Czy i jak wspólnik może kontrolować swoją spółkę z o.o.?

W spółkach z o.o. zasadą jest, że każdy wspólnik może korzystać z indywidualnej kontroli na zasadach kodeksowych. Uprawnienia kontrolne dotyczą możliwości przeglądania ksiąg i dokumentów spółki, sporządzania bilansu dla swego użytku lub żądania wyjaśnień od zarządu. Prawo kontroli może być wyłączone albo ograniczone na mocy umowy spółki jedynie wtedy, gdy w spółce ustanowiono organ nadzoru. Poza tym zarząd w określonych okolicznościach może odmówić realizacji uprawnień kontrolnych. Niezależnie od tych uprawnień przepisy K.s.h. przewidują też inną procedurę zbadania rachunkowości oraz działalności spółki.

Uprawnienia wspólnika

Prawo kontroli służy każdemu wspólnikowi (art. 212 K.s.h. - Dz. U. z 2022 r. poz. 1467 ze zm.). Przy tym reguła ta ma zastosowanie, o ile umowa spółki jej nie wyłącza albo nie ogranicza. Jednakże umowa spółki może to czynić jedynie wówczas, gdy w spółce jest ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna (art. 213 § 3 K.s.h.).

Zgodnie z art. 212 § 1 zd. 2 K.s.h. w ramach prawa kontroli każdy udziałowiec sam lub razem z upoważnioną przez siebie osobą może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu. Regulacja ta gwarantuje wspólnikom szeroki dostęp do wszelkich dokumentów spółki. Chodzi tu nie tylko o księgi rachunkowe, ale również o dokumenty źródłowe, w tym faktury i umowy. Z kolei wyjaśnienia mogą dotyczyć wszystkich dziedzin działalności spółki i zarządu.

Istotne jest, aby prawo kontroli realizował sam wspólnik indywidualnie lub z upoważnioną przez siebie osobą. Osoba ta nie może wykonywać tego prawa samodzielnie, tj. bez udziału wspólnika. Jeśli wspólnikiem jest osoba prawna, np. inna spółka, wówczas wykonanie prawa kontroli powinno nastąpić przez członków zarządu spółki będącej wspólnikiem (zgodnie ze sposobem reprezentacji), ewentualnie wraz z upoważnioną przez spółkę osobą (por. postanowienie SO w Warszawie z dnia 30 maja 2018 r., sygn. akt XXIII Ga 198/18).

Miejsce kontroli

Gdy wspólnik chce zapoznać się z księgami i dokumentami w lokalu spółki, powinno się to odbyć w godzinach pracy jej biura. Kontrola wspólnika ma odbywać się w miejscu, w którym realizacja tego prawa będzie dokonana z jednej strony w sposób pełny, a z drugiej bez zakłóceń dla bieżącego funkcjonowania spółki. Nie zawsze będzie to siedziba spółki określona w umowie spółki i wskazana w KRS. W zależności od okoliczności kontrola może zostać zrealizowana w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej przez spółkę, jeśli w tym miejscu znajduje się jej biuro i przechowywane są dokumenty obrazujące jej działalność.

Przez "wgląd do dokumentów" nie można rozumieć jedynie ich okazania. Chodzi o możliwość zapoznania się z nimi, co niejednokrotnie nie może ograniczać się wyłącznie do sporządzenia notatek, ale także powinno wyrażać się w możliwości utrwalenia ich przy pomocy własnych środków technicznych kontrolującego, jak i środków spółki - w obu przypadkach na koszt kontrolującego. Dopiero realny dostęp do dokumentów, możliwość ich zestawienia ze sobą, czy też sporządzenia we własnym zakresie bilansów pozwalają na realizację uprawnień kontrolnych, których celem jest sprawdzenie finansów i sposobu zarządzania spółką (patrz ramka).

