Rachunek bankowy dla przedsiębiorcy

Podmiot dokonujący rejestracji swojej działalności w CEIDG, składając wniosek CEIDG-1, ma możliwość uwidocznienia w nim danych rachunków bankowych związanych z prowadzeniem firmy, o ile takie na tym etapie posiada. Wielu przedsiębiorców zastanawia się również czy obowiązkowe jest otwieranie w banku specjalnego konta dla firm, czy mogą korzystać z konta osobistego?

Rachunek wymagany czy nie?

Z przepisów Prawa przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162) nie wynika wprost obowiązek zakładania i prowadzenia rachunku bankowego dla przedsiębiorców. Jednakże w praktyce konto takie w wielu sytuacjach jest niezbędne dla wypełniania obowiązków czy w ramach dokonywanych czynności.

Przykładowo zgodnie z przepisami Prawa przedsiębiorców dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą musi następować za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku, gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 zł.

Transakcje w walutach obcych należy przeliczać na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Co istotne, obie wymienione przesłanki muszą być spełnione łącznie. Jeśli wartość transakcji przekracza kwotę 15.000 zł, a jedną ze stron nie jest inny przedsiębiorca, to obowiązek ten nie ma zastosowania. Warto przypomnieć, że przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca działalność gospodarczą. Przedsiębiorcami są także wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. Podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który dokona zapłaty w gotówce, w przypadku gdy jednorazowa wartość takiej transakcji przekracza 15.000 zł, nie ma prawa zaliczyć jej wartości do kosztów podatkowych w tej części, w jakiej płatność za nią została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Jeżeli natomiast już nią obciąży koszty, wówczas w części, w jakiej płatność dotycząca transakcji została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego, w miesiącu jej dokonania musi zmniejszyć koszty podatkowe albo w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów - zwiększyć przychody. Z kolei żadne konsekwencje nie są przewidziane dla przyjmującego zapłatę ponad limit.

Poza tym, posiadanie rachunku bankowego jest konieczne w sytuacji, gdy przedsiębiorca ubiega się o zwrot z urzędu skarbowego zapłaconego podatku VAT. Art. 87 ust. 2 ustawy o VAT (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.) stanowi, że zwrot następuje w terminie 60 dni od dnia złożenia rozliczenia przez podatnika na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju albo na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym, o którym mowa w odrębnych przepisach, lub na wskazany przez podatnika rachunek banku mającego siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, jako zabezpieczenie udzielanego przez ten bank lub przez tę kasę kredytu, na podstawie złożonego przez podatnika do naczelnika urzędu skarbowego, w terminie do złożenia deklaracji podatkowej, pisemnego, nieodwołalnego upoważnienia organu podatkowego, potwierdzonego przez bank lub spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową udzielających kredytu, do przekazania tego zwrotu.

Osobisty czy firmowy rachunek?

Przedsiębiorca nie ma obowiązku zakładania osobnego rachunku bankowego dla swojej firmy, jeśli regulamin banku, w którym posiada osobisty rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy, nie zabrania korzystania z niego także w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Sankcją za złamanie regulaminu może być rozwiązanie umowy, jednak banki rzadko decydują się na tego rodzaju działanie.

Warto jednak mieć na uwadze, że przedsiębiorca, który zdecyduje się na używanie prywatnego rachunku na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, będzie musiał oddzielać transakcje, które dotyczą działalności firmy, od tych, które stanowią prywatne przelewy posiadacza rachunku.

Informacja o rachunku w CEIDG-1

Dane dotyczące rachunku bankowego wnioskodawca uwidacznia w rubryce 26 "Informacje o rachunkach bankowych/rachunkach w SKOK wnioskodawcy". W razie potrzeby należy dołączyć załącznik CEIDG-RB.

Przedsiębiorca powinien być właścicielem zgłaszanego rachunku. Z wyjaśnień zamieszczonych w Instrukcji wypełniania wniosku CEIDG-1 wynika, że do celów działalności gospodarczej można używać jedynie rachunków, których jest się właścicielem lub ewentualnie współwłaścicielem (nie wystarczy sam dostęp do konta). Resort dla wygody przedsiębiorcy i ochrony środków prywatnych osób trzecich zaleca, aby nie korzystać z rachunków należących jednocześnie do właściciela firmy i osób niezwiązanych z firmą. Wynika to z faktu, iż w przypadku kontroli ze strony urzędu skarbowego lub zajęcia komorniczego wszystkie pieniądze zostaną potraktowane jako firmowe.

Posługując się kontem osobistym, przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przelewów.

Fragment druku CEIDG-1