Pakiety medyczne dla pracowników

Ponoszone przez pracodawcę koszty zakupionych dla pracowników pakietów usług medycznych zalicza się w księgach rachunkowych jednostki do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub na odpowiednim koncie zespołu 5.

Dla celów VAT przekazanie nieodpłatnie swoim pracownikom pakietów usług medycznych (zwolnionych z VAT) nie jest objęte regulacją zawartą w art. 8 ust. 2 ustawy o VAT. W związku z tym, podatnik nie musi wykazywać wartości tych świadczeń w nowym JPK_VAT z deklaracją.

Dla celów podatku dochodowego jednostka (pracodawca) może zaliczyć wydatki na zakup pakietów usług medycznych dla pracowników (a także członków ich rodzin oraz partnera życiowego) do kosztu uzyskania przychodów. Według organów podatkowych tego rodzaju wydatki wykazują związek z przychodami podatnika (pracodawcy), gdyż korzystanie z usług medycznych przez pracowników ma na celu ich zmotywowanie do wydajniejszej pracy, ograniczenie absencji, pozytywnie wpływa na ich samopoczucie i stan zdrowia (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 października 2019 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.310.2019.3.MBD oraz z 15 czerwca 2020 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.124.2020.1.AM).

Wykupione przez pracodawcę pakiety nieobowiązkowych świadczeń medycznych stanowią po stronie pracownika uprawnionego do ich wykorzystania nieodpłatne świadczenie w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. Otrzymane nieodpłatnie pakiety medyczne, do przekazania których nie zobowiązują pracodawcy przepisy prawa pracy, stanowią dla pracowników przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu. Wartość pakietu medycznego przekazanego pracownikowi nieodpłatnie podlega również oskładkowaniu. Wartość tego przychodu określa się w wysokości ceny zakupu pakietu usług medycznych uiszczonej przez pracodawcę (por. art. 11 ust. 2a pkt 2 updof).

Przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń otrzymanego przez pracownika nie ujmuje się w księgach rachunkowych. Ewidencji podlega natomiast naliczona zaliczka na podatek dochodowy oraz potrącone składki ZUS od ustalonego świadczenia. Składki te oraz zaliczkę na podatek dochodowy ewidencjonuje się na podstawie listy płac na ogólnych zasadach.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. jako pracodawca finansuje swoim pracownikom pakiety medyczne, które uprawniają ich do korzystania ze świadczeń zdrowotnych niewchodzących w zakres medycyny pracy. Wysokość miesięcznej opłaty za pakiet medyczny zależy od wybranego przez pracownika zakresu świadczeń. Wartość tego nieodpłatnego świadczenia jest doliczana do przychodów pracownika ze stosunku pracy podlegających opodatkowaniu i oskładkowaniu.
    
2. W październiku 2020 r. spółka otrzymała fakturę za zakup pakietów medycznych, w ramach których są zawarte świadczenia z zakresu medycyny pracy oraz świadczenia zdrowotne niewchodzące w zakres medycyny pracy. Koszt pakietów medycznych wyniósł: 3.000 zł i ujmowany jest w całości w kosztach działalności operacyjnej spółki.
    
3. Ewidencję kosztów spółka prowadzi tylko na kontach zespołu 4.
    
4. Dla uproszczenia zaprezentowano rozliczenie wartości pakietu medycznego na przykładzie jednego pracownika, którego wynagrodzenie brutto za październik 2020 r. wyniosło: 4.000 zł, a wartość pakietu medycznego doliczana miesięcznie do przychodów wynosi: 130 zł i obejmuje pracownika oraz członków jego rodziny. Rozliczenie składkowo podatkowe wypłat dokonanych pracownikowi w październiku 2020 r. przedstawia się następująco:

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przekazane pracownikom pakiety medyczne w części sfinansowanej przez pracodawcę stanowią na podstawie art. 12 ust. 1 updof częściowo odpłatne świadczenia, które zalicza się do przychodów pracownika ze stosunku pracy podlegających opodatkowaniu. Przychód ten ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2b updof, czyli jako różnicę pomiędzy ceną zakupu pakietu medycznego a odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

Jeżeli pracownik ponosi częściową odpłatność za pakiety medyczne, to wartość uzyskanego przez niego przychodu ze stosunku pracy, czyli wartość pakietu w części finansowanej przez pracodawcę może być zwolniona z oskładkowania. Jak wynika z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949), nie stanowią podstawy wymiaru składek korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. 

Jeśli więc wymienione w tym przepisie warunki zostaną przez jednostkę spełnione, to pakiet medyczny w części sfinansowanej ze środków obrotowych przez pracodawcę, nie będzie podlegał oskładkowaniu (por. interpretację Oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Lublinie z 2 stycznia 2020 r., znak: WPI/200000/43/1168/2019).

W świetle przepisów o VAT przekazanie pracownikom pakietów medycznych częściowo odpłatnie uznaje się za odpłatną usługę korzystającą ze zwolnienia na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 18 w związku z pkt 19a ustawy o VAT. Tym samym podatnik musi wykazać w nowym JPK_VAT z deklaracją, składanym za okres, w którym nastąpiło przekazanie pakietów medycznych, sprzedaż zwolnioną z VAT (w pełnej wartości ceny pakietu wynikającej z faktury).

W księgach rachunkowych wydatki na zakup pakietów medycznych pracodawca zalicza do kosztów działalności operacyjnej. W sytuacji gdy część wydatku dotyczącą pakietu pokrywa pracodawca, a część pracownik, kwotę zwracaną przez pracownika ujmuje się na koncie rozrachunkowym, np. na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka obejmuje pracowników oraz członków ich rodzin opieką medyczną w ramach pakietów medycznych, partycypuje w kosztach danego pakietu i pokrywa część jego ceny w wysokości: 75 zł. Pozostała kwota, tj. różnica pomiędzy ceną danego pakietu a częścią finansowaną przez pracodawcę jest pokrywana przez pracownika. Kwota: 75 zł jest doliczana do przychodów pracownika ze stosunku pracy podlegających opodatkowaniu. Spółka określiła zasady udziału pracowników w koszcie pakietów medycznych w regulaminie wynagradzania. Wartość doliczanego do wynagrodzenia pakietu medycznego finansowana przez pracodawcę nie stanowi w spółce podstawy wymiaru składek ZUS.
    
2. W październiku 2020 r. spółka otrzymała fakturę za zakup pakietów medycznych dla 30 osób w wysokości: 6.250 zł, z czego w kosztach działalności ujęła kwotę: 75 zł × 30 osób = 2.250 zł, a pozostałe: 4.000 zł na rozrachunkach z pracownikami.
    
3. Ewidencję kosztów spółka prowadzi tylko na kontach zespołu 4.
    
4. Dla uproszczenia zaprezentowano rozliczenie wartości pakietu medycznego na przykładzie jednego pracownika, którego wynagrodzenie miesięczne wynosi: 6.000 zł, a wartość pakietu medycznego pracownika wynosi: 200 zł, z czego pracodawca finansuje: 75 zł, a resztę, tj.: 125 zł, pokrywa pracownik poprzez potrącenie z wynagrodzenia. Rozliczenie składkowo podatkowe wypłat dokonanych pracownikowi w październiku 2020 r. przedstawia się następująco:

II. Dekretacja:

III. Księgowania: