Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Sytuacje, w których należy zachować odpowiednią kolejność przy podpisywaniu ...
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Sytuacje, w których należy zachować odpowiednią kolejność przy podpisywaniu sprawozdania

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 11 (563) z dnia 1.06.2022

W naszej spółce jest czteroosobowy zarząd. W jakiej kolejności należy podpisywać sprawozdanie finansowe - czy pierwsza powinna podpisać się księgowa, czy może członkowie zarządu? Jak postąpić, jeśli jeden członek zarządu przyjmie od pozostałych oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości?

Sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym albo podpisem osobistym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to podpis powinni złożyć wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu, pod warunkiem że pozostali członkowie złożą stosowne oświadczenia lub odmowy ich złożenia.

Jak wynika z treści art. 52 ust. 2 i 2b ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe podpisują - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, lub odmów złożenia takich oświadczeń. W przypadku odmowy złożenia oświadczenia wprowadzono konieczność pisemnego uzasadnienia tej odmowy. Co istotne oświadczenia oraz odmowy złożenia takich oświadczeń dołącza się do sprawozdania finansowego przy wysyłce do właściwego organu.

W treści odmowy podpisu, oświadczenia lub odmowy złożenia oświadczenia wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (por. art. 52 ust. 2c ustawy o rachunkowości). Odmowę podpisu, oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem. Jeżeli powyższe oświadczenia zostaną sporządzone w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem, jedna z osób wchodzących w skład tego organu, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów (por. art. 52 ust. 2d i 2e ww. ustawy).

Z powyższego można wnosić, że w pierwszej kolejności sprawozdanie finansowe powinna podpisać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, np. księgowa (jeśli to jej powierzono prowadzenie ksiąg), a następnie kierownik jednostki lub wszyscy członkowie tego organu (jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy). W przypadku podpisywania sprawozdania przez poszczególnych członków organu wieloosobowego kolejność składania podpisów nie ma znaczenia.

Przykład

Spółką z o.o. kieruje czteroosobowy zarząd. Sprawozdanie finansowe tej spółki za 2021 r. zostało sporządzone 28 marca 2022 r. Jako pierwsza podpisała sprawozdanie 28 marca 2022 r. Aniela Nowak, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Trzech członków zarządu spółki podpisało sprawozdanie 29 marca 2022 r. Natomiast prezes zarządu (ostatnia osoba zobowiązana do złożenia podpisu) podpisał sprawozdanie 30 marca 2022 r.

Z kolei w sytuacji gdy jednostka kierowana przez organ wieloosobowy chce skorzystać z uproszczenia przy podpisywaniu sprawozdania finansowego i niektórzy członkowie tego organu złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania określone w ustawie o rachunkowości, konieczne jest zachowanie odpowiedniej kolejności składania podpisów oraz ww. oświadczeń. W tym przypadku jako pierwsza sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Następnie członkowie organu wieloosobowego, którzy nie podpisują sprawozdania finansowego, składają odpowiednie oświadczenia. Dopiero po złożeniu oświadczeń jako ostatnia sprawozdanie finansowe podpisuje co najmniej jedna osoba wchodząca w skład organu wieloosobowego kierującego jednostką, podpisująca sprawozdanie finansowe.

Przykład

Spółką z o.o. kieruje czteroosobowy zarząd. Sprawozdanie finansowe tej spółki za 2021 r. zostało sporządzone 28 marca 2022 r. Na podstawie art. 52 ust. 2 i 2b ustawy o rachunkowości, spółka skorzystała z możliwości podpisania sprawozdania finansowego przez jednego z członków zarządu. Postanowiono, że sprawozdanie podpisze prezes zarządu - Erwin Maj, a pozostali członkowie złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania określone w ustawie o rachunkowości. Jako pierwsza podpisała sprawozdanie 29 marca 2022 r. Aniela Nowak, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Trzech członków zarządu spółki złożyło oświadczenia w wersji elektronicznej, opatrzone podpisem zaufanym z datą 30 marca 2022 r. Natomiast prezes zarządu 5 kwietnia 2022 r. przyjął od pozostałych członków zarządu oświadczenia oraz podpisał sprawozdanie.

Warto pamiętać, że niewłaściwa byłaby sytuacja, w której data podpisania oświadczenia byłaby późniejsza niż data podpisania sprawozdania przez osobę, która podpisuje sprawozdanie i przyjmuje oświadczenia od pozostałych członków organu wieloosobowego.

