Jak funkcjonuje jedno okienko w KRS?

Dane spółki handlowej wpisane do KRS to jej dane podstawowe. Przekazywane są one z KRS do urzędowych rejestrów. Poza tym administracja skarbowa, GUS i ZUS, oprócz danych z KRS, gromadzą dane uzupełniające o podmiocie wpisanym do KRS. Informowanie o nich jest obowiązkiem spółki. W tym celu należy jedynie złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie NIP-8. Komunikacja na linii sąd rejestrowy - urzędy zostanie rozszerzona z dniem 10 grudnia 2023 r. w związku z wdrożeniem e-Doręczeń.

Pierwszy wpis do KRS i NIP-8

Dane podmiotów wpisane do KRS stanowią ich dane podstawowe. Przekazywane są one z KRS do urzędowych rejestrów, a dokładnie - dane objęte treścią wpisu do KRS, w tym m.in. rejestru przedsiębiorców - są przekazywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP) i rejestru REGON. Natomiast do ZUS (Centralnego Rejestru Płatników Składek) dane podstawowe trafiają z CRP KEP.

Poza tym administracja skarbowa, GUS i ZUS, oprócz danych z KRS, gromadzą dane uzupełniające o podmiocie wpisanym do KRS (patrz ramka).

Informowanie o danych uzupełniających i ich aktualizowanie jest obowiązkiem podmiotów z KRS. W tym celu należy przekazać do urzędu skarbowego NIP-8 (odpowiednio jako zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne) w formie papierowej lub elektronicznej. Zgłoszenie przesyłane przez internet podpisuje uprawniona osoba kwalifikowanym podpisem elektronicznym (musi ona legitymować się pełnomocnictwem UPL-1).

NIP-8 jako zgłoszenie identyfikacyjne należy przekazać w terminie 21 dni od dnia dokonania wpisu podmiotu do KRS. Tak określa art. 5 ust. 2c ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2022 r. poz. 2500 ze zm.), zwanej dalej ustawą. Przy tym krótszy termin wskazuje ZUS na swojej stronie internetowej i w poradniku, który można pobrać z tej strony (www.zus.pl/firmy/zgloszenie-platnika/firmy/zgloszenie-spolki-krs-). Według ZUS sporządzi on za podmiot dokumenty zgłoszeniowe pod warunkiem m.in., że wniosek NIP-8 zostanie zgłoszony w urzędzie skarbowym w terminie do 7 dni od daty rejestracji w KRS.

W praktyce zatem spółka z o.o. będąca płatnikiem składek ZUS powinna złożyć NIP-8 jako zgłoszenie identyfikacyjne w terminie 7 dni od dnia rejestracji w KRS.

Zmiany a KRS i urzędy

Jeśli dane podmiotu z KRS uległy zmianie, wówczas należy ustalić, czy modyfikacje dotyczą:

• tylko danych podlegających wpisowi do KRS (np. danych o sposobie reprezentacji spółki),
• tylko danych uzupełniających przekazywanych urzędom (np. zmiana rachunku bankowego),
• zarówno danych w KRS, jak i uzupełniających (np. adresu spółki i zarazem np. adresu do korespondencji).

W pierwszym przypadku wystarczy złożyć stosowny wniosek w sądzie rejestrowym. Gdy zmiany dotyczą wyłącznie danych z KRS (podstawowych), wówczas funkcjonujące podmioty nie mają obowiązku aktualizowania swoich danych w urzędach. Wynika to z tego, że sąd, otrzymując wniosek o wpis (wolny od braków), dokonuje stosownego wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS. Dane objęte treścią wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS są przekazywane do urzędowych rejestrów na zasadach wcześniej wskazanych.

W drugim przypadku, tj. w razie modyfikacji danych uzupełniających (niezależnie od tego, czy chodzi o informacje dla urzędu skarbowego, statystycznego czy ZUS), trzeba o nich poinformować właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Uczynić to należy, składając zgłoszenie w zakresie danych uzupełniających na druku NIP-8. Otrzymane dane uzupełniające z CRP KEP są przekazywane do rejestru REGON i Centralnego Rejestru Płatników Składek.

