Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Częstotliwość i termin dokonywania przeglądu danych z ZFŚS

Nowa matryca stawek VAT

Nomenklatura scalona Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług www.klasyfikacje.gofin.pl  »
POLECAMY
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Częstotliwość i termin dokonywania przeglądu danych z ZFŚS

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 3 (1046) z dnia 20.01.2020

W firmie funkcjonuje zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Pod koniec ubiegłego roku przeprowadziliśmy pierwszy przegląd danych osobowych gromadzonych w związku z działalnością ZFŚS. Okazało się, że przeprowadzenie jednorazowego przeglądu było czasochłonne. Czy możemy go przeprowadzać częściej, np. dwa razy w roku i czy termin przeglądu możemy ustalić dowolnie?

Pracodawca może ustalić częstotliwość przeglądu danych osobowych przetwarzanych dla potrzeb ZFŚS według swojego uznania, podobnie jak termin dokonania przeglądu. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1352 ze zm.), która przewiduje obowiązek przeprowadzenia przeglądu, nie wprowadza odgórnych rozwiązań w tym zakresie.

Pracodawca, przyznając ulgowe usługi i świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, powinien kierować się tzw. kryterium socjalnym. W związku z tym decyzja o przyznaniu danego świadczenia musi zapaść na podstawie oceny całokształtu sytuacji materialno-bytowej osoby uprawnionej. Aby dokonać takiej oceny, pracodawca musi posiadać wiedzę na temat tej sytuacji, potwierdzoną oświadczeniami lub dokumentami dotyczącymi sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS).

Zgodnie z art. 8 ust. 1c ww. ustawy, pracodawca może przetwarzać dane osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS nie dłużej, niż jest to niezbędne do przyznania danego świadczenia oraz przez okres dochodzenia do niego praw lub roszczeń. Ponadto, zgodnie z art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS, pracodawca jest zobowiązany dokonywać przeglądu danych osobowych osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Dane niepotrzebne należy usuwać. Ustawa o ZFŚS nie reguluje kwestii maksymalnej częstotliwości dokonywania przeglądu danych przetwarzanych dla potrzeb Funduszu ani też terminów przeprowadzania przeglądu. Wprowadza jedynie minimalny wymóg przeprowadzenia jednego przeglądu w ciągu roku. Pracodawca może więc zdecydować o większej liczbie przeglądów w danym roku, w zależności od swoich potrzeb. Może też dowolnie ustalić, w jakim terminie będą one przeprowadzane.

Należy nadmienić, że w kwestiach poruszonych w pytaniu zostały wydane stanowiska urzędowe, tj. Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Potwierdziły one możliwość dokonywania częstszych niż raz w roku przeglądów danych osobowych z ZFŚS i dowolność pracodawcy w ustalaniu terminu przeglądu (patrz: stanowiska w ramce).

"Zgodnie z dyspozycją art. 8 ust. 1d ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (...), pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z funduszu nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. (...) Powołane przepisy zawierają obowiązek dokonywania przez pracodawcę corocznego przeglądu danych osobowych przetwarzanych na potrzeby działalności socjalnej, wskazując na konieczność realizacji tej czynności nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym. W związku z tym, o częstotliwości i terminie dokonywania tego przeglądu w roku kalendarzowym decyduje pracodawca, uwzględniając cel takiego przeglądu. (...)"

 

Stanowisko MRPiPS, udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 13 grudnia 2019 r.


"(...) przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (...) nakładają na pracodawców obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych zawartych w dokumentacji wytworzonej w ramach prowadzenia Funduszu - nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Jest to minimalna częstotliwość dokonywania takiego przeglądu, określona przez ustawodawcę. (...) Wprowadzenie (...) obowiązku dokonywania przez pracodawcę przeglądu danych osobowych przetwarzanych w związku z działaniem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oznacza, że pracodawca dokonuje przeglądu całości tej dokumentacji. Dzięki temu będzie realizował obowiązek określony w art. 8 ust. 1d ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz będzie przetwarzał dane zgodnie z przepisami o ochronie danych, w szczególności zgodnie z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO)."

 

Stanowisko UODO, udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 17 grudnia 2019 r.

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.