Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Warunki wykonywania pracy zdalnej
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Warunki wykonywania pracy zdalnej

Gazeta Podatkowa nr 23 (2002) z dnia 20.03.2023
Agata Barczewska

Z dniem 7 kwietnia 2023 r. wejdą w życie przepisy dotyczące pracy zdalnej, wprowadzone do Kodeksu pracy. Normują one m.in. tryb wprowadzania pracy zdalnej w danym zakładzie oraz związane z tym prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Określają też przypadki, w których pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną i sposób wycofania się przez strony z takiej formy świadczenia pracy.

Praca zdalna zamiast telepracy

Od 7 kwietnia 2023 r. podstawą prawną do wykonywania pracy zdalnej dla ogółu pracowników staną się przepisy Kodeksu pracy, dotyczące tej formy wykonywania pracy. Zostały one po raz pierwszy wprowadzone do tego Kodeksu na mocy ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240). Przewiduje ona regulacje dotyczące m.in. zasad wykonywania pracy zdalnej oraz określa katalog prac, które nie mogą być wykonywane w tej formie (patrz ramka: Prace...). Z dniem 7 kwietnia br. zasadniczo przestaną natomiast obowiązywać regulacje, w ramach których można świadczyć pracę na odległość w formie:

  • telepracy unormowanej w art. 675- 6717 K.p. oraz
  • pracy zdalnej wykonywanej na podstawie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19... (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.), zwanej specustawą w sprawie COVID-19.

Wdrożenie od 7 kwietnia 2023 r. kodeksowych przepisów o pracy zdalnej nie oznacza automatycznego zaprzestania stosowania przepisów Kodeksu pracy dotyczących telepracy. Praca na odległość w tej formie przez pewien czas będzie jeszcze mogła być wykonywana, na podstawie przepisów przejściowych ustawy nowelizującej. Wynika z nich m.in., że:

  • warunki stosowania telepracy określone w porozumieniu lub regulaminie, o których mowa w art. 676 § 1-4 K.p., w brzmieniu obowiązującym do 6 kwietnia 2023 r., mogą być stosowane nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej (tj. do 7 października 2023 r.),
  • wykonywanie pracy w formie telepracy na podstawie wniosku pracownika, o którym mowa w art. 676 § 5-7 K.p., w brzmieniu obowiązującym do 6 kwietnia 2023 r., jest dopuszczalne nie dłużej niż przez 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej (tj. do 7 października 2023 r.).

Ustawa nowelizująca nie przewiduje natomiast żadnych regulacji przejściowych, jeżeli chodzi o wykonywanie pracy zdalnej na podstawie art. 3 specustawy w sprawie COVID-19. W tym przypadku wskazana podstawa prawna stosowania pracy zdalnej definitywnie ustanie z dniem 7 kwietnia 2023 r.

Tryb wdrożenia pracy zdalnej

Pracodawca, który chce umożliwić wykonywanie w jego firmie pracy zdalnej, musi (z nielicznymi wyjątkami, o których dalej) uregulować warunki tej pracy w przepisach zakładowych. W tym zakresie ma obowiązek:

  • zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową,
  • utworzenia regulaminu pracy zdalnej - w razie braku zakładowej organizacji związkowej lub niezawarcia porozumienia z tą organizacją (organizacjami),
  • zawarcia porozumienia z pracownikiem, jeżeli nie został wydany regulamin lub jednostronne polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Ustawa nowelizująca określa zakres przedmiotowy wspomnianego porozumienia lub regulaminu. W aktach tych powinny się znaleźć zapisy określające:

  • grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
  • zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów instalacji, serwisu i konserwacji materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych oraz innych niezbędnych kosztów związanych bezpośrednio ze świadczeniem pracy zdalnej,
  • zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu na pokrycie kosztów pracy zdalnej,
  • zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
  • zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
  • zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
  • zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Jak już wspomniano, w niektórych przypadkach pracodawca nie jest związany wymogiem uregulowania pracy zdalnej w aktach prawa zakładowego. Chodzi tu o sytuację wydania przez pracodawcę jednostronnego polecenia wykonywania pracy zdalnej oraz tzw. okazjonalną pracę zdalną.

