Jesteśmy jednostką handlową. W trakcie spisu z natury przeprowadzanego w magazynie towarów, który będzie trwał kilka dni, nie mamy możliwości zaprzestania wydawania lub przyjmowania towarów. Jak w takim przypadku zabezpieczyć się przed popełnieniem ewentualnych błędów przy ustalaniu rzeczywistego stanu towarów w drodze spisu z natury?
W trakcie spisu z natury nie powinno się wydawać ani przyjmować objętych spisem składników majątku (tu: towarów). Zatem najlepiej dla zachowania prawidłowości przebiegu spisu na okres inwentaryzacji wyłączyć magazyn z ruchu. Jednak zdarzają się sytuacje, gdy jest to niemożliwe. Wtedy trzeba zastosować rozwiązanie zapewniające porównywalność danych spisu z ewidencją księgową na dzień przeprowadzenia spisu.
Wydawanie z magazynu i przyjmowanie do niego towarów podczas przeprowadzania spisu z natury znacząco utrudniają pracę zespołu spisowego. Jeśli w czasie spisu wystąpią nieprawidłowości związane z ruchem magazynowym, w tym dotyczące niewłaściwego udokumentowania przyjęć i/lub rozchodów towarów, może to doprowadzić nawet do podważenia wiarygodności spisu i jego unieważnienia. Jeżeli, tak jak w omawianym przypadku, inwentaryzacja odbywa się w dłuższym okresie czasu i nie można całkowicie zrezygnować z ruchu magazynowego w jej trakcie, to przed rozpoczęciem spisu powinny zostać określone zasady wyodrębniania rozchodów i przyjęć towarów, które będą miały miejsce w trakcie spisu z natury.
Procedury dotyczące poszczególnych etapów inwentaryzacji jednostki przygotowują we własnym zakresie, np. w postaci zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej, która podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki. Opracowując instrukcję inwentaryzacyjną w części dotyczącej zapasów, można korzystać ze wskazówek zawartych w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55). Gdy nie można wyłączyć pola spisowego z działalności, tj. zamknąć magazynu na czas spisu, wskazane jest ograniczenie ruchu składników do niezbędnego minimum. W takiej sytuacji, zgodnie z pkt 60 stanowiska KSR, zaleca się:
a) utworzenie wyodrębnionego, tymczasowego magazynu na dostawy, w którym do czasu ukończenia spisu będą składowane przyjęte zapasy; po zakończeniu spisu przenosi się je na właściwe miejsce składowania, a ich przychód ujmuje w ewidencji księgowej zapasów,
b) wcześniejsze pobranie z magazynu składników zapasów, które mogą być potrzebne do działalności w czasie przeprowadzania spisu,
c) dopuszczenie do ewentualnego wydania z magazynu przez osobę odpowiedzialną - w porozumieniu z zespołem spisowym - zapasów na podstawie odpowiednio oznakowanych dowodów, z których wynika, czy rozchód nastąpił przed fizycznym dokonaniem spisu czy po nim; odpowiednie adnotacje zamieszcza się w arkuszu spisowym, a dodatkową kopię dowodu rozchodu załącza się do arkusza (przykład).
|
Przykład Przyjmijmy, że kierownik jednostki handlowej w zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji wskazał, że stan zapasów towarów zostanie ustalony na dzień 31.10.2023 r., a inwentaryzacja w drodze spisu z natury będzie się odbywała w dniach od 2 do 4.11.2023 r. Ze względu na to, że nie można zawiesić ruchu magazynowego podczas spisu z natury w magazynach, w dniach przeprowadzania spisu mogą wystąpić m.in. sytuacje:
|
| ||||||||||||
|
||||||||||||
