W grudniu 2021 r. otrzymaliśmy i opłaciliśmy fakturę za szkolenie naszego pracownika. Szkolenie odbyło się w styczniu 2022 r. Czy koszty szkolenia powinniśmy rozliczać w czasie? Koszty działalności operacyjnej ujmujemy na kontach zespołu 4 i 5.
| W sytuacji opisanej w pytaniu, wartość nabytej usługi szkoleniowej jednostka powinna zaliczyć do kosztów w miesiącu jej wykonania, tj. w styczniu 2022 r. W związku z tym, że fakturę za ww. szkolenie jednostka otrzymała i opłaciła w grudniu 2021 r., to koszty tego szkolenia powinna ująć w księgach 2021 r. na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", a w styczniu 2022 r. całą kwotę poniesionych wydatków odnieść na odpowiednie konto kosztów w zespole 4 i 5. |
Generalnie wydatki na szkolenia pracowników ujmuje się w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych, w ciężar kosztów okresu, którego one dotyczą. Księguje się je jako koszty działalności operacyjnej jednostki i z reguły zalicza do świadczeń na rzecz pracowników. Ewidencja tych kosztów odbywa się zatem na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia". Jednostki prowadzące ewidencję kosztów na kontach zespołu 5 koszty szkoleń pracowników księgują na koncie 55 "Koszty zarządu". Jeżeli jednak koszty szkolenia dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, to wydatek ten należy rozliczyć w czasie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Z art. 39 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości wynika bowiem, że jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności.
Jeżeli zatem jednostka, o której mowa w pytaniu otrzymała i opłaciła fakturę za szkolenie pracownika w grudniu 2021 r., a szkolenie odbędzie się w styczniu 2022 r., to zasadne jest rozliczyć taki koszt w czasie. Ewidencja księgowa faktury za szkolenie pracownika w jednostkach stosujących zarówno konta zespołu 4 i 5, przy założeniu, że usługa jest zwolniona z VAT, może przebiegać w sposób przedstawiony poniżej.
|
Ewidencja księgowa kosztów szkolenia pracownika, podlegających rozliczeniu w czasie 1. FZ - faktura dokumentująca koszty szkolenia pracownika: - Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia", 2. Przeniesienie kosztów szkolenia do rozliczenia w czasie: - Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", 3. Zarachowanie kosztów szkolenia do okresu sprawozdawczego, którego dotyczą: - Wn konto 55 "Koszty zarządu", |
Warto pamiętać, że można także zastosować uproszczony sposób ewidencji, księgując kwotę szkolenia bezpośrednio do rozliczenia w czasie na podstawie faktury zakupu, zapisem po stronie Wn konta 64-0, w korespondencji ze stroną Ma konta 24. W takim przypadku zarachowanie kosztów szkolenia do okresu, którego dotyczą będzie przebiegać zapisami po stronie Wn konta 40-5, w korespondencji ze stroną Ma konta 64-0 oraz równolegle, zapisem po stronie Wn konta 55, w korespondencji ze stroną Ma konta 49.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
