e-Doręczenia i ich okres przejściowy

Od 1 stycznia 2025 r. wystartowały e-Doręczenia. Stanowią one rozwiązanie, którego wdrożenie ma doprowadzić do transformacji korespondencji nadawanej przez podmioty publiczne. Dzięki nim korespondencję papierową zastąpić ma elektroniczna. Przy tym ostateczne e-Doręczenia są wdrażane z okresem przejściowym trwającym do końca 2025 r.

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek korzystania z e-Doręczeń został nałożony na większość podmiotów publicznych oraz określone podmioty niepubliczne, tj. na przedsiębiorców z KRS i CEIDG oraz przedstawicieli określonych zawodów zaufania publicznego. Kwestie te reguluje ustawa o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm.), zwana dalej ustawą. W świetle tej ustawy istotny jest podział na podmioty publiczne i podmioty niepubliczne, gdyż ustawa odrębnie reguluje ich obowiązki. Definicja podmiotu publicznego zawarta jest w art. 2 pkt 6 ustawy. Natomiast zgodnie z jej art. 2 pkt 5 podmiot niepubliczny to osoba fizyczna i podmiot inny niż podmiot, o którym mowa w art. 2 pkt 6 ustawy.

Różne obowiązki

W przypadku podmiotów niepublicznych tylko część z nich wskazana wcześniej jest/będzie objęta obowiązkami związanymi z e-Doręczeniami. Jeśli chodzi o przedsiębiorców z CEIDG czy z KRS, to ich obowiązki dotyczące e-Doręczeń polegają na konieczności posiadania adresu do e-Doręczeń wpisanego do bazy adresów elektronicznych (BAE) oraz na odbieraniu korespondencji wysyłanej do nich przez podmioty publiczne tym kanałem komunikacji.

Natomiast obowiązki podmiotów publicznych polegają na wysyłaniu korespondencji poprzez e-Doręczenia. Oczywiście podmioty publiczne także powinny uzyskać adres do e-Doręczeń wpisany do BAE. Ich adres do e-Doręczeń musi być powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE). PURDE świadczy operator wyznaczony (obecnie jest nim Poczta Polska S.A.). Dla porównania podmioty niepubliczne mogą, ale nie muszą, korzystać z PURDE. Zamiast PURDE mogą zdecydować się na kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczoną przez podmioty komercyjne (por. art. 23-24 ustawy). Więcej na ten temat pisaliśmy w GP nr 2 z 2025 r., na str. 14.

PURDE i PUH

W świetle art. 4 ust. 1 ustawy podmiot publiczny zobowiązany jest doręczać korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) na adres do e-Doręczeń wpisany do BAE. Jeśli podmiot publiczny nie może przekazać e-Doręczenia przy wykorzystaniu tej usługi, bo np. osoba fizyczna nie ma adresu do e-Doręczeń, to musi nadać korespondencję z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (PUH). W jej ramach urząd będzie przygotowywał e-korespondencję, która trafi na pocztę i tam będzie przekształcana w sposób zautomatyzowany w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata.

W świetle obecnego brzmienia art. 155 ustawy, co do zasady, podmioty publiczne obowiązane są stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem PURDE lub PUH od dnia 1 stycznia 2025 r. (por. art. 155 ust. 1-5 oraz ust. 9 ustawy). Wyjątki od tych reguł dotyczą trzech grup podmiotów publicznych, i tak:

• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne, samorządowe instytucje kultury, samorządowe osoby prawne oraz samorządowe zakłady budżetowe są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem PURDE od dnia 1 stycznia 2025 r., a w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem PUH od dnia 1 października 2029 r. (art. 155 ust. 6 ustawy),
• m.in. ABW, CBA czy resort obrony narodowej są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem PURDE lub PUH od dnia 31 grudnia 2026 r. (art. 155 ust. 5a ustawy),
• sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem PURDE lub PUH od dnia 1 października 2029 r. (art. 155 ust. 7 ustawy).

Okres przejściowy

Wdrożenie e-Doręczeń z dniem 1 stycznia 2025 r. skutkuje znacznymi zmianami organizacyjnymi w podmiotach publicznych związanymi z nadawaniem korespondencji poprzez e-Doręczenia, obiegiem dokumentów i ich archiwizacją (zob. m.in. art. 39 § 1 K.p.a. - Dz. U. z 2024 r. poz. 572 i art. 144 § 1a Ordynacji podatkowej - Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm. oraz art. 158 ustawy). W związku z tym ustawodawca wprowadził okres przejściowy dla e-Doręczeń. Na podstawie art. 147 ust. 2-3 ustawy (w brzmieniu od 1 stycznia 2025 r.) do dnia 31 grudnia 2025 r. równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu PURDE stanowi:

• doręczenie korespondencji nadanej przez osobę fizyczną lub podmiot niebędący podmiotem publicznym (użytkowników konta w ePUAP) do podmiotu publicznego poprzez ePUAP,
• doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny do osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego podmiotem publicznym (użytkowników konta w ePUAP), nieposiadających adresu do e-Doręczeń, jeżeli:
• korespondencja ta stanowi odpowiedź na podanie albo wniosek złożone w ramach usługi udostępnionej w ePUAP albo
• ta osoba fizyczna lub ten podmiot wystąpiły do organu administracji publicznej o doręczenie korespondencji na konto w ePUAP.

Stosownie zaś do nowego art. 147 ust. 5 ustawy do dnia 31 grudnia 2025 r. podmiot publiczny nie musi doręczać korespondencji przez e-Doręczenia (PURDE lub PUH) w przypadku, gdy korespondencja nie może być doręczona na adres do e-Doręczeń albo z wykorzystaniem PUH ze względu na przesłanki organizacyjne. Istnienie tych przesłanek ocenia nadawca (np. urząd).

Poza tym już wcześniej ustawodawca uznał, że doręczenie korespondencji między podmiotami publicznymi posiadającymi skrzynkę podawczą w ePUAP jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu PURDE do dnia 30 września 2029 r. (art. 147 ust. 1 ustawy).