Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Przygotowania do inwentaryzacji w firmie

Nowa matryca stawek VAT

Nomenklatura scalona Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług www.klasyfikacje.gofin.pl  »
POLECAMY
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Przygotowania do inwentaryzacji w firmie

Gazeta Podatkowa nr 82 (1748) z dnia 12.10.2020
Karolina Paszkowska

Jednostki, których rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, prace inwentaryzacyjne dotyczące 2020 r. mogą rozpocząć już od października 2020 r. Inwentaryzacja przeprowadzana jest w celu sprawdzenia, czy stan aktywów i pasywów wynikający z ksiąg rachunkowych odpowiada ich rzeczywistym wartościom. Ustaleń tych należy dokonać, aby prawidłowo sporządzić sprawozdanie finansowe za 2020 r.

Przeprowadzenie inwentaryzacji

W ustawie o rachunkowości nie uregulowano kwestii formalnych oraz technicznych dotyczących przeprowadzenia prac inwentaryzacyjnych. Każda jednostka, uwzględniając swoją specyfikę, musi zatem samodzielnie określić szczegółowe zasady przeprowadzenia inwentaryzacji. Pomocne przy ich ustalaniu mogą być wskazówki i rozwiązania zawarte w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55). W stanowisku tym zasugerowano rozwiązania problemów merytorycznych i organizacyjnych, które mogą pojawić się podczas inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów. Jednak zaproponowane w nim wskazówki mogą być pomocne nie tylko przy spisie z natury zapasów, ale również innych aktywów i pasywów.

Inwentaryzacji należy dokonać zasadniczo na ostatni dzień roku obrotowego (art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Przy czym rozpoczęcie inwentaryzacji niektórych składników majątku może nastąpić na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego. Dotyczy to m.in.: materiałów, towarów i produktów gotowych, które są objęte ewidencją magazynową oraz należności, z wyłączeniem należności, które podlegają inwentaryzacji drogą weryfikacji. Ich inwentaryzację należy zakończyć do 15. dnia miesiąca następnego roku obrotowego. Tak wynika z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Wówczas, dokonując inwentaryzacji, należy mieć na uwadze, żeby ustalenie stanu danego składnika nastąpiło poprzez dopisanie lub odpisanie od jego stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda przychodów i rozchodów, które nastąpiły pomiędzy datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Trzeba zaznaczyć, że stanu wynikającego z ksiąg nie można ustalić po dniu bilansowym. Wskazane jest jednak przeprowadzenie spisu z natury lub potwierdzenie salda w dacie, w której możliwe jest uzgodnienie uzyskanych wyników z danymi wynikającymi z ksiąg. Zatem zwykle jednostki za datę spisu lub potwierdzenia salda przyjmują ostatni dzień miesiąca, np. 31 października lub 30 listopada. Dzięki temu ryzyko popełnienia pomyłki dotyczącej korekty ustalonego stanu jest minimalne.

Odpowiedzialność kierownika

Za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Odpowiedzialności tej nie można scedować na inną osobę lub podmiot. Kierownik jednostki może zlecić przeprowadzenie inwentaryzacji podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing), ale nie zwalnia go to od odpowiedzialności. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność tę ponoszą wszyscy członkowie tego organu (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

Inwentaryzacja jest elementem rachunkowości, a jej terminowe i właściwe przeprowadzenie warunkuje rzetelność i kompletność ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego. W związku z tym księgowy jest zobowiązany do wspomagania kierownika jednostki w sprawach dotyczących inwentaryzacji.

Do zakresu odpowiedzialności kierownika jednostki za inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury, zgodnie z pkt 10 przywołanego stanowiska, wchodzi między innymi:

  • powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego,
     
  • wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji,
     
  • powiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu,
     
  • nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.

Treść zarządzenia zależy od tego, czy w jednostce działa stała komisja inwentaryzacyjna, czy też jest ona powoływana do wykonania określonego zadania. Jeśli nie działa stała komisja inwentaryzacyjna, w wydanym zarządzeniu należy określić przede wszystkim: przedmiot spisu - rodzaj składników i stosowaną metodę ich inwentaryzacji, datę przeprowadzenia inwentaryzacji, tj. daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych, datę faktycznego dokonania inwentaryzacji oraz skład komisji inwentaryzacyjnej. W zarządzeniu o inwentaryzacji za 2020 r. należałoby uwzględnić zapisy dotyczące zasad bezpieczeństwa związanych z pandemią koronawirusa.

Jeśli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu przez biegłego rewidenta, jej kierownik powiadamia odpowiednio wcześniej o terminie spisu podmiot uprawiony, z którym zawarto umowę o badanie. Dzięki temu biegły rewident może wziąć udział w spisie istotnych składników zapasów (art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

Etapy przygotowań

Aby inwentaryzacja została prawidłowo przeprowadzona, należy właściwie zaplanować jej kolejne etapy. Prace przygotowawcze w różnych jednostkach mogą mieć inny zakres, który zależy m.in. od wielkości danego podmiotu i posiadania różnych rodzajów składników majątku. Przygotowanie inwentaryzacji może obejmować następujące czynności:

  • wydanie zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, 
     
  • powołanie komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych przeprowadzających inwentaryzację, 
     
  • wskazanie obowiązków i praw osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury,
     
  • opracowanie dokumentacji związanej z przygotowaniem inwentaryzacji, m.in. regulacji wewnętrznych, bieżących i stałych, planu sytuacyjnego, harmonogramu inwentaryzacji oraz instrukcji inwentaryzacyjnej, 
     
  • przygotowanie do inwentaryzacji pól spisowych oraz aktywów, 
     
  • przeprowadzenie instruktażu (szkolenia) osób prowadzących prace inwentaryzacyjne.

Osoby inwentaryzujące

Do przeprowadzenia inwentaryzacji kierownik jednostki powołuje stałą komisję inwentaryzacyjną albo komisję do wykonania określonego zadania. W obu przypadka to kierownik wyznacza przewodniczącego komisji. Dotyczy to również sytuacji, gdy przeprowadzenie spisu z natury powierzono podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing). W jednostkach, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób, zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (komisarz spisowy).

Zgodnie z pkt 20 przywołanego stanowiska zadaniem komisji inwentaryzacyjnej jest zorganizowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, jego przeprowadzenie, wyjaśnienie powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji co do sposobu ich rozliczenia. Czynności spisowe może wykonywać komisja inwentaryzacyjna, odrębnie powołane przez kierownika jednostki - na jej wniosek - zespoły spisowe lub mieszane zespoły spisowe, w skład których wchodzi jeden członek komisji inwentaryzacyjnej. Komisję inwetaryzacyjną i zespoły spisowe mogą tworzyć pracownicy jednostki lub osoby niebędące jej pracownikami, znające przepisy dotyczące inwentaryzacji, w tym i zasady przeprowadzania spisu z natury. Przy czym członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

a) odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,

b) prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,

c) niebędące w stanie - z innych względów - zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Regulacje wewnętrzne

Kierownik jednostki ma ustawowy obowiązek wydania przepisów dotyczących inwentaryzacji drogą spisu z natury. Regulacje te mogą mieć charakter dokumentów bieżących i stałych.

Pierwsze z nich są wydawane każdorazowo przed rozpoczęciem inwentaryzacji. Zalicza się do nich przede wszystkim: zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury i harmonogram spisu z natury.

Z kolei regulacje stałe dotyczą zagadnień typowych, powtarzających się corocznie, z uwzględnieniem rodzaju, istotności i zróżnicowania zapasów. Są one okresowo aktualizowane, głównie w związku ze zmianami warunków działania jednostki. Przykładowe regulacje stałe to: instrukcje inwentaryzacyjne, plan sytuacyjny jednostki i jej podział na pola spisowe.

