Spółka z o.o. zakupiła urządzenia klimatyzacyjne do biur i lokali usługowych. Czy nakłady poniesione na te zakupy należy kwalifikować w księgach jako odrębne środki trwałe, czy też uznać za nakłady na ulepszenie budynku i odnieść na zwiększenie jego wartości początkowej?
W przypadku urządzenia klimatyzacyjnego, które zostało wbudowane na stałe w konstrukcję budynku, nakłady na nie odnosi się na zwiększenie wartości początkowej budynku. Jako wyposażenie budynku kwalifikowane są bowiem wszystkie instalacje wbudowane w jego konstrukcję na stałe, np. instalacje sanitarne, elektryczne, sygnalizacyjne, komputerowe, telekomunikacyjne czy przeciwpożarowe. Na zwiększenie wartości początkowej budynku może zostać odniesiona np. wartość instalacji w postaci przewodów zasilających nawiewy rozmieszczone w różnych pomieszczeniach, które wbudowano w konstrukcję budynku.
W razie montażu klimatyzacji już po oddaniu budynku do używania z reguły jej elementy nie są na stałe wbudowane w jego konstrukcję. Jeżeli urządzenie i jego przewody nie stanowią części składowej budynku, to mogą być odrębnym środkiem trwałym. Warunkiem jest możliwość odłączenia urządzenia klimatyzacyjnego bez uszczerbku zarówno dla niego, jak i dla budynku.
Do środków trwałych kwalifikowane są aktywa spełniające warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem środkami trwałymi są rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Konsekwencją zaliczenia urządzenia do środków trwałych jest wprowadzenie go do ewidencji środków trwałych w wartości początkowej, którą przy zakupie stanowi cena nabycia. Na podstawie art. 28 ust. 2 i ust. 8 ustawy o rachunkowości cena nabycia obejmuje m.in. cenę należną sprzedającemu, z wyłączeniem VAT podlegającego odliczeniu, powiększoną o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania, np. o koszty zainstalowania. Środki trwałe podlegają amortyzacji zasadniczo przez okres ich ekonomicznej użyteczności (art. 32 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości). Przy czym, jeśli wartość początkowa urządzenia klimatyzacyjnego spełniającego warunki uznania za środek trwały jest w ocenie jednostki kwotą nieistotną, można skorzystać z uproszczenia i zaliczyć je do środków trwałych oraz objąć zbiorczym obiektem inwentarzowym albo uznać za pojedynczy obiekt inwentarzowy i, pod datą przyjęcia do używania, dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego od jego wartości początkowej (przykład).
Można także nie uznać go za środek trwały i jego wartość początkową jednorazowo odpisać, pod datą oddania do używania, w ciężar kosztów zużycia materiałów - dobrowolnie może on wtedy zostać objęty ewidencją pozabilansową. Zastosowanie uproszczenia jest możliwe, o ile zostało ono opisane w polityce rachunkowości.
Wydatki na montaż klimatyzacji, które zostały uznane za nieistotne i odniesione bezpośrednio w koszty, ujmuje się zapisem:
- Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"
oraz równolegle
- Wn konto w zespole 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".
Warto dodać, że wydatki ponoszone w czasie użytkowania klimatyzacji na usługę serwisowania lub naprawy zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej i ujmuje w zespole 4 na koncie 40-2 "Usługi obce" i/lub na koncie w zespole 5.
|
Przykład Założenia
Dekretacja
Księgowania 
|
||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||
|
||||||||||||
