Obciążanie kosztów firmy wydatkami kontrahenckimi

W dobie rosnącej konkurencji rynkowej zdobycie odbiorców i dostawców, oprócz konieczności wynegocjowania optymalnych dla obu stron warunków nabywania i sprzedaży towarów i usług, wymaga także podejmowania szeregu innych działań. Aby generować zyski, utworzoną sieć kontrahentów trzeba bowiem utrzymać. To z kolei wiąże się z ponoszeniem różnorodnych wydatków, w tym nakierowanych na uatrakcyjnienie współpracy. Nie każdy z nich zyska jednak status firmowego kosztu podatkowego.

Spotkania z poczęstunkiem

Relacje kontrahenckie, choć zasadniczo obecnie odbywają się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, w pewnym zakresie wymagają kontaktów bezpośrednich w formie spotkań biznesowych. Takim spotkaniom towarzyszą zazwyczaj drobne poczęstunki. Wydatki na ich nabycie mogą stanowić firmowe koszty podatkowe z uwagi na to, że zasadniczo nie można im przypisać - i to niezależnie od miejsca serwowania poczęstunku - cech wyłączonych z kosztów wydatków reprezentacyjnych, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop (Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm.) i art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.). Jednak "zasadniczo" nie oznacza "zawsze". Zaliczając takie wydatki do kosztów firmowych każdorazowo należy bowiem dokonywać indywidualnej oceny konkretnego stanu faktycznego, na co uwagę zwraca fiskus w wydawanych interpretacjach.

Benefity dla współpracowników w ramach B2B

Wiele firm w ramach realizowanego modelu biznesowego zawiera umowy typu B2B z osobami, które świadczą na ich rzecz usługi w zakresie działalności gospodarczej prowadzonej we własnym imieniu i na własny rachunek. Coraz częściej osoby współpracujące na podstawie takich umów, oprócz umownego wynagrodzenia, płaconego na podstawie wystawionej przez nie faktury, na czas trwania umowy otrzymują od firmy tzw. pakiet benefitów, czyli nieodpłatne świadczenia m.in. w postaci karnetów sportowych, opieki medycznej oraz posiłków typu lunch. W opinii firm zapewnienie takich pakietów ma na celu motywowanie ich do bardziej efektywnej i wydajnej pracy na jej rzecz oraz zapewnia lojalność współpracowników. Udostępnianie takich świadczeń leży w interesie firm zlecających w ramach kontraktów B2B wykonanie określonych usług, również z tego powodu, że zapewnia lojalność współpracowników, a co za tym idzie - świadczenie przez nich usług w sposób ciągły.

Niestety w opinii fiskusa wydatki te stanowią wydatki na reprezentację, co oznacza, że firma nie ma możliwości obciążania nimi kosztów podatkowych (ramka).

Integracja

Coraz częściej regułą jest, że w tzw. firmowych spotkaniach integracyjnych poza przedstawicielami właścicieli firmy i pracownikami uczestniczą także zleceniobiorcy oraz kontrahenci lub przedstawiciele firm współpracujących. Organy podatkowe negatywnie odnoszą się do możliwości zaliczania do kosztów podatkowych wydatków związanych m.in. z uczestnictwem kontrahentów w takim spotkaniu. W ich opinii wydatki na organizację imprezy integracyjnej w części, która dotyczy kontrahentów, podobnie jak ma to miejsce w odniesieniu do benefitów zapewnianych w ramach kontraktów B2B, stanowią wydatki na reprezentację. Zdaniem fiskusa ich głównym celem jest bowiem tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz poprzez kreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami spotkań.

Szkolenia

Normą stało się w ostatnich latach organizowanie bezpłatnych szkoleń dla kontrahentów - informacyjnych lub instruktażowych nazywanych szkoleniami produktowymi. Kontrahenci, którzy w nich uczestniczą, zdobywają lub poszerzają wiedzę na temat oferowanych przez organizatora towarów czy usług, a w przypadku towarów również zapoznają się z ich właściwościami, obsługą oraz technikami sprzedaży.

Przygotowanie szkolenia wymaga poniesienia m.in. kosztów najmu sali, opracowania materiałów szkoleniowych, zakupu i utrzymania lub najmu sprzętu szkoleniowego, wynagrodzeń szkolących oraz często zapewnienia poczęstunku (tu usługę gastronomiczną należy uznać za część szerszego zlecenia). Takie wydatki szkoleniowe należy kwalifikować jako koszty związane ze sprzedażą towarów, a to pozwala na obciążanie nimi kosztów podatkowych w firmie organizatora.

Organizator szkolenia zasadniczo może również w firmowych kosztach ująć wydatki na nocleg dla kontrahentów, w przypadku gdy szkolenie trwa co najmniej dwa dni - o ile nocleg rozdzielał kolejne dni, w których jest przeprowadzane szkolenie. Gdyby jednak w kolejnym dniu nie było już szkolenia, lecz dodatkowe atrakcje dla uczestników, to organ podatkowy może chcieć przypisać wydatkowi poniesionemu zarówno na nocleg, jak i na sfinansowanie atrakcji charakter reprezentacyjny i w konsekwencji przyjąć, że nie stanowi on kosztu podatkowego organizatora szkolenia.

Upominki

W kontaktach biznesowych zwyczajowo pojawiają się różnorodne upominki. Na możliwość obciążenia kosztów firmowych wartością poniesionych na nie wydatków wpływa ich charakter, wysokość oraz krąg beneficjentów.

Prezenty, które są przekazywane w celach reklamowych, zazwyczaj mają niską cenę nabycia lub wartość rynkową. Poza tym są one oznakowane logo firmy oraz przeznaczone dla wszystkich kontrahentów i klientów - obecnych oraz potencjalnych. Wartością tego typu upominków, jako typowo reklamowych, a nie reprezentacyjnych, gdyż celem ich poniesienia jest rozpowszechnianie i przywiązanie klientów do marki, przedsiębiorca może obciążać firmowe koszty podatkowe.

Za wydatki reklamowe nie można jednak uznać tych przeznaczanych na nabycie eleganckich, wartościowych czy też ekskluzywnych upominków dedykowanych tylko ściśle wybranej grupie kontrahentów oraz zyskujących na popularności tzw. koszy prezentowych. Są to typowo wydatki reprezentacyjne - zarówno z uwagi na charakter samego wydatku, jak i z powodu wyselekcjonowanego kręgu odbiorców, co powoduje wyłączenie ich wartości z kosztów podatkowych.

Nagrody dla pracowników kontrahentów

Wielu przedsiębiorców, chcąc sobie zapewnić lojalność kontrahentów, przygotowuje dla nich specjalne programy. Są one zazwyczaj skierowane bezpośrednio do pracowników, którzy odpowiadają za kontrahenckie zlecenia. Z kolei same programy polegają na przekazywaniu nagród odpowiadających ilości zebranych w programie punktów tym z nich, którzy dokonują największych zamówień towarów czy usług. Organizator takiego programu zazwyczaj zakłada, że dzięki niemu uzyska wzrost przychodów ze sprzedaży oferowanych przez nich towarów i usług. To z kolei powoduje, że wydatki związane z organizacją takich działań, w tym zakup nagród wydawanych w programach lojalnościowych, spełniają warunki do rozliczania ich wartości w firmowych kosztach podatkowych.