Gdy zarząd się sprzeciwia kontroli

Zarząd może odmówić realizacji czynności kontrolnych jedynie, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta uzyskane dane w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi jej znaczną szkodę. Stanowi o tym art. 212 § 2 K.s.h. W świetle tej regulacji zarząd, odmawiając wspólnikowi realizacji uprawnień kontrolnych, musi wykazać związek przyczynowy pomiędzy wykorzystaniem informacji w celach sprzecznych z interesem spółki a hipotetyczną szkodą. Nie wystarczy zatem, że zarząd wykaże sprzeczność celu, w jakim zostałyby wykorzystane informacje, z interesem spółki, ale musi także wykazać, że wykorzystanie tych informacji prowadziłoby do szkody (por. postanowienie SO w Bydgoszczy z dnia 10 czerwca 2022 r., sygn. akt VIII Ga 90/22).

Gdy zarząd nie zgodzi się na realizację przez wspólnika jego prawa kontroli, ale także w sytuacji ograniczenia wykonania prawa do kontroli w sposób efektywny, może on żądać rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników. Adresatem tego żądania powinien być także zarząd. Organ ten ma kompetencje do zwołania zgromadzenia wspólników (art. 235 § 1 K.s.h.). Uchwała wspólników powinna być powzięta w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania.

W razie upływu terminu bez powzięcia uchwały wspólników bądź też gdy uchwała nie zmieniła stanowiska zarządu, wspólnik może złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki. Istotne jest, że wniosek do sądu rejestrowego może być złożony jedynie po wyczerpaniu postępowania wewnątrzspółkowego. Wniosek należy złożyć w terminie 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale lub od upływu terminu do jej podjęcia (art. 212 § 4 K.s.h.). Wniosek podlega opłacie sądowej w kwocie 300 zł. Należy go złożyć drogą elektroniczną przez Portal Rejestrów Sądowych (prs.ms.gov.pl, zakładka "Krajowy Rejestr Sądowy"). Z systemu tego może korzystać każda osoba, która utworzy w nim konto. Po zalogowaniu w systemie należy wybrać zakładkę "e-formularze KRS" i dalej "Inne wnioski". Po kliknięciu w pole "Przejdź do wniosku" pojawi się lista wniosków, w tym m.in. "Wniosek o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień i udostępnienia do wglądu dokumentów oraz ksiąg spółki (...)".

Firma audytorska

Niezależnie od prawa kontroli przepisy K.s.h. przewidują także inne uprawnienie. Może z niego skorzystać wspólnik lub wspólnicy, pod warunkiem że reprezentują co najmniej 1/10 kapitału zakładowego. Na mocy art. 223 K.s.h. wspólnik (wspólnicy) spełniający to kryterium może (mogą), po wezwaniu zarządu do złożenia oświadczenia, złożyć do sądu rejestrowego wniosek o wyznaczenie firmy audytorskiej (biegłego rewidenta) w celu zbadania rachunkowości oraz działalności spółki.

Wniosek ten podlega opłacie sądowej w kwocie 300 zł. Żądający musi się także liczyć z koniecznością uiszczenia zaliczki na poczet wynagrodzenia biegłego. Wyjątek od zasady, że koszty badania ponosi żądający, dotyczy sytuacji, gdy badanie wykaże nadużycie, niekorzystne dla spółki działanie lub rażące naruszenie prawa bądź umowy spółki. W takich okolicznościach żądający tego badania ma prawo domagać się od spółki zwrotu kosztów jego przeprowadzenia. Wynagrodzenie biegłego rewidenta określa sąd rejestrowy (art. 226 K.s.h.).

Sąd rejestrowy decyduje, czy wniosek zasługuje na uwzględnienie. Sąd raczej nie powinien odmawiać realizacji tego uprawnienia, chyba że z żądaniem występuje wspólnik lub wspólnicy nadużywający swego prawa (por. postanowienie SO w Gliwicach z dnia 27 listopada 2015 r., sygn. akt X Ga 278/15). Jeśli sąd uwzględni wniosek, wówczas członkowie organów spółki są zobowiązani umożliwić biegłemu jego pracę na zasadach wskazanych w art. 224 K.s.h. Za jej utrudnianie grozi im odpowiedzialność karna (art. 594 § 1 pkt 4 K.s.h.). Biegły składa swoje sprawozdanie sądowi rejestrowemu. Sąd przesyła je wnioskodawcy oraz zarządowi i radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Sprawozdanie to powinno być odczytane w całości na najbliższym zgromadzeniu wspólników (art. 225 K.s.h.).