Zatwierdzenie i złożenie do właściwego organu sprawozdania finansowego za 2019 r.

Nie wszystkie terminy dotyczące sporządzania sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy zawarte w ustawie o rachunkowości uległy zmianie. Przypomnijmy, że na podstawie art. 45 ust. 1 tej ustawy sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Księgi rachunkowe zamyka się natomiast na dzień kończący rok obrotowy (por. art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Z kolei ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki, która kontynuuje swoją działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Z treści art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika, że sporządzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Generalnie więc jednostki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, sporządzają i podpisują sprawozdanie finansowe nie później niż do końca marca następnego roku i zatwierdzają to sprawozdanie nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Wyjątkowo z powodu COVID-19 w tym roku przedłużono m.in. termin zamknięcia ksiąg rachunkowych, sporządzenia i zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego o trzy miesiące, a w przypadku jednostek podlegających nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego (KNF) - o dwa miesiące. Terminy przesunięto rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 31 marca 2020 r. w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dz. U. poz. 570), wydanym na podstawie przepisów o tarczy antykryzysowej.

Nowe terminy w zakresie sprawozdawczości finansowej oblicza się przy uwzględnieniu daty, na którą przypadał dzień bilansowy. W związku z tym, np. spółka z o.o., której rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2019 r. może sporządzić sprawozdanie finansowe za ten rok do 30 czerwca 2020 r., a następnie je zatwierdzić do 30 września 2020 r.

Co istotne, nowe terminy mają również zastosowanie do obowiązków sprawozdawczych dotyczących roku obrotowego innego niż kalendarzowy, kończącego się po 29 września 2019 r., jednak nie później niż w dniu 30 kwietnia 2020 r. Pod warunkiem jednak, że terminy wykonania tych obowiązków nie upłynęły przed końcem marca 2020 r.

Przesunięcie w związku z epidemią terminu zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego o trzy miesiące (a w przypadku jednostek podlegających nadzorowi KNF - o dwa miesiące) powoduje, iż przesunięciu (odpowiednio o trzy miesiące lub o dwa miesiące) uległy również terminy:

• zakończenia badania rocznego sprawozdania finansowego jednostek, na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości,
   
• udostępnienia wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom, na podstawie art. 68 ww. ustawy, rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki, a jeżeli sprawozdanie finansowe podległo obowiązkowi badania - także sprawozdania z badania (oraz sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administrującego),
   
• złożenia, na podstawie art. 69 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości rocznego sprawozdania finansowego wraz z innymi wymaganymi dokumentami do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
   
• złożenia, na podstawie art. 70 ust. 1 i 2 ww. ustawy, rocznego sprawozdania finansowego (z wyjątkiem dodatkowych informacji i objaśnień) wraz z innymi wymaganymi dokumentami do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG),
   
• przekazania, na podstawie art. 27 ust. 2 i 2b updop, rocznego sprawozdania finansowego wraz z innymi dokumentami do Szefa KAS przez podatników CIT niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS.

Jak wynika z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości złożenie sprawozdania finansowego wraz z innymi wymaganymi dokumentami do KRS powinno nastąpić w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia. W przypadku sprawozdania za 2019 r. może to więc nastąpić do 15 października 2020 r. Jeżeli jednak sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w wymaganym terminie, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu (por. art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Co istotne, osoby prawne niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS swoje sprawozdania na podstawie przepisów podatkowych przekazują drogą elektroniczną do Szefa KAS w ciągu 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania. Termin zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego za 2019 r. przedłużono do 30 września 2020 r., dlatego zatwierdzone sprawozdanie do Szefa KAS można złożyć do 10 października 2020 r.

Z kolei dla przedsiębiorstw osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe przedłużono termin na przekazanie sprawozdania finansowego za 2019 r. do Szefa KAS do 31 lipca 2020 r.

Należy podkreślić, że mimo wydłużenia terminów sprawozdawczych, nie zmieniła się forma sporządzenia sprawozdania finansowego.

Podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego, stosownie do art. 45 ust. 5 updof, przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi KAS sprawozdanie finansowe przed upływem terminu określonego na złożenie zeznania w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej udostępnionej na podstawie art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości. Natomiast podatnicy CIT obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego, z wyłączeniem podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, na podstawie art. 27 ust. 2 updop, przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi KAS sprawozdanie wraz ze sprawozdaniem z badania w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, a spółki - także odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej udostępnianej na podstawie art. 45 ust. 1g lub 1h ustawy o rachunkowości. Obowiązek złożenia sprawozdania z badania nie dotyczy podatników, których sprawozdania finansowe, na podstawie odrębnych przepisów, są zwolnione z obowiązku badania.

Sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej można sporządzić w Programie DRUKI Gofin

Z kolei podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS składają swoje sprawozdania finansowe wyłącznie do KRS na podstawie art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Podsumowując: Większość sprawozdań finansowych powinna mieć formę ustrukturyzowaną. Aktualnie, formę nieustrukturyzowaną mogą posiadać jedynie sprawozdania finansowe jednostek stosujących MSR oraz spółek cywilnych. Przypominamy, że spółki cywilne nie składają sprawozdań ani do KRS, ani do KAS. Może ich dotyczyć wyłącznie obowiązek ogłoszenia sprawozdania finansowego w MSiG.

Sprawozdania finansowe ustrukturyzowane to sprawozdania sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów. Jest to format XML, który powinien być zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. Z kolei forma nieustrukturyzowana to forma pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego. Może to być np. plik tekstowy, plik graficzny lub mieszany (.doc, .odt, .pdf, .jpg, .xls, .rft itp.), a także skan dokumentu papierowego, np. plik PDF.

Obowiązek ogłaszania sprawozdania finansowego w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG) reguluje art. 70 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Na podstawie tego przepisu, kierownik jednostki niewpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS oraz zobowiązanej na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości do poddania badaniu rocznego sprawozdania finansowego powinien złożyć to sprawozdanie wraz z innymi wymaganymi dokumentami do ogłoszenia w MSiG w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia tego sprawozdania. Dotyczyć to może osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz spółek cywilnych, zobowiązanych do sporządzenia sprawozdania finansowego i poddania go obowiązkowemu badaniu przez firmę audytorską. Do ogłoszenia składa się wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych za rok obrotowy, sprawozdanie z badania oraz odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.

Przypominamy, iż przesunięcie o trzy miesiące w związku z COVID-19 terminu zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego spowodowało, iż przesunięciu o trzy miesiące uległ również termin ogłoszenia rocznego sprawozdania finansowego w MSiG. W odniesieniu do sprawozdania za 2019 r. wymagane dokumenty należy więc złożyć do ogłoszenia w MSiG do 15 października 2020 r.

Dokumenty, które podlegają złożeniu do KRS wymienia art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym (KRS) następujące dokumenty:

• roczne sprawozdanie finansowe,
   
• sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu,
   
• odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
   
• sprawozdanie z działalności, jeśli jednostka była zobowiązana do jego sporządzenia (por. art. 49 ust. 1 oraz ust. 4-5 ustawy o rachunkowości).

Sprawozdanie z badania jest podpisywane przez biegłego rewidenta, a sprawozdanie z działalności - przez kierownika jednostki. Obydwa sprawozdania sporządza się w postaci elektronicznej, ale w formie nieustrukturyzowanej. Może to być np. plik PDF. Z kolei uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego (jak również uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty) powinna przyjąć formę skanu dokumentu papierowego. Złożenie tych dokumentów, jak wynika z art. 19e ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 1500 ze zm.), następuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. W związku z tym skan uchwały umożliwi złożenie ich razem z innymi dokumentami do KRS.

Do podpisania rocznego sprawozdania finansowego zobowiązana jest osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to wszyscy członkowie tego organu. Jak już wspominaliśmy, sprawozdanie finansowe należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (por. art. 52 ust. 2 oraz art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości).

Natomiast samo złożenie do KRS dokumentów wymienionych w art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli rocznego sprawozdania finansowego wraz z pozostałymi dokumentami, następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. Zgłoszenie to opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.

Zgłoszenia może także dokonać adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, których dane Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych udostępniła sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o ile w systemie tym ujawniony jest ich numer PESEL i są oni umocowani do dokonania zgłoszenia. W takim przypadku adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny powołuje się na udzielone mu pełnomocnictwo oraz podpisuje zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (por. art. 19e ust. 1, ust. 2 i ust. 3a ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym - Dz. U. z 2019 r. poz. 1500 ze zm.).