Pola spisowe

Dzięki odpowiednio opracowanemu planowi sytuacyjnemu, który zawiera właściwie nazwane miejsca składowania poszczególnych rodzajów zapasów w jednostce z podaniem osób za nie odpowiedzialnych i określeniem asortymentów zapasów składowanych w tych miejscach, łatwiej wyodrębnić pola spisowe. Pola spisowe wyznacza się tak, aby obejmowały:

a) zapasy, za które ponosi odpowiedzialność jedna osoba lub grupa osób o wspólnej odpowiedzialności,

b) jednoznacznie wyodrębniony obszar odpowiadający lokalizacji miejsc składowania zapasów,

c) rodzaj i ilość zapasów, których spisanie jest możliwe w ciągu jednego dnia.

Miejsca składowania o dużej powierzchni wskazane jest podzielić na dwa lub więcej pól spisowych rozgraniczonych liniami zaznaczonymi farbą lub kredą, taśmami lub/i określanie pól z użyciem nazw magazynów/miejsc składowania/regałów. Celowe jest wydzielenie pól spisowych na podstawie aktualnego planu sytuacyjnego z zaznaczonymi granicami odpowiedzialności określonych osób. W celu identyfikacji pól spisowych można nadawać im nazwy i/lub numery.

Przygotowanie zapasów

Przed spisem z natury wszystkie składniki mu podlegające należy starannie do niego przygotować. Zarządzenie w sprawie inwentaryzacji zazwyczaj nakłada na osoby odpowiedzialne obowiązek przygotowania do niej zapasów znajdujących się na danym polu spisowym. Może to przykładowo polegać na: posegregowaniu według asortymentów, łączeniu jednakowych rodzajowo asortymentów składowanych w różnych miejscach danego pola, formowaniu w bryły składników sypkich, wydzieleniu zapasów obcych, wyodrębnieniu i odpowiednim oznaczeniu zapasów o obniżonej przydatności (zniszczonych, niepełnowartościowych i nieprzydatnych). Jednostki stosujące magazynowe systemy informatyczne z automatyczną lokalizacją zapasów mogą zrezygnować z porządkowania według asortymentów tych zapasów na potrzeby spisu z natury, pod warunkiem, że system wskazuje miejsca ich składowania. Przed spisem należy również uporządkować ewidencję magazynową oraz uzgodnić ją z ewidencją księgową.

Czynności, których należy dokonać bezpośrednio przed spisem z natury, to przede wszystkim:

- wydanie zespołom spisowym opieczętowanych i ponumerowanych formularzy spisowych oraz taśm, linii mierniczych, kalkulatorów i innych materiałów niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia spisu z natury, a w niektórych przypadkach także odpowiedniej odzieży, 
- zabezpieczenie ewidencji magazynowej, która zawiera dane o ilości zapasów, przed dostępem spisujących oraz kontrolerów spisu,
- złożenie pisemnych oświadczeń przez osoby, które odpowiadają za inwentaryzowane składniki majątku potwierdzających, że dowody dokumentujące obroty do momentu rozpoczęcia spisu wprowadzono do ewidencji prowadzonej przez te osoby i zostały one przekazane do księgowości.

Przykładowa kolejność prac związanych z przygotowaniem do inwentaryzacji w jednostce - checklista
Lp. Etapy przygotowań do inwentaryzacji Potwierdzenie wykonania Uwagi
1. Wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji  
2. Powołanie przez kierownika jednostki komisji inwentaryzacyjnej i wskazanie jej przewodniczącego  
3. Przygotowanie harmonogramu spisu z natury  
4. Zawiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji (gdy występuje obowiązek)  
5. Wydanie instrukcji inwentaryzacyjnej  
6. Przygotowanie planu sytuacyjnego jednostki i wyznaczenie pól spisowych  
7. Przygotowanie zapasów do spisu  

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.)

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.