Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Usunięcie z akt osobowych pracownika dokumentów związanych z nałożeniem kary
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Usunięcie z akt osobowych pracownika dokumentów związanych z nałożeniem kary

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 2 (452) z dnia 10.01.2018

Po roku nienagannej pracy należy usunąć z części B akt osobowych zawiadomienie o nałożeniu na pracownika kary porządkowej. Czy usunięcie samego zawiadomienia dla osiągnięcia celu jakim jest zatarcie kary jest wystarczające, czy też pracodawca powinien usunąć całość pisemnej dokumentacji związanej z procesem nakładania kary?

Dopuszczenie się przez pracownika przewinienia porządkowego przewidzianego w przepisie art. 108 K.p. uprawnia pracodawcę do nałożenia kary porządkowej. O nałożonej karze porządkowej - niezależnie od tego czy jest nią upomnienie, nagana czy kara pieniężna należy w sposób właściwy zawiadomić pracownika. Niezbędne jest w związku z tym sporządzenie pisma ze wskazaniem rodzaju naruszenia obowiązków pracowniczych, datą popełnienia naruszenia oraz informacją o możliwości wniesienia sprzeciwu. Odpis zawiadomienia o ukaraniu pracodawca umieszcza w części B akt osobowych pracownika.

Zwracamy uwagę! Naruszenie zasad nakładania kar porządkowych, w tym właściwej formy zawiadomienia o ukaraniu powoduje, iż kara porządkowa zostaje nałożona z naruszeniem prawa - co daje możliwość jej skutecznego wzruszenia w drodze sprzeciwu, a w przypadku jego odrzucenia - w postępowaniu przed sądem pracy.

Zawiadomienie o ukaraniu nie powinno obciążać akt osobowych przez cały okres zatrudnienia pracownika. Zasadą jest, że po upływie roku nienagannej pracy karę porządkową uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika.

W praktyce pracodawca może mieć wątpliwości czy samo usunięcie zawiadomienia z akt osobowych kończy sprawę uznania kary porządkowej za niebyłą. Problem wynika z faktu, iż zawiadomienie o ukaraniu w wielu przypadkach nie jest jedynym pisemnym świadectwem o nałożeniu kary jakie znajduje się w aktach osobowych pracownika. Przepisy rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wskazują na obowiązek gromadzenia dokumentów związanych z wymierzeniem kary porządkowej - należy tym samym uznać, że część B akt osobowych powinna zawierać całość dokumentacji jaka powstała w procesie nakładania kary. Może się więc na nią składać, obok odpisu zawiadomienia o ukaraniu, dokumentacja potwierdzająca wysłuchanie pracownika (lub pisemna notatka pracodawcy o rezygnacji pracownika z przywileju wysłuchania), wniesiony przez pracownika sprzeciw, korespondencja z zakładową organizacją związkową, w tym informacja o odrzuceniu sprzeciwu.

Ważne: Usunięcie z akt osobowych zawiadomienia o ukaraniu po roku nienagannej pracy, można uznać za wystarczające jedynie w przypadku, gdy odpis zawiadomienia o ukaraniu jest jedynym dokumentem jaki powstał w związku z nałożeniem kary.

Jeżeli jednak wytworzono dokumenty dodatkowe, które pozostają w związku z nałożoną karą - wówczas dla pełnego zatarcia nałożonej kary właściwym postępowaniem będzie usunięcie wszystkich dokumentów, z których wynika fakt ukarania pracownika.

Prawidłowość prowadzenia akt osobowych, w tym usuwanie zawiadomień o ukaraniu jest częstym zagadnieniem kontrolowanym przez Państwową Inspekcję Pracy. Co do zasady sankcjonowaniu przez inspektorów pracy podlega pozostawienie zawiadomienia o ukaraniu w aktach osobowych. Usunięcie jedynie odpisu zawiadomienia nie powinno więc skutkować wystosowaniem do kontrolowanego pracodawcy środka prawnego w postaci wystąpienia mającego na celu zobowiązać pracodawcę do usunięcia pozostałej części dokumentacji. Wynika to z faktu, iż przepisy za bezwzględny wymóg uznają jedynie usuwanie zawiadomień o ukaraniu. Jednak nie można wykluczyć, uwzględniając niezależność inspektorów pracy, iż zostanie wydane wystąpienie lub polecenie ustne zobowiązujące do kompleksowego usunięcia z akt osobowych całości dokumentacji świadczącej o nałożeniu kary.

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.