Wykorzystywanie samochodów osobowych do celów służbowych jest powszechną praktyką. Związane z tym wydatki są ponoszone głównie na paliwo, remonty, materiały i płyny eksploatacyjne czy przeglądy techniczne. Oprócz tych typowo eksploatacyjnych, do najczęściej ponoszonych należą także opłaty za przejazdy autostradami i postoje w strefie płatnego parkowania. W podatku dochodowym sposób rozliczenia tych dwóch ostatnich opłat determinuje osoba użytkownika samochodu oraz status samego auta ustanowiony na potrzeby tego podatku.
Pracownicy w podróżach służbowych odbywanych w ramach powierzonych im przez pracodawcę obowiązków najczęściej wykorzystują prywatne samochody osobowe. Tzw. rozporządzenie w sprawie podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.) wskazuje, że ponoszone przez pracowników w związku z takimi podróżami opłaty za autostrady i parkingi nie stanowią wydatków związanych z używaniem samochodu - należy je traktować jako inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową. Z § 4 ust. 2 przywołanego rozporządzenia wynika bowiem, że w przypadku odbywania podróży samochodem niebędącym własnością pracodawcy ta kategoria wydatków obejmuje m.in. opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania oraz za miejsca parkingowe.
To powoduje, że również fiskus opłaty za parkingi i płatne autostrady kwalifikuje po stronie pracownika jako inne udokumentowane wydatki, których zwrot nie został przez ustawodawcę ograniczony co do wysokości, jak i rodzaju. Stąd u pracownika zwrot omawianych opłat należy zakwalifikować jako przychód ze stosunku pracy, ale zwolniony od podatku w pełnej poniesionej wysokości, z uwagi na uregulowania art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof.
Inaczej do tematu omawianych wydatków fiskus podchodzi w kontekście możliwości obciążania nimi kosztów podatkowych. W jego opinii podlegają one u pracodawcy ujęciu w kosztach podatkowych, w ramach limitu tzw. kilometrówki, jako wydatek związany z używaniem prywatnego samochodu pracownika. W efekcie pracodawca nie może tego typu wydatków uwzględniać w firmowych kosztach podatkowych w wysokości faktycznie poniesionej.
Zdaniem organów podatkowych, z uwagi na to, że ustawodawca w przepisach dotyczących należności za podróże służbowe - czyli w art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o pdop - nie zdefiniował pojęcia "wydatków z tytułu używania" samochodów, należy do tej kwestii zastosować słownikowe znaczenie tego wyrażenia. W tym znaczeniu przez "wydatek" należy rozumieć "sumę, która ma być wydana" lub "sumę wydaną na coś", natomiast "używać" oznacza "stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek". Z tej analizy organy podatkowe wyprowadzają wniosek, że wydatkami z tytułu używania przez pracownika w podróży służbowej samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy są wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania tego samochodu dla potrzeb pracodawcy. To, w opinii organów podatkowych, skutkuje koniecznością rozliczania w firmowych kosztach uzyskania przychodów opłat za przejazdy autostradą w ramach limitu kilometrówki, podobnie jak wydatków na zakup paliwa, materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczeń komunikacyjnych (OC, AC i GAP pojazdu), drobnych napraw i części zamiennych oraz przeglądów technicznych.
Trzeba jednak podkreślić, że rozliczeniu jako koszt w rachunku podatkowym nie podlega dodatkowa opłata parkingowa pobierana w oparciu o przepisy ustawy o drogach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 645 ze zm.). Ma ona bowiem charakter opłaty sankcyjnej - jest pobierana w wyniku naruszenia przepisów prawa przez niedokonanie przewidzianej w nich opłaty za postój. Tymczasem ustawodawca wprost wyłączył z kosztów podatkowych opłaty sankcyjne, które zgodnie z odrębnymi przepisami podlegają wpłacie do budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego (art. 23 ust. 1 pkt 50 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 54 ustawy o pdop).
Samochodem osobowym podróże biznesowe odbywa również przedsiębiorca. W jego przypadku pojazd ten może być środkiem trwałym, przedmiotem leasingu operacyjnego lub samochodem prywatnym - własnym lub osób trzecich. Jeżeli w podróży korzysta z samochodu będącego środkiem trwałym lub przedmiotem leasingu, wówczas wydatki poniesione w związku z tym pojazdem stanowią podatkowe koszty uzyskania przychodów na warunkach wynikających z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop. W przypadku takiego auta opłaty za parkingi i przejazdy płatnymi autostradami podlegają limitowaniu w firmowych kosztach podatkowych jako związane z jego używaniem w ramach limitu 75% wydatków.
Również gdy przedsiębiorca będący osobą fizyczną biznesowo podróżuje prywatnym samochodem osobowym, wydatki związane z jego użytkowaniem powinien w kosztach ograniczać. Podatnicy będący osobami fizycznymi, którzy dla potrzeb działalności gospodarczej wykorzystują samochód stanowiący m.in. ich własność, ale niestanowiący składnika firmowego majątku, do kosztów podatkowych zaliczają 20% poniesionych wydatków tzw. eksploatacyjnych, czyli m.in. ponoszonych z tytułu: zakupu paliwa, myjni samochodowej, napraw i części zamiennych, wymiany płynu hamulcowego oraz płynu do spryskiwaczy, składek na jego ubezpieczenie, opłat rejestracyjnych, badań diagnostycznych, a także opłaty parkingowe i opłaty za przejazd autostradą. Tym samym ustalając wysokość wydatków obciążających koszty, podatnicy biorą pod uwagę wszystkie wydatki związane z używaniem takiego samochodu faktycznie wykorzystywanego na cele firmowe, w tym omawiane opłaty.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm.)
| ||||||||||||
|
||||||||||||
