Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Rozliczenie zaliczki pobranej przez pracownika

Nowa matryca stawek VAT

Nomenklatura scalona Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług www.klasyfikacje.gofin.pl  »
POLECAMY
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Rozliczenie zaliczki pobranej przez pracownika

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 12 (540) z dnia 20.06.2021
1. Konto służące do ewidencji zaliczki udzielonej pracownikowi

Rozrachunki z pracownikami, inne niż z tytułu wynagrodzeń, np. zaliczki udzielone na zakupy firmowe, czy rozrachunki z tytułu podróży służbowych, ewidencjonuje się na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Konto to jest kontem bilansowym, aktywno-pasywnym i może wykazywać saldo dwustronne, tzn. saldo Wn (debetowe), oznaczające stan należności od pracowników i saldo Ma (kredytowe), oznaczające stan zobowiązań wobec pracowników. Do konta 23-4 jednostka powinna prowadzić ewidencję analityczną, która będzie umożliwiać wyodrębnienie rozrachunków z różnych tytułów z poszczególnymi pracownikami. Obowiązek ten wynika z art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym konta ksiąg pomocniczych prowadzi się dla rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia.

Po stronie Wn konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" ujmuje się m.in. wypłacone pracownikom zaliczki do rozliczenia (np. na koszty podróży lub zakup materiałów), wypłacone wyrównania do rozliczonych zaliczek, ale także roszczenia sporne od pracowników z tytułu niedoborów i szkód, czy należności od pracowników z tytułu odpowiedzialności za niedobory i szkody w wyniku uznania roszczenia przez pracownika lub wyroku sądowego. Z kolei po stronie Ma konta 23-4 ujmuje się m.in. rozliczenie pracownika z pobranej zaliczki, wydatki poniesione przez pracownika w imieniu pracodawcy, zwrot niewykorzystanych zaliczek, czy wpłaty należności z tytułu niedoborów i szkód.

Ewidencja księgowa wypłaty zaliczki pracownikowi odbywa się po stronie Wn konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika) i po stronie Ma konta 13-0 "Rachunek bieżący" lub konta 10 "Kasa".


2. Zaliczka pobrana przez pracownika na zakupy firmowe

Pracownik zobowiązany jest do rozliczenia pobranej zaliczki. Poświadczając jej pobranie potwierdza również swoje zobowiązanie do dokonania rozliczenia we wskazanym przez pracodawcę terminie. Terminy rozliczania zaliczek pobieranych przez pracowników powinny zostać określone w regulaminie wewnętrznym jednostki. Jeżeli u danego pracodawcy nie obowiązują wewnętrzne przepisy określające terminy rozliczania udzielonych zaliczek, to termin taki powinien być każdorazowo określony w dokumencie potwierdzającym udzielenie zaliczki.

Rozliczenie pobranej przez pracownika zaliczki następuje w oparciu o przedłożone przez niego dokumenty, np. faktury potwierdzające dane wydatki. W przypadku gdy pracownik wyda więcej niż wynosi wartość pobranej zaliczki, to zwrot pracownikowi wydanej przez niego kwoty (różnicy między pobraną zaliczką a wydaną kwotą) należy zaksięgować po stronie Wn konta 23-4 i Ma konta 13-0 lub 10. Z kolei jeśli pracownik zwraca część pobranej zaliczki, bowiem wydał mniej niż wynosiła jej wartość, to zwrot ten jednostka zaksięguje po stronie Wn konta 13-0 lub konta 10 i po stronie Ma konta 23-4.

W przypadku gdy w wyznaczonym terminie pracownik nie zwróci zaliczki, pracodawca może potrącić kwotę zaliczki z wynagrodzenia tego pracownika, zgodnie z przepisami art. 87 i 871 Kodeksu pracy. Jeśli pracownik nie rozliczy się z pobranej zaliczki, tzn. nie przedstawi dokumentów potwierdzających dokonanie zakupów na rzecz firmy, ani nie zwróci niewydanej kwoty zaliczki, to na koncie 23-4 pozostawać będzie saldo Wn odpowiadające kwocie nierozliczonej zaliczki.

Ewidencja księgowa zaliczki wypłaconej pracownikowi na wydatki firmowe

1. WB - wypłata pracownikowi zaliczki:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa".

2. FZ - faktura dokumentująca zakupy firmowe:

a) wartość brutto faktury:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) zakup materiałów odniesionych bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej:

- Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii" lub konto zespołu 5,
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Uwaga: Wartość brutto faktury można również zaksięgować bezpośrednio na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z kontrahentami" (w analityce: Konto imienne pracownika).

3. Rozliczenie zaliczki:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).

4. Ewentualna wypłata pracownikowi nadwyżki wydatków nad kwotą pobranej zaliczki:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa".

5. Ewentualny zwrot pracownikowi nadwyżki pobranej zaliczki nad kwotą wydatków:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa",
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).