Zgłoszenie aktualizacyjne NIP-8 powinno być złożone terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych (art. 9 ust. 1 ustawy). Trzeba wskazać, że ze złożeniem NIP-8, co do zasady, nie należy czekać na wpis do KRS, chyba że wpis ten jest konieczny do zaistnienia zmiany (np. w związku z wprowadzeniem do umowy spółki z o.o. postanowienia w zakresie skróconej nazwy spółki).

Rozszerzenie jednego okienka w KRS

Od 10 grudnia 2023 r. jedno okienko w KRS zostanie rozszerzone o współpracę z ministrem właściwym ds. informatyzacji.

Od wskazanej daty nowo zakładane podmioty niepubliczne, w tym m.in. wszystkie spółki handlowe z udziałem prywatnym, wpisywane do rejestru przedsiębiorców KRS będą musiały korzystać z e-Doręczeń. Natomiast podmioty wpisane do tego rejestru przed wskazaną datą będą miały 3 miesiące od dnia 10 grudnia 2023 r. na realizację obowiązków związanych z e-Doręczeniami.

Obowiązki te polegają na konieczności posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (zwanego też adresem do e-Doręczeń lub ADE). Adres ten musi być powiązany z publiczną (świadczoną przez operatora wyznaczonego - obecnie jest nim Poczta Polska) albo kwalifikowaną (świadczoną przez podmioty komercyjne) usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Przedsiębiorca z KRS może wybrać, czy chce mieć adres do e-Doręczeń powiązany z publiczną czy kwalifikowaną (komercyjną) usługą. Poza tym adres ten musi być wpisany do bazy adresów elektronicznych. Jest to rejestr publiczny. Prowadzi go minister właściwy ds. informatyzacji. Co istotne, wpis adresu do e-Doręczeń do tej bazy oznacza konieczność prowadzenia elektronicznej korespondencji z podmiotami publicznymi. Przy czym podmioty publiczne będą wdrażały e-korespondencję według harmonogramu określonego przez ustawodawcę, na początku mają to uczynić m.in.: ZUS, KRUS, NFZ.

Od dnia 10 grudnia 2023 r. uruchomiona zostanie wymiana danych między bazą adresów elektronicznych a KRS, a poza tym m.in. nowo rejestrowane podmioty w rejestrze przedsiębiorców KRS będą musiały we wniosku składanym do KRS podać niezbędne dane związane z e-Doręczeniami. W przypadku wniosku o wpis do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (...) KRS wskazanie danych dotyczących e-Doręczeń będzie tylko możliwością, a nie obowiązkiem. W odniesieniu do podmiotów z tego rejestru posiadanie omawianego adresu do e-Doręczeń nie jest i nie będzie obowiązkowe (jest to tylko możliwość). Więcej na ten temat pisaliśmy w GP nr 62 z br., na str. 17.

UWAGA!

W dniu 23 listopada 2023 r. w Dzienniku Ustaw opublikowano komunikat Ministra Cyfryzacji zmieniający komunikat w sprawie terminu wdrożenia e-Doręczeń (poz. 2540). Termin z komunikatu przesunięto z 10 grudnia 2023 r. na 30 grudnia 2023 r. Podstawę prawną komunikatu stanowi art. 155 ust. 10 ustawy o doręczeniach elektronicznych. Przy tym ustawa ta wskazuje, że termin z komunikatu nie może być późniejszy niż 1 stycznia 2024 r.

Przed publikacją komunikatu zmieniającego termin e-Doręczeń na stronie Ministerstwa Cyfryzacji w dniu 22 listopada 2023 r. ukazała się aktualność dotycząca tej kwestii. Poinformowano w niej, że przesunięcie terminu zostało dokonane na prośbę podmiotów  zobowiązanych do wdrożenia e-Doręczeń. Dodatkowo Ministerstwo Cyfryzacji poinformowało, że chce wystąpić z inicjatywą legislacyjną, która pozwoli przesunąć maksymalną datę wdrożenia na 1 stycznia 2025 r. W związku z tym przygotowano odpowiedni projekt ustawy, który został skierowany do rozpatrzenia przez Radę Ministrów. Projekt zawiera wyłącznie propozycje zmiany maksymalnej daty terminu z komunikatu z 1 stycznia 2024 r. na 1 stycznia 2025 r.