Mniej formalności z pracą zdalną

Ustawa nowelizująca przewiduje możliwość wykonywania pracy zdalnej na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy lub okazjonalnego wniosku pracownika. Jednostronne wprowadzenie pracy zdalnej przez pracodawcę, bez konieczności zawarcia porozumienia lub wydania regulaminu pracy zdalnej, będzie możliwe w okresie:

  • obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
  • w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej - jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie (w postaci papierowej lub elektronicznej), że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca będzie mógł w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, ale z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. Trzeba jednak zaznaczyć, że w treści wspomnianego polecenia trzeba będzie uregulować te kwestie, które mają być przedmiotem porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej, z wyłączeniem obowiązku określenia grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną. Ponadto wprowadzenie jednostronnie pracy zdalnej nie zwalnia pracodawcy z podstawowych obowiązków związanych ze stosowaniem tej pracy (patrz ramka: Obowiązki pracodawcy...).

Jedynym przypadkiem, w którym następuje wyłączenie zdecydowanej większości obowiązków formalnych ciążących na pracodawcy w związku z pracą zdalną, jest wykonywanie jej na podstawie wniosku pracownika o tzw. okazjonalną pracę zdalną. Pracownik może w ten sposób korzystać z pracy zdalnej przez 24 dni w roku kalendarzowym. W takiej sytuacji na pracodawcy ciąży jedynie obowiązek ustalenia z pracownikiem zasad kontroli wykonywania pracy zdalnej oraz w zakresie bhp i procedur ochrony danych osobowych.

Obowiązki pracodawcy w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (pkt 1-5 nie dotyczą pracy zdalnej okazjonalnej)

Obowiązkiem pracodawcy w związku z wprowadzeniem w zakładzie pracy zdalnej będzie m.in.:

1) zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
2) pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych,
3) pokrycie innych (niż określone powyżej) kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w dotyczącym pracy zdalnej: porozumieniu, regulaminie, jednostronnym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem,
4) zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania tej pracy,
5) wskazanie w informacji o warunkach zatrudnienia (w razie wprowadzenia pracy zdalnej przy zatrudnieniu pracownika) lub przekazanie pracownikowi najpóźniej w dniu podjęcia pracy zdalnej informacji o:
  jednostce organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika świadczącego pracę zdalną,
  osobie lub organie odpowiedzialnych za współpracę z ww. pracownikiem i upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej,
6) określenie procedury ochrony danych osobowych i zapoznanie z nią pracownika oraz przeprowadzanie, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie,
7) przeprowadzanie oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej i zapoznanie z nią pracownika.

Wiążący wniosek o pracę zdalną

Kodeks pracy przyznaje niektórym pracownikom prawo do złożenia wiążącego wniosku o zastosowanie pracy zdalnej. W sytuacji otrzymania wniosku od takiego uprawnionego pracownika pracodawca generalnie będzie musiał uwzględnić ten wniosek, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Prawo do złożenia wiążącego wniosku o pracę zdalną przysługuje:

  • pracownicy w ciąży,
  • pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
  • pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
  • pracownikowi - rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem" (Dz. U. z 2020 r. poz. 1329),
  • pracownikowi - rodzicowi:

a) dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz

b) dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy - Prawo oświatowe.

W przypadku pracowników wymienionych w dwóch ostatnich odnośnikach, wspomniany wniosek będzie można złożyć również po ukończeniu przez dziecko 18 lat. W razie ewentualnej odmowy uwzględnienia wniosku przez pracodawcę, będzie on zobowiązany powiadomić pracownika o przyczynie odmowy w ciągu 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Powrót do stacjonarnej pracy

W przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia każda ze stron umowy o pracę będzie uprawniona do wystąpienia z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalą termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy nastąpi w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Pracodawca nie będzie mógł jednak wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika, który ma prawo do złożenia wiążącego wniosku o taką pracę, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Prace, których nie można wykonywać w trybie zdalnym:

- szczególnie niebezpieczne,
- w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
- z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy,
- związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
- powodujące intensywne brudzenie.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.)

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.