Po roku nienagannej pracy należy usunąć z części B akt osobowych zawiadomienie o nałożeniu na pracownika kary porządkowej. Czy usunięcie samego zawiadomienia dla osiągnięcia celu jakim jest zatarcie kary jest wystarczające, czy też pracodawca powinien usunąć całość pisemnej dokumentacji związanej z procesem nakładania kary?
Dopuszczenie się przez pracownika przewinienia porządkowego przewidzianego w przepisie art. 108 K.p. uprawnia pracodawcę do nałożenia kary porządkowej. O nałożonej karze porządkowej - niezależnie od tego czy jest nią upomnienie, nagana czy kara pieniężna należy w sposób właściwy zawiadomić pracownika. Niezbędne jest w związku z tym sporządzenie pisma ze wskazaniem rodzaju naruszenia obowiązków pracowniczych, datą popełnienia naruszenia oraz informacją o możliwości wniesienia sprzeciwu. Odpis zawiadomienia o ukaraniu pracodawca umieszcza w części B akt osobowych pracownika.
Zwracamy uwagę! Naruszenie zasad nakładania kar porządkowych, w tym właściwej formy zawiadomienia o ukaraniu powoduje, iż kara porządkowa zostaje nałożona z naruszeniem prawa - co daje możliwość jej skutecznego wzruszenia w drodze sprzeciwu, a w przypadku jego odrzucenia - w postępowaniu przed sądem pracy.
Zawiadomienie o ukaraniu nie powinno obciążać akt osobowych przez cały okres zatrudnienia pracownika. Zasadą jest, że po upływie roku nienagannej pracy karę porządkową uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika.
W praktyce pracodawca może mieć wątpliwości czy samo usunięcie zawiadomienia z akt osobowych kończy sprawę uznania kary porządkowej za niebyłą. Problem wynika z faktu, iż zawiadomienie o ukaraniu w wielu przypadkach nie jest jedynym pisemnym świadectwem o nałożeniu kary jakie znajduje się w aktach osobowych pracownika. Przepisy rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wskazują na obowiązek gromadzenia dokumentów związanych z wymierzeniem kary porządkowej - należy tym samym uznać, że część B akt osobowych powinna zawierać całość dokumentacji jaka powstała w procesie nakładania kary. Może się więc na nią składać, obok odpisu zawiadomienia o ukaraniu, dokumentacja potwierdzająca wysłuchanie pracownika (lub pisemna notatka pracodawcy o rezygnacji pracownika z przywileju wysłuchania), wniesiony przez pracownika sprzeciw, korespondencja z zakładową organizacją związkową, w tym informacja o odrzuceniu sprzeciwu.
Ważne: Usunięcie z akt osobowych zawiadomienia o ukaraniu po roku nienagannej pracy, można uznać za wystarczające jedynie w przypadku, gdy odpis zawiadomienia o ukaraniu jest jedynym dokumentem jaki powstał w związku z nałożeniem kary. |
Jeżeli jednak wytworzono dokumenty dodatkowe, które pozostają w związku z nałożoną karą - wówczas dla pełnego zatarcia nałożonej kary właściwym postępowaniem będzie usunięcie wszystkich dokumentów, z których wynika fakt ukarania pracownika.
Prawidłowość prowadzenia akt osobowych, w tym usuwanie zawiadomień o ukaraniu jest częstym zagadnieniem kontrolowanym przez Państwową Inspekcję Pracy. Co do zasady sankcjonowaniu przez inspektorów pracy podlega pozostawienie zawiadomienia o ukaraniu w aktach osobowych. Usunięcie jedynie odpisu zawiadomienia nie powinno więc skutkować wystosowaniem do kontrolowanego pracodawcy środka prawnego w postaci wystąpienia mającego na celu zobowiązać pracodawcę do usunięcia pozostałej części dokumentacji. Wynika to z faktu, iż przepisy za bezwzględny wymóg uznają jedynie usuwanie zawiadomień o ukaraniu. Jednak nie można wykluczyć, uwzględniając niezależność inspektorów pracy, iż zostanie wydane wystąpienie lub polecenie ustne zobowiązujące do kompleksowego usunięcia z akt osobowych całości dokumentacji świadczącej o nałożeniu kary.
|