W jaki sposób zmienić treść umowy spółki z o.o.?

Treść umowy spółki z o.o. ustalona przy zakładaniu spółki może być później modyfikowana dowolną ilość razy. Aby modyfikacja umowy była skuteczna, niezbędne jest stosowanie się do procedury określonej przepisami prawa. Dotyczy to w szczególności podjęcia uchwały o zmianie i późniejszej rejestracji zmiany w KRS.

Konieczność wprowadzenia zmian w umowie spółki z o.o. może być prozaiczna. Wystarczy, że zachodzi potrzeba wskazania w niej nowej siedziby albo firmy (nazwy) spółki. Wprowadzane zmiany mogą być jednak o wiele dalej idące. Dotyczy to w szczególności zmiany zasad funkcjonowania organów spółki, wprowadzania przywilejów udziałowych, określania zasad umarzania udziałów, wypłaty zaliczki dywidendowej itp.

Uchwała na zgromadzeniu

Wprowadzenie zmiany do umowy spółki wymaga uchwały wspólników. Uchwała o zmianie umowy spółki powinna być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza (art. 255 § 3 K.s.h.). W związku z tym miejsce i termin podejmowania uchwały powinien być wcześniej uzgodniony z notariuszem, który będzie sporządzał protokół. Maksymalna taksa notarialna za sporządzenie protokołu wynosi 750 zł netto (z wyjątkiem protokołu dokumentującego podwyższenie kapitału zakładowego). Do tego notariusz doliczy jeszcze taksę za sporządzenie wypisów z aktu (po 6 zł netto za stronę), a jeśli akt był sporządzany poza kancelarią, to również po 50 zł netto za każdą godzinę nieobecności w kancelarii.

Wspólnicy, co do zasady, podejmują uchwały na zgromadzeniu wspólników, które wymaga zwołania (art. 238 K.s.h.). Możliwe jest jednak podjęcie uchwały bez formalnego zwoływania zgromadzenia. Taka uchwała będzie ważna tylko wtedy, gdy stawią się osoby reprezentujące cały kapitał zakładowy, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad (art. 240 K.s.h.).

Jeśli nie ma możliwości powzięcia uchwały w opisany sposób, zarząd spółki powinien wysłać do wszystkich udziałowców zaproszenia określające dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad. W zaproszeniu należy również sprecyzować istotne elementy treści proponowanych zmian w umowie (art. 238 K.s.h.). Najprostszym sposobem spełnienia ostatniego z wymienionych warunków jest załączenie do zaproszeń treści projektów uchwał dotyczących wprowadzenia zmian. Zaproszenia powinny zostać wysłane, co do zasady, pocztą kurierską lub listami poleconymi najpóźniej na 2 tygodnie przed terminem zgromadzenia.

Uchwała wspólników

Kodeks spółek handlowych zastrzega, że do podjęcia uchwały o zmianie umowy spółki niezbędna jest większość 2/3 głosów (art. 246 § 1 K.s.h.). Wyjątek od tej reguły dotyczy istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki. Tu potrzeba większości 3/4 głosów. W obu przypadkach Kodeks nie stawia żadnych wymogów co do kworum (art. 241 K.s.h.). Kwestia ta może być uregulowana w umowie spółki. Podobnie umowa spółki może przewidywać inne, surowsze wymagania stawiane wobec uchwały o zmianie umowy spółki (np. wymóg jednomyślności).

Warto pamiętać o szczególnej regulacji odnoszącej się do uchwał dotyczących zmiany umowy spółki, które zwiększają świadczenia wspólników lub uszczuplają prawa udziałowe, bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom (np. wyłączenie prawa poboru, prawa niektórych wspólników do wyboru członków zarządu itp.). Takiego rodzaju uchwały wymagają zgody wszystkich wspólników, których dotyczą.

Rejestracja zmiany

Zmiana umowy spółki podlega zgłoszeniu do sądu rejestrowego. Stosowny wniosek należy sporządzić na formularzu KRS-Z3. W części C.5 trzeba podać: datę sporządzenia aktu notarialnego, numer repertorium, oznaczenie notariusza i jego kancelarii oraz numery zmienionych, dodanych lub usuniętych paragrafów umowy. Gdy zmiana dotyczy zagadnień ujawnionych w KRS (np. firmy spółki, przedmiotu działalności, siedziby, wielkości kapitału zakładowego), okoliczności te należy zaznaczyć w KRS-Z3 lub w jednym z dodatkowych formularzy-załączników.

Niezbędnymi załącznikami zgłoszenia każdej zmiany umowy spółki do KRS jest protokół ze zgromadzenia wspólników, nowy tekst jednolity umowy spółki, a także dowód uiszczenia opłat w łącznej kwocie 500 zł (250 zł opłata sądowa i 250 zł opłata za ogłoszenie w MSiG).

Jeśli wprowadzona zmiana ingeruje w zakres danych zgłoszonych do urzędu skarbowego (NIP), statystycznego (REGON) lub danych płatnika ZUS, to do wniosku trzeba załączyć również zgłoszenie aktualizacyjne NIP, wniosek o zmianę danych w REGON lub zmianę danych płatnika ZUS. Będzie tak w przypadku, gdy zmiana dotyczy brzmienia firmy spółki czy jej siedziby. Po zarejestrowaniu zmian, sąd, w ramach systemu jednego okienka (nie dotyczy on jedynie wniosków składanych elektronicznie) roześle podania do właściwych urzędów.

Zgłoszenie do KRS zmiany umowy spółki powinno nastąpić w terminie 7 dni od powzięcia uchwały przez wspólników. Uchwała pozostanie bezskuteczna, jeśli wniosek nie zostanie złożony do KRS w terminie 6 miesięcy od jej powzięcia.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 15.09.2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. nr 94, poz. 1037 ze zm.)