Gdy biznes styka się z życiem prywatnym

Osoba fizyczna, która prowadzi własną jednoosobową firmę, często ponosi wydatki, których rozliczanie w firmowych kosztach podatkowych nie jest oczywiste i jednoznaczne z uwagi na to, że są to wydatki z pogranicza osobistych i biznesowych. Granica pomiędzy tymi dwoma sferami funkcjonowania bywa cienka. Ponieważ w ramach działalności gospodarczej mogą być rozliczane wyłącznie koszty związane z przychodami z tego samego źródła, warto wiedzieć, które z wydatków mogą być kością niezgody w ewentualnym sporze z fiskusem.

Profesjonalny look

• Ubiór

Wykonywanie określonego rodzaju działalności często wymaga od przedsiębiorcy noszenia określonego ubioru. Ci z przedsiębiorców, którzy działają w takich branżach jak m.in.: ochrona zdrowia, szeroko rozumiana branża beauty, fitness, gastronomia, mechanika samochodowa czy budownictwo, często osobiście użytkują odzież i obuwie ochronne. Nie ulega wątpliwości, że jej posiadanie jest dla nich niezbędne. Stąd wydatki na zakup takiej odzieży podlegają rozliczeniu w firmowych kosztach podatkowych, jednak pod warunkiem, że spełnia ona wymagania przepisów bhp oraz dodatkowo wykazuje właściwości użytkowe dostosowane do specyfiki warunków wykonywania działalności.

O ile fiskus uznaje kosztowy charakter odzieży ochronnej, to całkiem inne zdanie ma o wydatkach przedsiębiorców na zakup na własne potrzeby standardowej odzieży, w tym m.in. garniturów czy kostiumów, twierdząc, że mają charakter osobisty. Fiskus co prawda nie zaprzecza, że obowiązujące zasady współżycia społecznego wymagają od przedsiębiorców przestrzegania tzw. dress code odpowiedniego do wykonywanej działalności czy przyjętego w określonej branży. Jednak w jego opinii nie można uznać, że odpowiedni wygląd właściciela firmy osoby fizycznej ma wpływ na osiąganie bądź wysokość przychodów uzyskiwanych przez niego z działalności gospodarczej lub też zachowanie albo zabezpieczenie źródła powstawania tych przychodów. W swoich rozstrzygnięciach wskazuje on, że takie same normy dotyczące odpowiedniej prezencji są wymagane od osób zatrudnionych w innych zawodach, np. pracowników banków, korporacji, nauczycieli czy urzędników. Jego zdaniem z tego względu wydatków na zakup standardowej odzieży przedsiębiorca nie może rozliczyć w firmowych kosztach podatkowych (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 16 października 2023 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.565.2023.3.IM). Organy podatkowe wyrażają jednak zgodę na zaliczanie do tej kategorii wydatków na zakup stroju biznesowego, który posiada trwałe oznaczenie firmowym logo.

• Akcesoria podróżne

Wydatki ponoszone na zakup akcesoriów przydatnych w odbywaniu podróży, takich jak: walizki, nesesery, torby podróżne, pokrowce na ubrania oraz kosmetyczki, w rzeczywistości zabezpieczają potrzeby osobiste podatnika. W odniesieniu do nich podatnikom trudno wykazać przed fiskusem związek pomiędzy ich poniesieniem i prowadzeniem działalności gospodarczej. Owszem, posiadanie wskazanych powyżej sprzętów jest niezbędne ze względu na konieczność spakowania rzeczy, z których przedsiębiorca korzysta w podróży biznesowej. Tutaj akcesoria te - podobnie jak strój - mogą mieć również wpływ na to, jak przedsiębiorcę postrzegają kontrahenci. Te argumenty jednak nie wystarczą, aby uznać, że wydatki te warunkują osiąganie przychodów z działalności gospodarczej, jak również, że ich poniesienie ma na celu zachowanie lub zabezpieczenie tego źródła przychodów. W efekcie, jako mającymi walor wydatków osobistych, nie można nimi obciążyć firmowych kosztów.

