Facebook

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Samochód osobowy w firmie - samochody służbowe używane przez pracowników ...

Nowa matryca stawek VAT

Nomenklatura scalona Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług www.klasyfikacje.gofin.pl  »
POLECAMY
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Samochód osobowy w firmie - samochody służbowe używane przez pracowników do celów prywatnych

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 21 (525) z dnia 1.11.2020
1. Ryczałt przysługujący pracownikowi za jazdy prywatne firmowym autem

Jeżeli pracownik wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych, to uzyskuje przychód ze stosunku pracy. Stosownie do art. 12 ust. 1 updof za przychody ze stosunku pracy uważa się m.in. wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Sposób ustalania przychodu z nieodpłatnych świadczeń z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się na podstawie art. 12 ust. 2a-2c updof.

Jak wynika z treści art. 12 ust. 2a updof wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

1) 250 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika do 1.600 cm3,

2) 400 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1.600 cm3.

Z kolei, art. 12 ust. 2b updof wskazuje sposób obliczania wartości świadczenia, gdy podatnik korzysta z samochodu w prywatnych celach, tylko przez część miesiąca. W takim przypadku wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 wyżej wymienionych kwot. Jeśli natomiast pracownik częściowo zapłaci za wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych, to przychodem pracownika będzie różnica pomiędzy wartością określoną w sposób wyżej opisany i ponoszoną przez pracownika odpłatnością (por. art. 12 ust. 2c updof).

Zasady korzystania przez pracowników z samochodów służbowych w celach prywatnych wymagają odpowiedniego udokumentowania np. poprzez odpowiedni zapis w zakładowym regulaminie używania samochodów firmowych lub przez zawarcie z pracownikiem umowy o nieodpłatnym używaniu samochodu służbowego do celów prywatnych.

KISPrzypominamy, że jeszcze do niedawna organy podatkowe oraz sądy zajmowały odmienne stanowisko w kwestii, czy kwoty ryczałtu w wysokości 250 zł lub 400 zł obejmują koszty paliwa finansowanego przez pracodawcę udostępniającego pracownikowi samochód służbowy do celów prywatnych. Organy podatkowe w przeciwieństwie do sądów uważały, że paliwo nie jest elementem ryczałtu (por. np. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 marca 2020 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.202.2020.2.DJ). 

NSANatomiast sądy administracyjne rozstrzygały, że wartość zryczałtowanego przychodu, o którym mowa w art. 12 ust. 2a updof obejmuje również koszty paliwa zakupionego przez pracodawcę (por. np. wyrok NSA z 27 września 2018 r., sygn. akt II FSK 2430/16, NSA z 8 stycznia 2019 r., sygn. akt II FSK 3642/16, oraz WSA we Wrocławiu z 25 lutego 2020 r., sygn. akt I SA/Wr 796/19).

MFOstatecznie Minister Finansów pod wpływem ukształtowanej linii orzeczniczej wydał interpretację ogólną nr DD3.8201.1.2020 z 11 września 2020 r. w sprawie zryczałtowanego przychodu związanego z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów prywatnych (Dz. Urz. Min. Fin. z 2020 r. poz. 108). W interpretacji tej Minister Finansów stwierdził: "(...) ryczałtowo określona w tym przepisie wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, przykładowo takie jak: paliwo, ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, okresowe przeglądy, które zakład pracy - jako właściciel samochodu - musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym.

Używanie tak udostępnionego samochodu czasami wiąże się z dodatkowymi kosztami, takimi jak opłaty parkingowe, czy opłaty za przejazd autostradą, które nie mogą być uznawane za świadczenia objęte kwotą określoną w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT.

Ustawodawca wskazał bowiem wyraźnie, że chodzi o świadczenie związane z wykorzystaniem samochodu służbowego (czy z oddaniem do używania - bezpłatnie - dla celów prywatnych), a nie wszelkimi pochodnymi kosztami związanymi z podróżą samochodem udostępnionym do wykorzystywania w celach prywatnych".


2. Składki ZUS od nieodpłatnego świadczenia z tytułu używania służbowego auta do celów prywatnych

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Wynika tak z art. 18 ust. 1art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.) oraz art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1398 ze zm.). Do przychodów ze stosunku pracy zaliczeniu podlega m.in. wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych. Ten rodzaj przychodu nie został wyłączony z podstawy wymiaru składek ZUS. Wobec tego wartość uzyskanego przez pracownika przychodu z tytułu nieodpłatnego używania samochodu służbowego do celów prywatnych, ustaloną zgodnie z art. 12 ust. 2a updof, pracodawca zobowiązany jest doliczyć pracownikowi do przychodów ze stosunku pracy uzyskanych w danym miesiącu i od łącznej kwoty naliczyć składki ZUS.


3. VAT należny od nieodpłatnego udostępniania pracownikowi samochodu służbowego

W świetle art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym m.in. do celów osobistych jego pracowników, uznawane jest zasadniczo za odpłatne świadczenie usług, podlegające opodatkowaniu VAT. Zasada ta ma zastosowanie tylko wtedy, gdy podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia VAT z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych. Z treści art. 8 ust. 5 ustawy o VAT wynika, że zasada ta nie ma zastosowania w przypadku używania samochodu służbowego do celów prywatnych pracowników podatnika, jeżeli podatnikowi przysługiwało - w całości lub w części - prawo do odliczenia 50% kwoty VAT z tytułu:

1) nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów lub

2) nabycia, importu lub wytworzenia części składowych do tych pojazdów, jeżeli z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów podatnikowi nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT.

