Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Firma  »  Spółki  »   Przekazanie dokumentów finansowych spółek do KRS

Nowa matryca stawek VAT

Nomenklatura scalona Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług www.klasyfikacje.gofin.pl  »
POLECAMY
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Przekazanie dokumentów finansowych spółek do KRS

Gazeta Podatkowa nr 68 (1734) z dnia 24.08.2020
Ewelina Mentel-Wyrzychowska

Złożenie dokumentów finansowych do KRS przez spółki handlowe z pełną księgowością następuje wyłącznie drogą elektroniczną. Podstawowym i bezpłatnym sposobem na przekazanie sprawozdania finansowego i innych dokumentów jest złożenie zgłoszenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości (RDF). Przekazywanie dokumentów finansowych do KRS poprzez system RDF jest zautomatyzowane i nie wymaga udziału sądu rejestrowego i orzeczników. Dzięki temu ich złożenie do KRS jest możliwe mimo panującej pandemii koronawirusa, a sama procedura przekazywania dokumentów finansowych nie uległa zmianie.

Składanie dokumentów do KRS

Pandemia koronawirusa wpłynęła na harmonogram obowiązków sprawozdawczych. Spółki w razie potrzeby mogą korzystać z wydłużonych terminów na ich realizację, w tym m.in. na zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego. W konsekwencji w spółce z o.o., akcyjnej czy komandytowo-akcyjnej także zwyczajne zgromadzenie wspólników/walne zgromadzenie może odbyć się w wydłużonym terminie dla zatwierdzenia tego sprawozdania, tj. do 30 września 2020 r. (a w przypadku jednostek podlegających nadzorowi KNF do 31 sierpnia 2020 r.). Wynika tak z art. 15zzh ust. 2 specustawy w sprawie COVID-19 (Dz. U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.). Wskazać natomiast należy, że nie został zmodyfikowany termin na przekazanie dokumentów finansowych do KRS. W praktyce może on jednak ulec przesunięciu, gdyż jest powiązany z dniem zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, a on uległ wydłużeniu.

W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, spółki handlowe muszą przekazać wymagane dokumenty do KRS. Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z wymaganymi dokumentami (art. 69 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości - Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.).

Tak jak w 2019 r. spółki handlowe powinny złożyć dokumenty finansowe w trybie zgłoszenia poprzez system Ministerstwa Sprawiedliwości, tj. system RDF (art. 19e ust. 1 ustawy o KRS). Jest on dostępny pod adresem: https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/.

Podpisy pod zgłoszeniem

Zgłoszenie opatruje podpisem elektronicznym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator (art. 19e ust. 2 ustawy o KRS).

W trakcie przygotowania zgłoszenia (w kroku 1 - Rejestracja nowego zgłoszenia) system na podstawie danych zawartych w KRS wyświetli listę osób fizycznych uprawnionych do reprezentacji podmiotu (patrz ramka).

Załączane dokumenty

Aktualnie sprawozdania finansowe i inne dokumenty finansowe muszą mieć postać elektroniczną (por. m.in. art. 45 ust. 1f-1h, art. 49 ust. 7 ustawy o rachunkowości). W takiej postaci powinny być dołączone do zgłoszenia, o ile zostały sporządzone od 1 października 2018 r. Co istotne, muszą być one podpisane przed zgłoszeniem ich do KRS zgodnie z wymogami wynikającymi z ustawy o rachunkowości.

Podkreślić należy, że elektronizacja dokumentów finansowych nie wymusza elektronizacji uchwał wspólników m.in. o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego czy podziale zysku/pokryciu straty. Mogą być one w dalszym ciągu sporządzone w formie pisemnej, a do KRS można dołączyć ich kopie (skany). Zezwala na to art. 19e ust. 3 ustawy o KRS. Wymienia on także inne dokumenty, jakie mogą być przekazane jako kopie. Muszą być one podpisane zgodnie z art. 19e ust. 2 ustawy o KRS, tj. przez osobę, która jest uprawniona do podpisania zgłoszenia.

Z KRS do administracji skarbowej

Dokumenty finansowe podlegają złożeniu w elektronicznym repozytorium dokumentów finansowych (RDF). Po zamieszczeniu w RDF sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania są one przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (art. 20 ust. 1g ustawy o KRS), a w konsekwencji do Szefa KAS.

Dzięki temu spółki handlowe nie mają obowiązku składania sprawozdań finansowych odrębnie do urzędu skarbowego czy Szefa KAS. Także wspólnicy spółek jawnych, partnerskich czy komandytowych będący osobami fizycznymi nie mają obowiązku przekazywania sprawozdania finansowego spółki do Szefa KAS.

Gdy brak jest w spółce osób, które mogą podpisać zgłoszenie dokumentów finansowych do RDF

Może zdarzyć się tak, że system RDF nie jest w stanie znaleźć osób fizycznych uprawnionych do reprezentacji podmiotu. W takiej sytuacji tabela (lista) osób uprawnionych do reprezentacji wyświetlana w kroku 1 rejestracji nowego zgłoszenia będzie pusta. Problem ten spółka może w szczególności rozwiązać na dwa sposoby, tj.:

1) zrealizować obowiązki sprawozdawcze przez system S24; wyjątkowo bowiem, w razie negatywnej weryfikacji zgłoszenia (tu: braku osób uprawnionych do jego podpisania), realizacja obowiązków sprawozdawczych następuje w trybie wniosku wyłącznie drogą elektroniczną przez portal S24 (art. 19e ust. 7 ustawy o KRS); ta funkcjonalność S24 (https://ekrs.ms.gov.pl/s24/) dostępna jest dla wszystkich podmiotów z KRS; wniosek ten podlega opłatom (łącznie 140 zł);
2) powołać pełnomocnika, który dokona za spółkę zgłoszenia; pełnomocnikiem takim może być wyłącznie adwokat albo radca prawny; w systemie pod listą (tabelą) z osobami uprawnionymi do reprezentacji podmiotu widoczna jest opcja dodania danych pełnomocnika; pola te (nazwisko, pierwsze i drugie imię oraz numer PESEL) wypełnia pełnomocnik; jeśli zgłoszenie podpisuje pełnomocnik, wówczas może on także podpisać skany uchwał wspólników czy inne dokumenty wymienione w art. 19e ust. 3 ustawy o KRS.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 1500 ze zm.)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Spółki - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.