stycznia 2019 r. Jego zatrudnienie było kontynuowane bez dnia przerwy od 1 lutego 2019 r. do 31 stycznia 2020 r., a następnie ponownie podpisano z nim umowę o pracę od 1 lutego 2020 r. na czas nieokreślony. Czy akta pracownika z każdej z wymienionych umów można połączyć? Jak długo należy je przechowywać?

Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 2019 r. (tj. dniem wejścia w życie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych... - Dz. U. poz. 357, dalej zwaną ustawą zmieniającą), co do zasady wynosi 50 lat. Przy czym może zostać on skrócony, jeżeli:

  • do nawiązania stosunku pracy doszło po 31 grudnia 1998 r.,
     
  • zatrudniający złoży za niego raport informacyjny ZUS RIA (art. 7 ust. 2 i 3 ustawy zmieniającej).

W stosunku do dokumentacji pracowniczej pracownika, z którym nawiązano stosunek pracy w roku 2019 lub później, należy stosować 10-letni okres przechowywania.

Dokumentacja pracownicza związana ze stosunkiem pracy zawartym przed 2019 r., nawet jeżeli trwał w tym roku, podlega "staremu" rygorowi archiwizacji. Dlatego też dokumentację pracowniczą dla nowego stosunku pracy, zawartego w 2019 r. lub później, pomimo że po rozwiązaniu poprzedniej umowy był kontynuowany, należy przechowywać oddzielnie i stosować odrębne zasady. Od reguły tej przewidziano wyjątek. Zgodnie bowiem z art. 9 ustawy zmieniającej, w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia jej w życie, można kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji (według zasad wskazanych w art. 945 K.p.), jeżeli za tego pracownika został złożony raport informacyjny ZUS RIA.

Pracodawca, który zamierza złożyć raporty informacyjne, najpierw przekazuje do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych - druk ZUS OSW. Taki pracodawca musi mieć na uwadze, że raporty informacyjne składa nie tylko za pracowników, ale też za osoby ubezpieczone wykonujące umowę agencyjną, umowę zlecenia lub inną umowę o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, dalej zwane zleceniobiorcami. Jak wynika z wyjaśnień ZUS, raport ZUS RIA składa się za pracowników (zleceniobiorców) zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy:

  • po 31 grudnia 1998 r. i wyrejestrowanych do 31 grudnia 2018 r. oraz
     
  • po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., które są wyrejestrowywane na bieżąco.

Zgodnie z art. 41b ustawy o sus, płatnik składek przekazuje za pracownika raport informacyjny ZUS RIA:

  • wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych - w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych,
     
  • w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych - w przypadku wyrejestrowania przed złożeniem tego oświadczenia.

Jeżeli pracownik jest zatrudniany na kolejne okresy, bez dnia przerwy, to wyrejestrowania go z ubezpieczeń można dokonać dopiero po definitywnym zakończeniu zatrudnienia. Czytelnik będzie więc miał dwie odrębne grupy dokumentów i każda będzie podlegała innemu rygorowi przechowywania.

Przykład

Pracownik został zatrudniony na czas określony od 1 grudnia 2018 r. do 31 stycznia 2019 r., a następnie podpisał kolejną umowę, która obowiązywała od 1 lutego 2019 r. do 31 grudnia 2020 r. Skompletowaną dokumentację z pierwszego okresu zatrudnienia pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 50 lat (zakładając, że w przyszłości nie złoży za niego raportu ZUS RIA), natomiast tę, zgromadzoną w drugim okresie zatrudnienia, przez 10 lat.


Zwracamy uwagę!
Niektórzy autorzy dopuszczają stosowanie jednej teczki, podzielonej przekładkami, pomimo formalnego prowadzenia dwóch kompletów akt, zwłaszcza, że sankcja w postaci grzywny została przewidziana jedynie za:

  • nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, 
     
  • przechowywanie dokumentacji przez niewłaściwy okres, 
     
  • pozostawienie dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 281 pkt 6-7 K.p.).

Prawidłowość takiego postępowania nie była dotąd oceniana przez sąd.

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.