Obowiązki kierownika jednostki

Za zarządzanie jednostką odpowiedzialny jest jej kierownik. Do jego obowiązków należy m.in. organizacja rachunkowości w jednostce. Wykonanie niektórych zadań w tym zakresie kierownik jednostki może scedować na inną osobę lub biuro rachunkowe. Jednak również wtedy to on ponosi odpowiedzialność za nadzór nad wykonaniem tych obowiązków.

Kierownik jednostki

Jak stanowi art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego. Kierownikiem może być jedna osoba lub jego funkcję może pełnić organ wieloosobowy. W tym drugim przypadku kierownikiem jednostki są członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Ze względu na formę prawną danego podmiotu kierownikiem jednostki jest:

• w przedsiębiorstwie osoby fizycznej właściciel,
• w spółce jawnej i cywilnej - wspólnicy prowadzący sprawy spółki,
• w spółce partnerskiej - wspólnicy prowadzący sprawy spółki lub zarząd,
• w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej - komplementariusze prowadzący sprawy spółki,
• w spółce z o.o. i akcyjnej - zarząd,
• w przedsiębiorstwie w likwidacji lub upadłości - likwidator lub syndyk albo zarządca ustanowiony w postępowaniu upadłościowym.

Trzeba odróżnić kierownika jednostki od organu zatwierdzającego. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości przez organ zatwierdzający rozumie się organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. Zatem kierownik jednostki najczęściej nie jest organem zatwierdzającym. Jednak w niektórych podmiotach kierownikiem jednostki są te same osoby, które są organem zatwierdzającym, np. w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.

Obowiązki w zakresie rachunkowości

Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości ponosi kierownik jednostki (o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej), także w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury, której kierownik jednostki nie może scedować na inna osobę - powierzono innej osobie lub przedsiębiorcy, który zajmuje się usługowym prowadzeniem ksiąg, tj. biuru rachunkowemu, za ich zgodą wyrażoną na piśmie. Jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy i nie wskazano osoby odpowiedzialnej, odpowiedzialność za rachunkowość ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Obowiązki w zakresie rachunkowości jednostki, za których wykonanie odpowiada kierownik jednostki, zostały określone w ramce. Część z nich może zostać powierzona osobie zatrudnionej w podmiocie na stanowisku głównej księgowej lub dyrektora finansowego albo, gdy księgi rachunkowe przekazano do prowadzenia biuru rachunkowemu, właścicielowi biura. Wtedy kierownik jednostki nadal jednak ponosi odpowiedzialność z tytułu nadzoru nad rachunkowością podmiotu, którym zarządza.

Jeśli księgi prowadzi biuro rachunkowe, to w oparciu o art. 11a ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki jest obowiązany, w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg, do powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Musi także zapewnić dostępność ksiąg wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Ustalenie zasad rachunkowości

Dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki. Z reguły, ze względu na posiadaną wiedzę, przygotowuje ją główny księgowy albo pracownik biura rachunkowego. Jednak to kierownik jednostki ją akceptuje i podpisuje. Kierownik jednostki decyduje m.in. o:

• metodzie prowadzenia ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów; wybiera jedną ze wskazanych w art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości - przy tej decyzji uwzględnia rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych,
• metodzie wyceny pozostałych aktywów i pasywów, a także przyjętym w jednostce sposobie ewidencji księgowej (wprowadzając zakładowy plan kont),
• sposobie dokumentowania zapisów w księgach, np. gdy wystąpi uzasadniony brak możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, może on zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji (nie może to dotyczyć operacji gospodarczych, gdy przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności - art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości), ponadto jeśli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, to kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu (art. 22 ust. 4 ustawy o rachunkowości),
• stosowanych uproszczeniach.

Stosowanie uproszczeń

W polityce rachunkowości mogą zostać przyjęte określone uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy. Decyzję w sprawie stosowania niektórych uproszczeń podejmuje kierownik jednostki uwzględniając specyfikę jednostki. Kierownik jednostki może m.in. wybrać wariant rachunku zysków i strat, tj. kalkulacyjny lub porównawczy (w przypadku stosowania załącznika nr 1 oraz nr 5 do ustawy o rachunkowości) oraz metodę sporządzania rachunku przepływów pieniężnych, tj. bezpośrednią lub pośrednią. Przy czym to w kompetencjach organu zatwierdzającego, a nie kierownika jednostki, pozostaje decyzja o sporządzaniu uproszczonych sprawozdań finansowych, czyli według załącznika nr 4 lub nr 5 do ustawy o rachunkowości. Tak wynika z art. 3 ust. 1a oraz ust. 1c ustawy o rachunkowości. Ponadto jeśli jednostka sporządza uproszczone sprawozdanie finansowe, to organ zatwierdzający decyduje także o innych uproszczeniach w zakresie sprawozdawczości, m.in. sporządzaniu lub nie sprawozdania z działalności oraz przygotowaniu lub nie zestawienia zmian w kapitałach albo rachunku przepływów pieniężnych, jeśli roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega obowiązkowemu badaniu przez firmę audytorską.

