Rozliczenie zakupu samochodu osobowego na potrzeby firmy

Na potrzeby prowadzonej działalności chcemy nabyć samochód osobowy. Jak rozliczyć taką transakcję dla celów przyszłej amortyzacji oraz w jakiej części można odliczyć VAT?

Jeżeli wartość początkowa samochodu nie przekracza kwoty 3.500 zł, wydatek na jego nabycie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów bezpośrednio lub poprzez dokonanie jednorazowego odpisu amortyzacyjnego.

Bezpośrednio do kosztów można również zaliczyć wydatek na nabycie samochodu, o wartości wyższej niż 3.500 zł, w przypadku gdy podatnik w momencie przyjęcia go do używania uzna, że nie będzie wykorzystywał pojazdu w prowadzonej działalności dłużej niż 12 miesięcy. Takie rozliczenie może być następstwem np. planowanej sprzedaży samochodu. Przy czym wykorzystywanie samochodu w okresie dłuższym niż zakładane 12 miesięcy spowoduje konieczność dokonania korekt, o których mowa w art. 16e ust. 1 ustawy o PDOP oraz art. 22e ust. 1 ustawy o PDOF.

Wartość początkową samochodu osobowego stanowi cena jego nabycia, czyli kwota należna zbywcy, powiększona o koszty związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania. Będą to m.in. koszty związane z zarejestrowaniem pojazdu, a także naliczone prowizje i odsetki od udzielonego na jego nabycie kredytu. W przypadku, gdy cena nabycia wyrażona jest w walucie obcej, należy ją skorygować o różnice kursowe, naliczone do dnia przekazania do używania.

Ponadto wartość początkową nabytego samochodu zwiększa się na ogólnych zasadach o VAT naliczony od nabycia pojazdu w części niepodlegającej odliczeniu. Jak wynika z art. 3 ustawy z dnia 16 grudnia 2010 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o transporcie drogowym (Dz. U. nr 247 poz. 1652 ze zm.), w okresie do dnia 31 grudnia 2012 r., w przypadku nabycia samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, kwotę podatku naliczonego podlegającego odliczeniu stanowi 60% kwoty określonej w fakturze lub kwoty podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, nie więcej jednak niż 6.000 zł.

Samochody osobowe amortyzuje się wyłącznie według metody liniowej. Podstawową stawką amortyzacyjną jest określona w Wykazie stawek amortyzacyjnych stawka równa 20% (co oznacza amortyzację w okresie 5 lat).

W przypadku, gdy zakupiony samochód był używany przed jego nabyciem przez okres co najmniej 6 miesięcy, można uznać go za używany. Uprawnia to do indywidualnego ustalenia stawki amortyzacyjnej, która w odniesieniu do środków transportu nie może przekroczyć 40% (okres amortyzacji co najmniej 30 miesięcy).

Ustawy o podatku dochodowym (art. 16i ust. 2 ustawy o PDOP oraz art. 22i ust. 2 ustawy o PDOF) przewidują również możliwość skrócenia podstawowego okresu amortyzacji w przypadku samochodów osobowych używanych bardziej intensywnie w stosunku do warunków przeciętnych albo wymagających szczególnej sprawności technicznej. Wyjaśnienia dotyczące zwiększonej intensywności użytkowania oraz szczególnej sprawności technicznej zawarto w objaśnieniach do Wykazu stawek amortyzacyjnych.

Na zwiększoną intensywność użytkowania może wskazywać np. duży (odbiegający od przeciętnego) roczny przebieg pojazdu. W branży motoryzacyjnej przyjmuje się, że w normalnych warunkach przeciętny przebieg samochodu osobowego wynosi około 30.000 km rocznie. Można zatem uznać, że pojazd osiągający przebiegi przewyższające tę wielkość użytkowany jest bardziej intensywnie. Podejście takie wyrażone przez podatnika potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 17 stycznia 2012 r., nr IPPB3/423-992/11-2/JD.

Należy przy tym pamiętać, że prawo podwyższenia stawki amortyzacyjnej w takich przypadkach przysługuje jedynie w miesiącach, w których dany pojazd jest faktycznie używany bardziej intensywnie. Jak wynika bowiem z art. 16i ust. 3 ustawy o PDOP oraz art. 22i ust. 3 ustawy o PDOF w razie wystąpienia bądź ustania warunków uzasadniających podwyższenie stawek, stawki te ulegają podwyższeniu lub obniżeniu od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności uzasadniające te zmiany.

Ewentualne podwyższenie stawki podstawowej (20% - wynikającej z Wykazu) następuje przy zastosowaniu współczynnika nie wyższego niż 1,4, co daje roczną stawkę na poziomie 28%.

Bez względu na przyjętą stawkę amortyzacyjną, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym samochód wprowadzono do ewidencji środków trwałych. Przy czym wprowadzenie do ewidencji środków trwałych następuje najpóźniej w miesiącu przekazania samochodu do używania.

Zaliczając odpisy amortyzacyjne do kosztów uzyskania przychodów należy pamiętać, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20.000 euro przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania (art. 16 ust. 1 pkt 4 ustawy o PDOP oraz art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PDOF).

W uzupełnieniu dodajmy, że zakup samochodu osobowego nie może być rozliczony w ramach - limitu 50.000 euro - jednorazowej amortyzacji dokonywanej przez podatników rozpoczynających działalność oraz tzw. małych podatników (por. art. 16k ust. 7 ustawy o PDOP oraz art. 22k ust. 7 ustawy o PDOF).