Odejście z zarządu spółki z o.o.

Do złożenia rezygnacji przez członka zarządu spółki z o.o. wystarczy przekazanie oświadczenia na ręce innego członka zarządu albo prokurenta. Forma oświadczenia i moment złożenia rezygnacji mają znaczenie dla możliwości ujawnienia w KRS zmiany w składzie zarządu oraz dla zapewnienia dalszego funkcjonowania spółki.

Komu?

Obecnie nie budzi już wątpliwości tryb składania rezygnacji przez członków zarządu spółki z o.o. Sąd Najwyższy w uchwale 7 sędziów z dnia 31 marca 2016 r., sygn. akt III CZP 89/15, przyjął, że rezygnację należy składać zgodnie z zasadami reprezentacji biernej spółki (art. 205 § 2 Kodeksu spółek handlowych). Członek zarządu powinien więc oświadczenie o rezygnacji złożyć na ręce innego członka zarządu bądź prokurenta. Nie ma więc zastosowania zasada, że rezygnację składa się na ręce podmiotu upoważnionego do powołania członka zarządu - np. zgromadzenia wspólników czy rady nadzorczej.

Reguła ta nie dotyczy jedynego (ostatniego) członka zarządu, który powinien zastosować się do zasad wynikających z art. 202 § 6 K.s.h. Przepis ten przewiduje, że jeżeli w wyniku rezygnacji członka zarządu żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony, członek zarządu składa rezygnację wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Zaproszenie na zgromadzenie wspólników zawiera także oświadczenie o rezygnacji członka zarządu. Rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników.

Rezygnujący członek zarządu jest uprawniony do zwołania zgromadzenia, nawet jeśli zarząd jest kadłubowy (tj. gdy ma niepełny skład). W porządku obrad zwoływanego zgromadzenia powinien znaleźć się wybór nowego zarządu. Skuteczność rezygnacji nie jest zależna od powołania następcy na zgromadzeniu ani nawet od odbycia się zgromadzenia. Chodzi tu więc tylko o stworzenie możliwości uzupełnienia składu zarządu.

Art. 202 § 6 K.s.h. ma zastosowanie również w przypadkach, gdy wszyscy pozostali członkowie zarządu będą chcieli jednocześnie składać rezygnację z pełnionej funkcji. Wyklucza wzajemne składanie rezygnacji w tym samym czasie.

Kiedy?

Oświadczenie o rezygnacji z funkcji w zarządzie (patrz: Przykład oświadczenia...) wywołuje skutek z chwilą jego doręczenia. Oznacza to, że jeśli z treści oświadczenia nie wynika nic innego, to mandat składającego oświadczenie wygasa z chwilą dotarcia stosownego oświadczenia do adresata.

W wielu przypadkach rezygnujący chcą natychmiast rozstać się ze spółką. Są jednak sytuacje, gdy powinni rozważyć złożenie rezygnacji z zastrzeżeniem terminu tak, aby mandat wygasł nieco później niż w dniu złożenia oświadczenia. Dotyczy to w szczególności przypadków, gdy na skutek rezygnacji zarząd spółki będzie kadłubowy.

Zastrzeżenie terminu przy złożeniu rezygnacji pozwala zabezpieczyć prawidłowe funkcjonowanie spółki w niedalekiej przyszłości, a w szczególności powołać nową osobę (osoby) do zarządu. Trzeba mieć na uwadze, że do złożenia rezygnacji przez członka zarządu stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie (art. 202 § 5 K.s.h.). Chodzi tu o art. 746 § 2 Kodeksu cywilnego, który przewiduje m.in., że jeśli zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, przyjmujący zlecenie jest odpowiedzialny za szkodę. Krótko mówiąc, jeśli spółka poniesie szkodę w związku z dezorganizacją, jaką wywoła natychmiastowa rezygnacja, będzie mogła dochodzić odszkodowania od członka zarządu składającego rezygnację. Dlatego dobrą praktyką jest złożenie rezygnacji z zastrzeżeniem terminu pokrywającego się z terminem zwoływanego zgromadzenia wspólników, na którym możliwe będzie uzupełnienie składu zarządu.

Jak członek zarządu ma złożyć rezygnację?

Kodeks spółek handlowych nie zastrzega żadnych wymogów co do formy dla skuteczności oświadczenia o złożeniu rezygnacji z pełnienia funkcji w zarządzie. Jeśli umowa spółki nie wprowadza w tej kwestii żadnych dodatkowych zastrzeżeń, to rezygnacja może mieć nawet postać ustną. Nie jest to jednak forma wystarczająca do wykazania ustania mandatu w zarządzie. Nie pozwoli również na ujawnienie zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Zaleca się składanie rezygnacji w formie pisemnej. Rezygnujący powinien zadbać przy tym, aby adresat potwierdził otrzymanie oświadczenia (np. poprzez adnotację: "Otrzymałem dnia..." z podpisem). W grę wchodzi również złożenie oświadczenia elektronicznie (np. wysłanie pliku pdf e-mailem). Jeśli plik będzie opatrzony podpisem kwalifikowanym, to oświadczenie będzie odpowiadać formie elektronicznej, która jest równoważna z formą pisemną (art. 78¹ § 2 K.c.). Gdy plik zostanie opatrzony podpisem zaufanym, to oświadczenie będzie odpowiadać formie dokumentowej w rozumieniu art. 77² K.c. W obu przypadkach w interesie składającego jest uzyskanie e-maila zwrotnego potwierdzającego wpływ oświadczenia do adresata.

Zgłoszenie do KRS

Wygaśnięcie mandatu członka zarządu powinno być zgłoszone przez spółkę do KRS w terminie 7 dni. Wniosek należy złożyć za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (prs.ms.gov.pl).

Do wniosku trzeba dołączyć skan pisemnego oświadczenia o złożeniu rezygnacji, a jego oryginał dosłać pocztą do sądu (chyba że wniosek podpisuje reprezentujący spółkę radca prawny albo adwokat). Nie dotyczy to jednak oświadczenia podpisanego podpisem kwalifikowanym albo podpisem zaufanym. Zgodnie z art. 694⁴ § 2 Kodeksu postępowania cywilnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 1568) dokumenty będące podstawą wpisu do KRS, stanowiące załączniki do wniosku złożonego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, sporządzone w postaci elektronicznej, opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Stosowny plik należy dołączyć do wniosku.

Jeśli rezygnacja doprowadziła do kadłubowości zarządu, wniosek z racji braku możliwości reprezentacji spółki nie może zostać złożony. W tym przypadku sam zainteresowany może (również za pośrednictwem PRS) złożyć dokument obejmujący rezygnację do akt rejestrowych. Będzie to stanowić podstawę do wszczęcia przez sąd tzw. postępowania przymuszającego, które w jednym z możliwych wariantów może się zakończyć wykreśleniem z urzędu danych członka zarządu, który złożył rezygnację.

Wykreślenie danych członka zarządu z KRS ma charakter deklaratoryjny - nie jest warunkiem skuteczności złożenia deklaracji.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 15.09.2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 18)

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.)