Składki ZUS od dopłat do wypoczynku pracownika

Część pracodawców dofinansowuje wypoczynek pracowników i ich rodzin. Świadczenie uzyskane przez pracowników z przeznaczeniem na ich wypoczynek stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy. To, czy pracodawca powinien oskładkować wartość udzielonego pracownikom świadczenia, zależy od faktu, z jakiego źródła je sfinansował.

Dofinansowanie z ZFŚS

Niewątpliwie wciąż najbardziej popularnym źródłem finansowania dopłat do wypoczynku pracowników oraz członków ich rodzin jest ZFŚS. Udzielone pracownikom z tego Funduszu dofinansowanie wypoczynku nie stanowi dla nich podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych, więc jego wartość nie jest pomniejszana o składki ZUS. Zwolnienie z oskładkowania wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728), zwanego rozporządzeniem składkowym. Przepis ten nie określa żadnych obostrzeń w kwestii formy udzielonego dofinansowania ani nie wprowadza jakiegokolwiek ograniczenia kwotowego. Pracodawca może więc zrealizować dopłatę za pomocą bezpośredniego przelewu bankowego na konto organizatora wypoczynku, ale może również przelać pieniądze z dopłaty na konto pracownika albo wypłacić mu to dofinansowanie w gotówce. Dla celów zwolnienia udzielonego świadczenia nie ma też znaczenia, kiedy pracodawca przekaże je pracownikowi - przed wyjazdem na wypoczynek czy po powrocie z niego.

Aby świadczenia udzielone z ZFŚS mogły korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS, powinny przede wszystkim wchodzić w zakres działalności socjalnej. Przekazując pracownikowi świadczenia sfinansowane ze środków Funduszu, pracodawca powinien też pamiętać, aby posiadały one cechy świadczeń socjalnych. Przyznawanie przez pracodawcę ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS powinny bowiem być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, co jest podstawową zasadą dysponowania środkami ZFŚS. Jeśli pracodawca przyzna pracownikom świadczenia z ZFŚS bez uwzględniania kryterium socjalnego, wtedy od ich wartości powinien naliczyć obdarowanym osobom składki ZUS.

Świadczenie urlopowe

Oskładkowaniu nie podlega również udzielone pracownikowi świadczenie urlopowe, ale tylko takie, które zostało wypłacone na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS (Dz. U. z 2023 r. poz. 998) oraz w kwocie nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w ustawie o ZFŚS. W tym przypadku zwolnienie ze składek ZUS wynika z § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia składkowego. Składkom ZUS nie podlega więc świadczenie urlopowe, które zostało wypłacone pracownikowi w wysokości ustalonej odpowiednio do rodzaju zatrudnienia oraz wymiaru jego czasu pracy. Jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi świadczenie urlopowe w kwocie wyższej niż wysokość odpisu podstawowego, to od nadwyżki ponad kwotę odpisu jest zobowiązany naliczyć i opłacić składki.

Wątpliwości co do oskładkowania wypłaconego świadczenia zgłaszają niekiedy duże firmy zatrudniające powyżej 50 pracowników, które podjęły decyzję, że w miejsce zlikwidowanego ZFŚS będą wypłacały pracownikom świadczenie urlopowe w wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonego w ustawie o ZFŚS. W ich przypadku nie można jednak zastosować zwolnienia wynikającego z § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia składkowego. Przepisy o ZFŚS nie przewidują możliwości wypłaty świadczenia urlopowego przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Zakład o takim stanie zatrudnienia może oczywiście wypłacać tego rodzaju świadczenia, ale na mocy przepisów zakładowych (np. regulaminu wynagradzania). Świadczenia takiego nie można jednak uznać za świadczenie urlopowe w rozumieniu ustawy o ZFŚS. Dokonywane przez taką jednostkę tego typu wypłaty podlegają więc składkom ZUS.

Wypłaty z funduszu socjalno-bytowego

Z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych są także wyłączone świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą ZFŚS. Świadczenia wypłacane ze środków tego funduszu nie podlegają oskładkowaniu, ale tylko do wysokości, która nie przekracza rocznie kwoty odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego, określonej w art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS. Takie zwolnienie ze składek wynika z § 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia składkowego. Tego typu świadczenia korzystają więc z wyłączenia ze składek do tych samych kwot, do których zwolnione są ze składek świadczenia urlopowe.

Fundusz na cele socjalno-bytowe (inny niż wynikający z ustawy o ZFŚS) może być utworzony na podstawie regulacji zawartych w układzie zbiorowym pracy bądź w regulaminie wynagradzania. Aby dopłaty urlopowe wypłacane z funduszu socjalno-bytowego (innego niż ZFŚS) były zwolnione z oskładkowania, fundusz powinien być utworzony na podstawie układu zbiorowego pracy, a nie regulaminu wynagradzania.

Środki obrotowe pracodawcy

Pracodawcy, którzy nie tworzą ZFŚS ani funduszu socjalno-bytowego, ale mimo to podejmują decyzję o dopłacaniu pracownikom do ich wypoczynku (lub wypoczynku ich dzieci) i finansują dopłaty ze środków obrotowych firmy, muszą taką wypłatę pomniejszyć m.in. o składki ZUS. Świadczenia dla pracowników sfinansowane ze środków obrotowych firmy nie zostały bowiem zwolnione z oskładkowania na podstawie przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ani w oparciu o rozporządzenie składkowe.