Przykład prezentujący nieprawidłową kolejność składania podpisów

Spółką z o.o. kieruje czteroosobowy zarząd. Sprawozdanie finansowe tej spółki za 2021 r. zostało sporządzone 28 marca 2022 r. Na podstawie art. 52 ust. 2 i 2b ustawy o rachunkowości, spółka skorzystała z możliwości podpisania sprawozdania finansowego przez jednego z członków zarządu. Postanowiono, że sprawozdanie podpisze prezes zarządu spółki - Andrzej Górny, a pozostali członkowie zarządu złożą stosowne oświadczenia. Jako pierwszy podpisał sprawozdanie 29 marca 2022 r. Krzysztof Janik, któremu powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Prezes zarządu (osoba zobowiązana do złożenia podpisu) podpisał sprawozdanie 30 marca 2022 r., z kolei trzech członków zarządu złożyło oświadczenia w wersji papierowej, opatrzone własnoręcznym podpisem z datą 4 kwietnia 2022 r.


W naszej spółce niektóre osoby zobowiązane do podpisania sprawozdania finansowego posiadają podpis kwalifikowany, a inne - podpis zaufany. Czy przy podpisywaniu sprawozdania finansowego ma znaczenie rodzaj stosowanego podpisu? Jeśli tak, to w jakiej kolejności składać podpisy?

W przypadku gdy osoby zobowiązane do podpisania sprawozdania finansowego posiadają różne rodzaje podpisów elektronicznych, zalecane jest w pierwszej kolejności podpisanie sprawozdania podpisem zaufanym, a następnie podpisem kwalifikowanym.

W myśl art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

W sytuacji kiedy osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa) oraz kierownik jednostki (a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - członkowie tego organu) posługują się jednym rodzajem podpisu, np. podpisami kwalifikowanymi wewnętrznymi, nie ma znaczenia kolejność składanych podpisów. Dla porządku, jako pierwsza powinna podpisać się osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, np. księgowa, sygnując w ten sposób przygotowany dokument sprawozdania, a następnie kierownik jednostki. Problem może się pojawić np. w sytuacji, gdy jedna lub więcej osób składających podpis sygnuje dokumenty podpisem zaufanym i podpisem kwalifikowanym. W takim przypadku zalecane jest, aby jako pierwsze podpisały się osoby korzystające z podpisu zaufanego, a następnie osoby korzystające z podpisu kwalifikowanego wewnętrznego oraz podpisu osobistego wewnętrznego. Na samym końcu powinny się podpisać osoby korzystające z podpisów kwalifikowanych zewnętrznego i otaczającego lub podpisów osobistych otaczających.

Przykład

Spółką z o.o. kieruje dwuosobowy zarząd. Księgowa, której powierzono powadzenie ksiąg, posiada podpis kwalifikowany oraz podpis zaufany. Z kolei jeden z członków zarządu podsiada tylko podpis kwalifikowany (wewnętrzny), natomiast drugi tylko podpis zaufany. Wskazane jest, aby jako pierwsza sprawozdanie spółki podpisała księgowa podpisem zaufanym. Następnie sprawozdanie powinien podpisać członek zarządu posiadający podpis zaufany, a jako ostatni - członek zarządu posiadający podpis kwalifikowany (wewnętrzny).

W przypadku gdy osoby zobowiązane do podpisania sprawozdania finansowego korzystają z różnych rodzajów podpisu, może dojść do tego, że osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg (np. księgowa), sygnująca sprawozdanie podpisem kwalifikowanym, podpisze się jako ostatnia z uwagi na to, że np. członkowie zarządu podpisują sprawozdanie podpisem zaufanym. Aby uniknąć problemów przy podpisywaniu sprawozdania finansowego wskazane jest, aby osoba organizująca podpisywanie wiedziała, jakiego rodzaju podpisy będą używane przez każdą z osób zobowiązanych do podpisu.

Więcej przeczytasz w Rodzaje podpisów elektronicznych omówiono
dodatku nr 3 do ZMR nr 4 z 2022 r. na str. 6

Warto dodać, iż w przypadku podpisywania plików ze sprawozdaniem finansowym wyłącznie podpisem osobistym, nie ma ograniczeń co do kolejności składania podpisów. Nie jest natomiast możliwe przy podpisywaniu sprawozdania skorzystanie jednocześnie z wszystkich trzech opcji podpisu elektronicznego, a więc podpisu kwalifikowanego, zaufanego i osobistego.

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.