Z powyższych przepisów wynika, że w przypadku gdy podatnik udostępnia nieodpłatnie swojemu pracownikowi należący do jego przedsiębiorstwa samochód, mamy do czynienia z nieodpłatnym świadczeniem usług, które co do zasady podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Jeżeli jednak z tytułu nabycia pojazdów samochodowych podatnikowi przysługiwało ograniczone prawo do odliczenia, to nieodpłatne udostępnianie ich pracownikom do celów prywatnych (w myśl art. 8 ust. 5 ustawy o VAT) nie podlega opodatkowaniu VAT. Z kolei gdy podatnik przy nabyciu pojazdów miał prawo do odliczenia pełnej kwoty podatku VAT, udostępniając te samochody nieodpłatnie pracownikom będzie zobowiązany naliczyć od tej czynności podatek VAT. Podstawą opodatkowania będzie wówczas, koszt świadczenia tych usług poniesiony przez podatnika (por. art. 29a ust. 5 ustawy o VAT).


4. Ewidencja operacji związanych z nieodpłatnym udostępnianiem pracownikowi służbowego auta

W księgach rachunkowych pracodawcy nie ujmuje się przychodu z tytułu nieodpłatnego korzystania przez pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych doliczonego pracownikowi statystycznie w danym miesiącu do wynagrodzenia (w celu ustalenia zaliczki na podatek oraz składek ZUS). Ewidencji podlega jednak naliczona zaliczka na podatek dochodowy oraz potrącone składki ZUS od ustalonego nieodpłatnego świadczenia. Składki te oraz zaliczkę na podatek dochodowy można zaksięgować na podstawie listy płac.

Zaliczkę na podatek dochodowy ujmuje się w księgach rachunkowych po stronie Wn konta 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", w korespondencji ze stroną Ma konta 22-3/1 "Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych". Z kolei składki ZUS w części obciążającej pracownika ujmuje się po stronie Wn konta 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", w korespondencji ze stroną Ma konta 22-3/2 "Rozrachunki z ZUS". Natomiast składki ZUS obciążające pracodawcę odnosi się w ciężar kosztów działalności operacyjnej na stronę Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub konta zespołu 5, w korespondencji ze stroną Ma konta 22-3/2 "Rozrachunki z ZUS".

Przykład

I. Założenia:

  1. W regulaminie zakładowym spółki "Alfa" wprowadzono możliwość wykorzystania przez pracowników samochodów służbowych do celów prywatnych oraz określono zasady rozliczania pracowników z tego tytułu.
     
  2. W październiku 2020 r. pracownik "X" wykorzystywał samochód służbowy o pojemności silnika 1.600 cm3 do celów służbowych oraz prywatnych przez cały miesiąc. U pracownika powstał przychód z tytułu nieodpłatnego używania firmowego auta do celów prywatnych w wysokości: 250 zł. Miesięczne wynagrodzenie tego pracownika wynosiło: 3.000 zł brutto.
     
  3. Spółka sporządza porównawczy rachunek zysków i strat oraz prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4, a wynagrodzenia za pracę za dany miesiąc wypłacane są w ostatnim dniu roboczym tego miesiąca.
     
  4. Rozliczenie składkowo-podatkowe pracownika "X" za październik 2020 r.:
Wiersz Wyszczególnienie Kwota (zł)
Wysokość obciążeń składkowych i podatkowych pracownika
1. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne: 3.000 zł + 250 zł = 3.250,00
2. Składki na ubezpieczenia społeczne: 3.250 zł × (9,76% + 1,5% + 2,45%) = 445,58
3. Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: 3.250 zł - 445,58 zł = 2.804,42
4. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania: 2.804,42 zł × 9% =  252,40
5. Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia: 2.804,42 zł × 7,75% =  217,34
6. Koszty uzyskania przychodu 250,00
7. Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy, po zaokrągleniu do pełnych złotych: 3.250 zł - 250 zł - 445,58 zł =  2.554,00
8. Zaliczka na podatek dochodowy przed odliczeniem składki zdrowotnej: (2.554 × 17%) - 43,76 zł =  390,42
9. Zaliczka na podatek dochodowy, po zaokrągleniu do pełnych złotych: 390,42 zł - 217,34 zł = 173,00
10. Do wypłaty: 3.000 zł - (445,58 zł + 252,40 zł + 173 zł) =  2.129,02
Wysokość obciążeń składkowych pracodawcy
11. Składki ZUS pokrywane przez pracodawcę (podstawa: 3.250 zł), w tym:

a) składki rentowa i emerytalna: 3.250 zł × 16,26% = 528,45 zł

b) składka wypadkowa: 3.250 zł × 1,67% = 54,28 zł

c) składka na FP i FS oraz FGŚP : 3.250 zł × 2,55% = 82,88 zł

Uwaga: W przykładzie przyjęto, że właściwa dla pracodawcy stopa procentowa składki wypadkowej wynosi 1,67%.

665,61 zł

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. LP - lista płac pracownika:      
   a) wynagrodzenie zasadnicze 3.000,00 zł 40-4 23-0
   b) składki na ubezpieczenie społeczne oraz składka zdrowotna
        obciążające pracownika: 445,58 zł + 252,40 zł = 
697,98 zł 23-0 22-3/3
   c) zaliczka na podatek dochodowy 173,00 zł 23-0 22-3/1
   d) składki na ubezpieczenia społeczne obciążające pracodawcę 665,61 zł 40-5 22-3/3
2. WB - wypłata wynagrodzenia dla pracownika 2.129,02 zł 23-0 13-0

III. Księgowania:

Ewidencja operacji związanych z nieodpłatnym udostępnianiem pracownikowi służbowego auta

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.