Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Rozliczenie podróży służbowej pracownika mobilnego
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Rozliczenie podróży służbowej pracownika mobilnego

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 8 (458) z dnia 10.04.2018

Pracownik zatrudniony na stanowisku kierowniczym, dla którego miejscem pracy jest obszar kilku województw, został wysłany poza ten obszar w celu wykonania określonego zadania. Jak rozliczyć związane z tym koszty, w tym dotyczące wykorzystania prywatnego samochodu?

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 § 1 K.p.). W okolicznościach wskazanych w pytaniu występuje drugi przypadek, tj. wyjazd poza stałe miejsce pracy, które zostało określone obszarowo. Pracownikowi przysługują z tego tytułu należności określone w:

  • rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzeniu o podróżach służbowych, a gdy jest zatrudniony poza tą sferą,
     
  • układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania; jeśli akty te nie zawierają postanowień w sprawie kompensowania wydatków związanych z podróżą służbową, pracownikowi przysługują należności określone ww. rozporządzeniem.
Ważne: Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta krajowa pracownika sfery budżetowej (art. 775 § 4 K.p.).

Takie sformułowanie przepisu zdaniem Sądu Najwyższego oznacza: "(...) xxże przepisy wykonawcze (rozporządzenie o podróżach służbowych - przyp. red.) ustalają minimalny standard wszystkich świadczeń z tytułu podróży służbowych (diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków), które w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę mogą być uregulowane korzystniej dla pracownika (art. 9 § 2 i art. 18 § 2 K.p.). W razie braku takich regulacji lub uregulowania mniej korzystnego dla pracownika, zastosowanie będą miały przepisy wykonawcze. (...)" (por. wyrok z 3 marca 2016 r., sygn. akt II PK 3/15).

Dla udzielenia odpowiedzi na pytanie Czytelnika przyjmujemy, iż zwrotu należności z tytułu podróży służbowych dokonuje zgodnie z ww. rozporządzeniem.

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety. Są one przeznaczone w czasie podróży krajowej na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, a w zagranicznej na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Ponadto pracownik ma prawo do zwrotu kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Koszty przejazdu kompensuje się odpowiednio do środka komunikacji, mając na uwadze, że jego rodzaj (np. pociąg, autobus), jak i klasę określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd delegowanego samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz określonej przez pracodawcę stawki za jeden kilometr przebiegu, która jednak nie może być wyższa niż określona rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych... (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Stawki te za 1 kilometr przebiegu wynoszą dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł, a powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

W przypadku przejazdu samochodem osobowym raczej nie występują koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej, czy dodatkowo na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca lub portu - w przypadku podróży zagranicznej, dlatego pomijamy zasady ich naliczania. Natomiast w razie noclegów podczas podróży, to o ile nie zagwarantowano ich z góry, pracownikowi przysługuje z tytułu:

  • podróży krajowej:
     
    • zwrot kosztów korzystania z usługi hotelarskiej w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, a w razie nieprzedłożenia rachunku,
       
    • ryczałt w wysokości 150% diety (ryczałt przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 2100 i 700), z tym że żadna z tych należności nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,
       
  • podróży zagranicznej:
     
    • zwrot kosztów stwierdzonych rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia, a w razie nieprzedłożenia rachunku,
       
    • ryczałt w wysokości 25% tego limitu (ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu).

Jeśli chodzi o diety, to w zależności od rodzaju podróży różni je nie tylko wysokość (w krajowej jest to 30 zł za dobę, a zagranicznej według załącznika do rozporządzenia, np. od 33 euro w przypadku podróży do państw objętych tą walutą), ale także zasady ustalania, co przedstawia tabela:

podróż służbowa
krajowa zagraniczna
jeśli podróż trwa nie dłużej niż dobę, a mianowicie:
- mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin - przysługuje pełna dieta;
jeśli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za ostatnią niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin 50% diety, a ponad 8 godzin pełna dieta
za każdą pełną dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną dobę:
- do 8 godzin - 1/3 diety,
- ponad 8 do 12 godzin - 50% diety,
- ponad 12 godzin - dieta w pełnej wysokości

Dieta nie przysługuje lub przysługuje tylko jej 25% (dotyczy podróży zagranicznej), gdy pracownikowi zapewniono pełne wyżywienie. Ponadto podczas podróży krajowej, gdy pracownik jest delegowany do miejscowości pobytu stałego lub czasowego, a zagranicznej gdy otrzymał należność pieniężną na wyżywienie. Podlega też zmniejszeniu o koszt częściowego, bezpłatnego wyżywienia, tj. o 25% za śniadanie, 50% za obiad i 25% za kolację w przypadku podróży krajowej oraz o 15% za śniadanie, 30% za obiad i 30% za kolację w przypadku zagranicznej.

Aby ustalić wysokość diet należy prawidłowo obliczyć czas trwania podróży. Wobec braku odmiennych wytycznych, w przypadku podróży krajowej rozpoczyna się ona od momentu wyruszenia z miejscowości delegowania (miejscowość tę określa pracodawca, przy czym może za nią uznać miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika). Naszym zdaniem bez znaczenia pozostaje fakt, że przez część czasu pracownik mobilny przemieszcza się po terenie będącym dla niego miejscem pracy.

Rozpoczęcie podróży zagranicznej następuje, w zależności od środka transportu, od przekroczenia granicy lub od chwili startu samolotu na ostatnim lotnisku lub od chwili wyjścia statku z ostatniego portu w kraju. Analogicznie należy kwalifikować moment zakończenia tej podróży.

Przykład

Pracownik koordynuje i nadzoruje pracę przedstawicieli handlowych na terenie województwa mazowieckiego i ościennych (taki obszar ma zapisany w umowie jako miejsce wykonywania pracy). Na początku kwietnia br. został wysłany na dwudniową konferencję branżową do Gdańska. Podróż za zgodą pracodawcy odbył z miejscowości zamieszkania samochodem prywatnym o pojemności skokowej silnika 1.391 cm3. Z domu wyjechał w poniedziałek o 500, a powrócił we wtorek o 2400. Pracownikowi zapewniono hotel ze śniadaniem oraz 2 obiady, serwowane podczas konferencji. W rozliczeniu podróży pracownik wykazał, iż jadąc w dwie strony i przemieszczając się po terenie miasta docelowego pokonał 1.111 km.

Pracodawca przy rozliczaniu należności z tytułu podróży służbowych stosuje przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych.

Kalkulatory Kalkulatory podróży służbowych dostępne są w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.

Pracownikowi zostały zwrócone koszty podróży w kwocie 951,07 zł, w tym dieta w wysokości 22,50 zł (2 x 30 zł pomniejszone o 7,50 zł za jedno śniadanie oraz 30 zł za dwa obiady) oraz koszty przejazdu 928,57 zł (1.111 km x 0,8358 zł).

Gdyby miejsce docelowe było za granicą (np. w Oslo), pracodawca odrębnie rozliczyłby poszczególne odcinki podróży krajowej (w drodze tam i z powrotem - por. stanowisko GIP z 2 lutego 2009 r., znak GPP-417-4560-10/09/PE/RP oraz MRPiPS z 11 kwietnia 2013 r.) oraz podróż zagraniczną.

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.