Drugi kwartał roku kalendarzowego to dla spółek prowadzących księgi rachunkowe czas na zatwierdzenie sprawozdania finansowego, gdy ich rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Następnie dokumenty finansowe należy przekazać do KRS. Wyjątek od tej zasady dotyczy spółek cywilnych prowadzących pełną księgowość. Natomiast spółki jawne osób fizycznych i partnerskie, które nie muszą przestrzegać regulacji wynikających z ustawy o rachunkowości i nie czynią tego dobrowolnie, są zobowiązane poinformować sąd rejestrowy o braku powinności sporządzenia sprawozdania finansowego.
Do spółek osobowych w kontekście obowiązków sprawozdawczych można zaliczyć spółkę cywilną oraz spółki jawne, partnerskie i komandytowe. Przy tym pierwsza ze spółek to spółka prawa cywilnego, a pozostałe z wymienionych spółek są tworzone i funkcjonują w oparciu o przepisy Kodeksu spółek handlowych. W świetle jego regulacji spółką osobową jest także spółka komandytowo-akcyjna. Jednakże w sprawach dotyczących podsumowania ubiegłego roku obrotowego spółce tej bliżej do spółek kapitałowych (por. art. 126 § 1 pkt 2 K.s.h. - Dz. U. z 2024 r. poz. 18). Kwestie te w niniejszym artykule zostały pominięte.
Spółki osobowe prowadzące księgi rachunkowe muszą w szczególności sporządzić roczne sprawozdanie finansowe. Podlega ono zatwierdzeniu, a w określonych okolicznościach uprzednio także badaniu (art. 64 ustawy o rachunkowości - Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 z zastrzeżeniem ust. 2b ustawy o rachunkowości; zobacz też jej art. 53 ust. 2a). W jednostkach, w których rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, ostateczny termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2024 r. to 30 czerwca 2025 r.
Procedura zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego jest mało sformalizowana w omawianych spółkach osobowych. Nie ma w nich obowiązku przeprowadzenia zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Wystarczy, że odpowiednie uchwały (o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i ewentualnie także sprawozdania z działalności, o podziale zysku albo pokryciu straty) zostaną podjęte przez wspólników.
Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego osobowej spółki handlowej (ewentualnie po upływie terminu na jego zatwierdzenie) dokumenty finansowe wymienione w art. 69 ustawy o rachunkowości (ewentualnie w pierwszej kolejności samo sprawozdanie) muszą trafić do KRS. Powinno to nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe należy złożyć w KRS dwukrotnie, jeżeli nie zostało ono zatwierdzone w terminie określonym przez przepisy. W takich okolicznościach sprawozdanie finansowe należy złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po terminie, w którym należało je zatwierdzić (ostateczny termin to 15 lipca 2025 r.), a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z wymaganymi dokumentami.
Co do zasady, dokumenty finansowe są przekazywane do KRS w ramach zgłoszenia. System obsługujący zgłoszenia dostępny jest przez Portal Rejestrów Sądowych: prs.ms.gov.pl, zakładka "Krajowy Rejestr Sądowy", a następnie "RDF - Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych", ewentualnie bezpośrednio przez stronę systemu RDF: ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/.
W przypadku papierowych dokumentów (np. uchwały wspólników spółki jawnej o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego) do zgłoszenia można dołączyć ich kopie (skany) bez konieczności dosyłania do sądu rejestrowego papierowych oryginałów pocztą (zob. art. 19e ust. 3 ustawy o KRS - Dz. U. z 2024 r. poz. 979 ze zm.). Poza tym w odniesieniu do zgłoszeń obowiązują szczególne zasady ich podpisywania uregulowane w art. 19e ust. 2 ustawy o KRS. Stanowi on, że zgłoszenie opatruje kwalifikowanym e-podpisem, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator. Zgłoszenia za spółkę może dokonać także pełnomocnik. Może nim być wyłącznie adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny (zob. art. 19e ust. 3a ustawy o KRS). Opcja dodania danych pełnomocnika widoczna jest w przypadku każdego podmiotu.
Gdyby spółka nie mogła przekazać dokumentów finansowych w trybie zgłoszenia, będzie musiała przekazać je, składając wyjątkowo wniosek przez system S24 (nawet gdy była zawiązana w tradycyjnym trybie). Wniosek ten podlega opłatom na łączną kwotę 140 zł.
Wzmianki o złożeniu wymaganych dokumentów finansowych są zamieszczane w dziale 3 rejestru przedsiębiorców KRS. Dokumenty te podlegają złożeniu w elektronicznym repozytorium dokumentów finansowych. Po zamieszczeniu w RDF sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania są one przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (art. 20 ust. 1g ustawy o KRS). Dzięki temu podmiot nie ma obowiązku przekazania dokumentów finansowych we własnym zakresie do administracji skarbowej (art. 27 ust. 2 ustawy o pdop - Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.). Wspólnicy spółek jawnych, partnerskich czy komandytowych będący osobami fizycznymi nie mają obowiązku przekazywania sprawozdania finansowego spółki do Szefa KAS. Nie ma do nich zastosowania art. 45 ust. 5 ustawy o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.). Nie mają go także wspólnicy spółek cywilnych. Pisaliśmy o tym m.in. w GP nr 24 z 2025, na str. 12
Obowiązek ogłaszania sprawozdania finansowego w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG) reguluje art. 70 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim kierownik jednostki niewpisanej do rejestru sądowego oraz zobowiązanej na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości do poddania badaniu rocznego sprawozdania finansowego powinien złożyć to sprawozdanie wraz z innymi wymaganymi dokumentami do ogłoszenia w MSiG w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia tego sprawozdania. Dotyczy to m.in. spółek cywilnych zobowiązanych do sporządzenia sprawozdania finansowego i poddania go obowiązkowemu badaniu przez firmę audytorską. Z obowiązku tego nie muszą wywiązywać się te spółki cywilne, których sprawozdanie finansowe nie podlegało obowiązkowemu badaniu, lecz zostało zbadane dobrowolnie.
|
Spółki bez ksiąg rachunkowych Spółki jawne osób fizycznych i partnerskie, które nie mają obowiązku prowadzenia pełnej księgowości i nie czynią tego dobrowolnie, muszą pamiętać o konieczności poinformowania KRS o braku obowiązków sprawozdawczych. Reguluje to art. 70a ustawy o rachunkowości. Obowiązek ten powinien być realizowany corocznie po zakończeniu danego roku. Każda spółka jawna osób fizycznych i spółka partnerska, która w danym roku nie prowadzi ksiąg rachunkowych, jest zatem zobligowana przekazać do KRS oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego do końca czerwca roku następnego. Termin na jego realizację jest powiązany jedynie z zakończeniem roku. Wskazane oświadczenie musi być złożone drogą elektroniczną w trybie zgłoszenia za pośrednictwem systemu RDF. Zgłoszenie to jest bezpłatne i musi być podpisane zgodnie z art. 19e ust. 2 ustawy o KRS. |
| ||||||||||||
|
||||||||||||