Przykład

Zwrot do kasy części pobranej zaliczki

I. Założenia:

  1. W maju 2021 r. jednostka wypłaciła pracownikowi przelewem zaliczkę w wysokości: 300 zł na zakupy firmowe.
  2. W tym samym miesiącu pracownik rozliczył się z pobranej zaliczki, przedkładając fakturę dokumentującą zakupy firmowe. Faktura opiewała na kwotę: 246 zł (w tym VAT: 46 zł). Pracownik zwrócił do kasy: 54 zł.
  3. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, ewidencja kosztów podstawowej działalności prowadzona jest na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. WB - wypłata zaliczki 300 zł 23-4 13-0
2. Rozliczenie zaliczki na podstawie faktury dokumentującej zakupy firmowe:      
   a) wartość netto 200 zł 40-1 30
   oraz równolegle: 200 zł 55 49
   b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 46 zł 22-1 30
   c) łączna kwota wydatków pracownika 246 zł 30 23-4
3. KP - wpłata do kasy niewydanej kwoty zaliczki 54 zł 10 23-4

III. Księgowania:

Zwrot do kasy części pobranej zaliczki

Przykład

Potrącenie kwoty nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia pracownika

I. Założenia:

  1. W maju 2021 r. wypłacono z kasy spółki "X" pracownikowi działu produkcji zaliczkę na poczet zakupu materiałów, w wysokości: 500 zł. Z regulaminu wewnętrznego spółki "X" wynika, że termin rozliczenia zaliczki wynosi 21 dni. W tym czasie pracownik nie przedłożył dokumentów dotyczących dokonanych przez niego zakupów i nie zwrócił do kasy pobranej kwoty.
  2. Spółka "X" potrąciła nierozliczoną kwotę zaliczki z wynagrodzenia pracownika za czerwiec 2021 r. Wynagrodzenie pracownika za ten miesiąc wyniosło brutto: 4.200 zł. Z wynagrodzenia potrącono następujące kwoty:

a) składki ZUS ogółem (ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne): 902 zł,

b) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych: 530 zł,

c) nierozliczona zaliczka: 500 zł.

  1. Pracownikowi wypłacono przelewem wynagrodzenie, pomniejszone o dokonane potrącenia, w tym o kwotę nierozliczonej zaliczki. Kwota do wypłaty wynosiła: 2.268 zł.
  2. Zgodnie z polityką rachunkowości spółki "X", ewidencja kosztów podstawowej działalności prowadzona jest na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. WB - wypłata zaliczki na poczet zakupu materiałów 500 zł 23-4 13-0
2. LP - lista płac za czerwiec 2021 r.:      
   a) wynagrodzenie brutto 4.200 zł 40-4 23-0
   oraz równolegle: 4.200 zł 50 49
   b) składki ZUS obciążające pracownika 902 zł 23-0 22-3
   c) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych 530 zł 23-0 22-3
   d) nierozliczona zaliczka 500 zł 23-0 23-4
3. WB - wypłata wynagrodzenia pomniejszonego nierozliczoną zaliczkę 2.268 zł 23-0 13-0

III. Księgowania:

Potrącenie kwoty nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia pracownika


3. Zaliczka na pokrycie kosztów krajowej podróży służbowej

Rozrachunki z tytułu zaliczek na podróże służbowe ujmuje się na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". W celu rozliczenia pobranej zaliczki pracownik przedkłada pracodawcy do rozliczenia dokument "Polecenie wyjazdu służbowego" lub "Rozliczenie kosztów podróży służbowej" wraz z dołączonymi fakturami, rachunkami, oświadczeniem pracownika lub paragonami dokumentującymi poniesione wydatki. Jeżeli pobrana przez pracownika zaliczka na podróż służbową jest wyższa od kosztów tej podróży, to pracownik zobowiązany jest do zwrotu niewydanej kwoty. Natomiast jeśli pracownik wydał więcej niż wynosi wartość pobranej zaliczki, to pracodawca zwraca pracownikowi tę różnicę.

Dla celów bilansowych koszty poniesione w ramach podróży służbowej pracownika zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej i ujmuje - zgodnie z zasadą memoriału - w księgach rachunkowych okresu, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty. Jedynie w sytuacji, gdy podróż służbowa związana jest bezpośrednio z nabyciem lub wytworzeniem środka trwałego (bądź nabyciem wartości niematerialnej i prawnej), koszty podróży zwiększają wartość początkową tego składnika majątku. Koszty podróży służbowej pracownika można ujmować na koncie analitycznym do konta 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub na odrębnym koncie syntetycznym kosztów według rodzajów, np. 40-6 "Koszty podróży służbowych". Koszty te nie są jednak wymienione w załącznikach do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej, nie ma zatem obowiązku wyodrębniania ich w księgach rachunkowych.

W sytuacji gdy w wyznaczonym terminie pracownik nie zwróci zaliczki, pracodawca może potrącić kwotę zaliczki z wynagrodzenia tego pracownika, zgodnie z przepisami art. 87 i 871 Kodeksu pracy.

Przykład

I. Założenia:

  1. Jednostka wypłaciła z kasy pracownikowi działu sprzedaży zaliczkę na krajową podróż służbową, w wysokości: 3.000 zł.
  2. Po odbytej podróży służbowej pracownik przedłożył pracodawcy rozliczenie kosztów na łączną kwotę: 2.500 zł oraz zwrócił do kasy różnicę pomiędzy kwotą pobranej zaliczki a rzeczywiście poniesionymi kosztami podróży, w wysokości: 500 zł.
  3. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, koszty podróży służbowych pracowników ujmowane są na specjalnie do tego celu przeznaczonym koncie 40-6 "Koszty podróży służbowych", a ewidencja kosztów podstawowej działalności prowadzona jest na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. KW - wypłata pracownikowi zaliczki na podróż służbową 3.000 zł 23-4 10
2. PK - koszty podróży służbowej wynikające z zatwierdzonego przez pracodawcę rozliczenia 2.500 zł 40-6 23-4
   oraz równolegle 2.500 zł 52-7 49
3. KP - rozliczenie zobowiązania pracownika z tytułu podróży służbowej 500 zł 10 23-4

III. Księgowania:

Zaliczka na pokrycie kosztów krajowej podróży służbowej

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.