• Czasomierz

Osoby, które z racji wykonywanej w ramach działalności gospodarczej profesji, określają wynagrodzenie za swoje usługi w stawce godzinowej (np. prawnicy), twierdzą, że przedmiotem niezbędnym w prowadzeniu własnej firmy jest dla nich zegarek mechaniczny. Według nich taki zegarek dobrej firmy, którego wartość wynosi od kilku tysięcy złotych wzwyż, pozwala na precyzyjne odmierzanie czasu poświęcanego na poszczególne zadania przez nie realizowane i ułatwia rozliczenia finansowe z klientami. Tacy przedsiębiorcy wskazują także, że w trakcie spotkań z klientami z uwagi na poufność informacji są proszeni o niekorzystanie z urządzeń pozwalających na rejestrację dźwięku ani obrazu, co automatycznie wyłącza możliwość korzystania z urządzeń typu smartwatch, telefon, palmtop czy laptop. Od pewnego czasu fiskus uznaje tę argumentację za racjonalną i pozwala na ujmowanie w kosztach firmowych drogich zegarków (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 17 maja 2024 r., nr 0115-KDIT3.4011.153.2024.3.JS - patrz ramka)

Wyżywienie

Najczęściej, jeśli chodzi o tę kategorię wydatków, przedsiębiorcy chcą obciążać firmowe koszty wartością posiłków spożywanych w podróży biznesowej. Jednak kosztów podatkowych nie stanowią wydatki faktycznie poniesione przez przedsiębiorcę w podróży na wyżywienie. Są nimi jednak diety w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o pdof - Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.).

Zdarza się także, że przedsiębiorcy nabywają dla siebie produkty spożywcze czy też posiłki w ramach np. abonamentów kateringowych zamawianych do siedziby. Takie wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy, według fiskusa, w ogóle nie stanowią kosztów firmowych. Nie można bowiem przyjąć, że wykazują związek z działalnością gospodarczą. Są to typowe wydatki o charakterze osobistym zabezpieczające jedną z podstawowych potrzeb fizjologicznych człowieka niezależnie od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą czy nie.

Ochrona zdrowia

Fiskus konsekwentnie od lat nie godzi się na ujmowanie w firmowych kosztach podatkowych wydatków na zakup okularów korekcyjnych przeznaczonych dla przedsiębiorców różnych profesji. Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 18 stycznia 2023 r., nr 0115-KDIT3.4011.920.2022.1.AD, Dyrektor KIS odmówił rozliczenia zakupu okularów w kosztach doradcy podatkowemu, w interpretacji z dnia 22 sierpnia 2023 r., nr 0115-KDIT3.4011.433.2023.1.AD - przedsiębiorcy prowadzącemu sklep motoryzacyjny, a w interpretacji indywidualnej z dnia 12 lipca 2024 r., nr 0115-KDIT3.4011.523.2024.1.JS - przedsiębiorcy zajmującemu się m.in. grafiką komputerową (patrz ramka). Jest to niezrozumiałe w kontekście interpretacji dotyczących wydatków na aparaty słuchowe nabywane przez takie osoby, które pozwala on ujmować w kosztach firmowych (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 17 maja 2024 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.257.2024.2.MAP). Zarówno aparat słuchowy, jak i okulary korekcyjne stanowią bowiem protezy - słuchową i optyczną.

Z kolei wydatki na badania profilaktyczne właściciela firmy mogą obciążać koszty uzyskania przychodów jedynie wtedy, gdy są one wynikiem realizacji ustawowego obowiązku. W przeciwnym wypadku wydatek poniesiony na takie badanie stanowi wydatek na ochronę jego zdrowia i jako osobisty nie podlega ujęciu w kosztach podatkowych.