Umowa najmu między udziałowcem a spółką z o.o.

Bazę lokalową dla działalności spółki z o.o. może stanowić także nieruchomość będąca własnością udziałowca spółki. Wspólnik może ją oddać spółce do korzystania na podstawie zawartej umowy. Umowy najmu środków trwałych, w których spółki biorą do korzystania rzeczy stanowiące własność wspólników, są wykorzystywane również jako prosty sposób przekazywania środków ze spółki do majątku udziałowca. Z takiego rozwiązania należy jednak korzystać nader ostrożnie.

Umowa z udziałowcem...

Kodeks spółek handlowych nie wprowadza ogólnych ograniczeń dotyczących zawierania umów pomiędzy spółką a jej udziałowcami. Nie przewiduje w szczególności odrębnego trybu zawierania takich umów czy oddzielnego sposobu reprezentacji spółki przy dokonywaniu tego rodzaju czynności.

W zależności od treści umowy spółki na dokonanie tego rodzaju umowy może być jednak wymagana zgoda zgromadzenia wspólników, o której mowa w art. 230 K.s.h. (Dz. U. z 2022 r. poz. 1467 ze zm.). Przepis ten określa, że rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. W razie braku takiej uchwały nie stosuje się jednak art. 17 § 1 K.s.h. przewidującego skutek nieważności umowy.

Stosowanie tego przepisu do umowy najmu budzi kontrowersje w odniesieniu do zasad wyliczania wielkości świadczenia spełnianego przez spółkę. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 4 sierpnia 2005 r., sygn. akt III CK 640/04, przyjął, że w razie zawarcia umowy najmu na czas oznaczony trzeba uwzględnić wartość świadczenia okresowego, a nie łączną sumę świadczeń okresowych przypadających na czas trwania umowy. Wypowiadany jest przy tym pogląd, że na tle art. 230 K.s.h. nie należy inaczej traktować umowy najmu na czas oznaczony i umowy na czas nieoznaczony.

W razie wątpliwości co do tego, czy uzyskanie uchwały jest konieczne, zarząd powinien tę kwestię przedstawić zgromadzeniu wspólników jako organowi, który może decydować o ewentualnym pociągnięciu zarządców do odpowiedzialności.

...będącym członkiem zarządu

Procedura zawierania umowy i sposób reprezentacji spółki są szczegółowo uregulowane, gdy wspólnik mający być wynajmującym jest jednocześnie członkiem organu spółki.

Art. 15 § 1 K.s.h. stawia wymóg uzyskania przez zarząd zgody zgromadzenia wspólników na zawarcie przez spółkę kapitałową umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób. Korzyści, jakie wynajmujący może czerpać z umowy, mogą ją kwalifikować jako "inną podobną umowę" wspomnianą w tym przepisie. Brak uchwały wymaganej przez art. 15 § 1 K.s.h. dla zawarcia umowy będzie powodować nieważność tej czynności na warunkach wynikających z art. 17 § 1 i 2 K.s.h. W tym przypadku wątpliwości co do potrzeby uzyskania uchwały powinny być rozstrzygane z uwzględnieniem interesu spółki.

Jeśli wynajmujący jest jednocześnie członkiem zarządu spółki, przy zawarciu umowy z nim spółka powinna być reprezentowana zgodnie z art. 210 K.s.h., tj. zasadniczo przez radę nadzorczą albo pełnomocnika wybranego uchwałą wspólników.

Umowa - przykrywka

Umowa najmu nie może stanowić tylko papierowej przykrywki służącej przekazywaniu środków wynajmującemu. W takim przypadku umowa może być uznana za pozorną, a w konsekwencji za nieważną (art. 83 § 1 Kodeksu cywilnego - Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 ze zm.). W razie przyjęcia, że umowa jest nieważna, na wspólniku, co do zasady, będzie spoczywać obowiązek zwrotu do spółki otrzymanych świadczeń, na podstawie art. 410 K.c.

Dla oceny, czy umowa najmu nie jest pozorna, decydujące jest przede wszystkim to, czy rzeczywiście wynajmujący oddał spółce rzecz (lokal, samochód) do korzystania. W przypadku kwestionowania istnienia umowy w postępowaniu podatkowym czy przed sądem, okoliczność ta będzie przedmiotem postępowania dowodowego. Trzeba jednak brać pod uwagę, że istnienie umowy najmu może zakwestionować osoba związana ze spółką (inny wspólnik, były członek zarządu), który może dysponować co do tej okoliczności bogatym i niewygodnym dla stron umowy materiałem dowodowym.

Zawarcie pozornej umowy może stanowić podstawę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności odszkodowawczej i organizacyjnej. W zależności od okoliczności może również stanowić przestępstwo albo przestępstwo bądź wykroczenie karnoskarbowe.

Zawyżony czynsz

Wydatkowane przez spółkę środki na uiszczenie czynszu wynikającego z ważnej umowy najmu stanowią dla niej koszty uzyskania przychodu (art. 15 ust. 1 ustawy o pdop - Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm.).

Czynsz należny od spółki dla wspólnika nie może być ustalony dowolnie. W tym przypadku, w zależności od m.in. wielkości udziału wspólnika w kapitale zakładowym, spółka i udziałowiec mogą być traktowani jako podmioty powiązane w rozumieniu art. 11a pkt 4 ustawy o pdop. W takiej sytuacji czynsz najmu powinien zostać ustalony na zasadach rynkowych. Podmioty powiązane są bowiem obowiązane ustalać ceny transferowe na warunkach, które ustaliłyby między sobą podmioty niepowiązane (art. 11c ust. 1 ustawy o pdop). Jeżeli wysokość czynszu najmu byłaby zawyżona w stosunku do cen rynkowych, to organy podatkowe mogą określić dochód (stratę) podatnika bez uwzględnienia warunków wynikających z powiązań między wynajmującym a najemcą.