Ekstra profity zleceniobiorcy w rozliczeniu podatkowym

Umowa zlecenia od lat stanowi najpopularniejszą z umów cywilnoprawnych. Zawarte w niej postanowienia coraz częściej oprócz wynagrodzenia za wykonanie zlecenia przewidują otrzymanie przez zleceniobiorców szeregu dodatkowych świadczeń mających zapewnić sprawną realizację zlecenia. Ich wartość należy prawidłowo ująć i ewentualnie opodatkować po stronie przychodów zleceniobiorcy. Natomiast zleceniodawca powinien rozważyć możliwość ich ujęcia w rachunku kosztowym.

Przejazdy prywatnym samochodem

Na potrzeby realizacji zadań wynikających z zawartych umów zleceniobiorcy często wykorzystują swoje prywatne samochody - zwłaszcza w sytuacji, gdy mają zapewniony zwrot kosztów z tym związanych. Uzyskanie takiego zwrotu generuje po stronie zleceniobiorcy - podobnie jak wynagrodzenie przysługujące mu za wykonanie zlecenia - przychód z działalności wykonywanej osobiście. Przychód ten jednak może korzystać ze zwolnienia, gdy zwrot dotyczy jazd zamiejscowych. Natomiast w jazdach lokalnych, poza wyjątkami określonymi w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o pdof, zarezerwowanymi wyłącznie dla niektórych grup pracowników, zwrot ten stanowi przychód podlegający u zleceniobiorcy opodatkowaniu.

Zwrot kosztów przejazdu samochodem w podróży odbytej przez zleceniobiorcę jest zwolniony od podatku w warunkach wynikających z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o pdof. Z jego treści wynika, że m.in. kwoty otrzymane tytułem zwrotu kosztów używania samochodu w celu odbycia podróży są wolne od podatku do wysokości wynikającej z przepisów rozporządzenia MPiPS w sprawie podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.). Przepisy tego rozporządzenia przewidują przedmiotowy zwrot do wysokości tzw. kilometrówki, stanowiącej iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu. Nadwyżka ponad ten limit podlega opodatkowaniu wraz z wynagrodzeniem za wykonanie zlecenia.

Po stronie zleceniodawcy możliwość obciążania firmowych kosztów podatkowych wartością omawianych wydatków uzależniona jest, poza istnieniem ich związku z czynnościami wykonywanymi w ramach umowy zlecenia, także od tego, aby w umowie zawartej ze zleceniobiorcą znalazły się postanowienia o ich finansowaniu. Pomimo że uregulowania ustaw o pdof i o pdop nie nakładają wprost na strony umowy zlecenia obowiązku zawarcia w umowie zlecenia zapisów, z których jednoznacznie wynikałoby zobowiązanie zleceniodawcy do ponoszenia omawianych wydatków, niemniej w celach dowodowych jest to wskazane. Pozwoli to zleceniodawcy ujmującemu je w kosztach podatkowych na uniknięcie ewentualnego sporu z organami podatkowymi.

Finansowanie noclegów zleceniobiorcy

Jeżeli wykonanie zlecenia wymaga wyjazdu na okres dłuższy niż kilka godzin poza miejscowość, w której zleceniodawca ma siedzibę, to zazwyczaj zleceniodawca zapewnia zleceniobiorcom noclegi, które finansuje z własnych środków. Dla zleceniobiorcy wartość świadczenia uzyskanego z tytułu nieodpłatnego korzystania z mieszkania lub hotelu zapewnionego przez zleceniodawcę stanowi przychód z działalności wykonywanej osobiście, który nie korzysta ze zwolnienia od podatku. Co prawda art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o pdof zwalnia z podatku wartość świadczeń ponoszonych z tytułu zakwaterowania, jednak wyłącznie w limitowanej wysokości, bo nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Ponadto zwolnieniem objęte zostały świadczenia uzyskane w tym zakresie wyłącznie przez pracowników od pracodawcy. Stąd należności zleceniobiorców z tego tytułu podlegają opodatkowaniu.

Dla zleceniodawcy do ujęcia tego typu wydatków w kosztach podatkowych, podobnie jak w przypadku zwrotu kosztów przejazdów, wskazane jest zawarcie w umowie zlecenia zapisu zobowiązującego zleceniodawcę do ich ponoszenia.

Używanie własnych narzędzi

Przy wykonywaniu świadczeń w ramach umów zlecenia zleceniobiorcy często użytkują własne narzędzia lub sprzęt. Jeśli się tak umówią, to zleceniodawca wypłaca im z tego tytułu dodatkowe świadczenie - najczęściej w formie ekwiwalentu, który stanowi dla nich opodatkowany przychód. Co prawda na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o pdof ekwiwalenty pieniężne za używane przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt stanowiące własność używającego są zwolnione z podatku, ale jedynie wówczas, gdy tym używającym jest pracownik. W efekcie wartość takiego ekwiwalentu, ale wypłaconego zleceniobiorcy, płatnik powinien doliczyć do jego wynagrodzenia za wykonanie zlecenia za dany miesiąc i od łącznej kwoty obliczyć zaliczkę na podatek.

Zapewnienie odzieży ochronnej

Powierzając osobie fizycznej wykonywanie pracy na podstawie umowy zlecenia, podmiot, który korzysta z jej świadczeń, ma obowiązek zapewnić jej bezpieczne i higieniczne warunki pracy (art. 304 Kodeksu pracy - Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.). Może go realizować zapewniając jej odzież roboczą.

Zleceniobiorca otrzymujący nieodpłatnie odzież i obuwie robocze uzyskuje przychód podatkowy, który może być objęty zwolnieniem z podatku wynikającym z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof. Wskazuje on, że ze zwolnienia od pdof korzystają świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeśli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Ponieważ zapewniając odzież roboczą dla zleceniobiorcy zleceniodawca realizuje ustawowy obowiązek, to generalnie jej wartością może obciążyć swoje koszty podatkowe. Jednak podobnie jak w przypadku innych pozapłacowych świadczeń dla zleceniobiorcy musi istnieć tytuł do obciążenia zleceniodawcy tymi kosztami. W tym celu w zawartej umowie zleceniodawca powinien zobowiązać się do zapewnienia tej odzieży i pokryć wydatki na jej nabycie z własnych środków.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm.)