Umowa z firmą audytorską

Jeżeli roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega obowiązkowemu badaniu przez firmę audytorską, to jej wyboru dokonuje zasadniczo organ zatwierdzający - decyzji takiej nie może podjąć kierownik jednostki (por. art. 66 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Jego zadaniem jest podpisanie umowy o badanie sprawozdania finansowego z wybraną przez organ zatwierdzający firmą audytorską. Umowę tę kierownik jednostki powinien zawrzeć w terminie umożliwiającym jej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych (art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Do obowiązków kierownika jednostki w przypadku takiego badania należy także zapewnienie biegłemu rewidentowi przeprowadzającemu badanie sprawozdania finansowego dostępu do ksiąg rachunkowych oraz dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów oraz wszelkich innych dokumentów, jak również udzielenie wyczerpujących informacji, wyjaśnień i oświadczeń niezbędnych do sporządzenia sprawozdania z badania. Stanowi o tym art. 67 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Zdolność do kontynuowania działalności

Kierownik jednostki przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego ocenia zdolność jednostki do kontynuowania w dającej się przewidzieć przyszłości działalności w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości. Oceniając ją, bierze pod uwagę wszystkie informacje dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego, dotyczące dającej się przewidzieć przyszłości, obejmującej okres nie krótszy niż jeden rok od dnia bilansowego. Dokonując oceny co do możliwości kontynuowania działalności przez firmę, kierownik jednostki może skorzystać ze wskazówek zawartych w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 14 "Kontynuacja działalności oraz rachunkowość jednostek przy braku kontynuowania działalności" (Dz. Urz. MFFiPR z 2021 r. poz. 119).

Roczne sprawozdanie finansowe

Odpowiedzialność za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawienie go właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy, spoczywa na kierowniku jednostki. Pod tym sprawozdaniem podpisują się, podając datę podpisu, osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu (por. art. 52 ustawy o rachunkowości).

Kierownik jednostki ma generalnie obowiązek przygotowania, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdania z działalności jednostki w przypadku m.in. spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, a także tych spółek jawnych i komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej. Stanowi o tym art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Roczne sprawozdanie finansowe wraz z innymi dokumentami, w oparciu o art. 68 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki udostępnia wspólnikom lub akcjonariuszom m.in. spółki z o.o., spółki akcyjnej, prostej spółki akcyjnej, w odpowiednim terminie przed zgromadzeniem wspólników lub walnym zgromadzeniem akcjonariuszy.

Kierownik jednostki odpowiada także za złożenie rocznego sprawozdania finansowego wraz z wymaganymi dokumentami w KRS oraz ogłoszenie w MSiG w odpowiednich terminach. Tak wynika z art. 69 ust. 1 oraz art. 70 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Obowiązkiem kierownika jednostki będącej spółką jawną osób fizycznych lub spółką partnerską, której przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 2.000.000 euro i która nie stosuje zasad rachunkowości na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jest złożenie we właściwym rejestrze sądowym w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego (art. 70a ustawy o rachunkowości).

Kary

Jeśli kierownik jednostki nie wywiąże się ze swoich obowiązków, może, na podstawie art. 77 i art. 79 ustawy o rachunkowości, podlegać grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Przykładowo dotyczy to sytuacji, gdy:

• dopuszcza do nieprowadzenia ksiąg rachunkowych lub prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy albo podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
• dopuszcza do niesporządzania sprawozdania finansowego oraz innych wymaganych sprawozdań lub sporządzania ich niezgodnie z przepisami ustawy albo zawierania w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych,
• nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
• nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,
• nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych właściwych dokumentów zgodnie z art. 68 ustawy o rachunkowości,
• nie składa sprawozdania finansowego wraz z innymi wymaganymi sprawozdaniami we właściwym rejestrze sądowym,
• nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia.