Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Kontrola dowodów księgowych i ich kwalifikowanie do ujęcia w księgach
POLECAMY
P R E N U M E R A T A
www.czasopismaksiegowych.pl
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Kontrola dowodów księgowych i ich kwalifikowanie do ujęcia w księgach

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 8 (488) z dnia 20.04.2019
1. Dowody księgowe będące podstawą zapisu w księgach rachunkowych

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (por. art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Ustawa wyróżnia dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom oraz wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki. Ponadto, podstawą zapisów w księgach mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze służące dokonaniu łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, dowody korygujące poprzednie zapisy, dowody zastępcze, tj. wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego oraz dowody rozliczeniowe, czyli ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (por. art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości).

Dowody księgowe - w świetle art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości - powinny być rzetelne (tzn. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują), kompletne (czyli zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ww. ustawy) oraz wolne od błędów rachunkowych.

Elementy jakie powinien zawierać dowód księgowy

  1. Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego.
     
  2. Określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej.
     
  3. Opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych.
     
  4. Datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu.
     
  5. Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.
     
  6. Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Uwaga: Można zaniechać umieszczania na dowodzie danych wymienionych:

- w pkt 1-3 i pkt 5, jeśli wynika to z odrębnych przepisów,

- w pkt 6, jeśli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.


2. Kontrola merytoryczna, formalnoprawna i rachunkowa dowodów księgowych
Sposób kontroli i dekretacji dowodów

Przepisy ustawy o rachunkowości nie precyzują jak jednostka powinna przeprowadzać kontrolę dowodów i ją udokumentować. Ze stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. Urz. Min. Fin. z 2010 r. nr 6, poz. 26) wynika, że dowody księgowe są sprawdzane i dekretowane, przy czym sprawdzanie dowodów księgowych i ich zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych obejmuje kontrolę merytoryczną, formalnoprawną i rachunkową oraz dekretację dowodów.

Sposób kontroli i dekretacji dowodów oraz szczegółowe ich procedury ustala jednostka odpowiednio do specyfiki procesów gospodarczych, rodzaju dokumentacji źródłowej, wymaganego celu i zakresu kontroli. Przyjęty sposób sprawdzania dowodów księgowych i ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych jednostka zapisuje w dokumentacji określającej sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (zob. art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości).

Zasady obiegu dokumentów i ich kontroli oraz osoby (stanowiska) odpowiedzialne za te czynności w jednostce w praktyce najczęściej zawiera się i opisuje w instrukcji obiegu dokumentów, który stanowi załącznik do polityki rachunkowości.

Należy zaznaczyć, iż każdy dowód księgowy przed wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych powinien być poddany kontroli merytorycznej, formalnoprawnej i rachunkowej. Kontrola dowodów księgowych ma na celu sprawdzenie, czy dowody są, jak mowa o tym w art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, czyli zawierające co najmniej dane wymagane ustawą, oraz czy są wolne od błędów rachunkowych.

Kontrola merytoryczna

Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy zawiera dane odpowiadające rzeczywistemu przebiegowi operacji, którą dokumentuje. Obejmuje ona ustalenie czy operacja, której dotyczy, była celowa z punktu widzenia jednostki, czy jest zgodna z przepisami prawa, podpisaną umową, założeniami wewnątrzzakładowymi. Ustaleniu podlega również to, czy dokument został sporządzony przez właściwą komórkę organizacyjną. Gdy z dowodu nie wynika charakter przeprowadzonej operacji gospodarczej, to wskazane jest jego uzupełnienie poprzez zamieszczenie dodatkowych informacji na odwrocie dowodu księgowego. Kontrolę merytoryczną może przeprowadzać kierownik jednostki lub kierownik albo pracownik danej komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację danego zadania. Powinna to być osoba, która potrafi odpowiednio ocenić czy dany dowód dokumentuje operację gospodarczą zgodnie z jej faktycznym przebiegiem oraz wymogami prawnymi. W małych jednostkach, zatrudniających niewielu pracowników, kontroli merytorycznej dokonuje zazwyczaj główny księgowy lub kierownik jednostki.

Kontrola formalnoprawna i rachunkowa

Kontrola formalnoprawna polega na sprawdzeniu, czy dowody księgowe zostały wystawione w sposób poprawny, to znaczy w sposób technicznie prawidłowy oraz czy zawierają dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, a także dane wymagane innymi przepisami, np. ustawy o VAT.

Z kolei kontrola rachunkowa odnosi się do sprawdzenia, czy dane liczbowe znajdujące się na dowodzie księgowym nie zawierają błędów liczbowych. Za kontrolę formalną i rachunkową odpowiada w praktyce dział księgowości jednostki. Kontroli dokonuje zazwyczaj uprawniony przez głównego księgowego pracownik tego działu.

Sposób potwierdzenia przeprowadzenia kontroli dowodów księgowych

W celu potwierdzenia przeprowadzenia każdego rodzaju kontroli dowodu księgowego na dowodzie tym zamieszcza się odpowiednią adnotację w postaci pieczęci lub napisaną odręcznie oraz datę i podpis osoby kontrolującej. Pieczęć potwierdzająca kontrolę dowodu księgowego może np. mieć postać:

Sprawdzono pod względem merytorycznym:
Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Podpis  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 
Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym:
Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Podpis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 

Ustawodawca dopuszcza możliwość zaniechania umieszczania na dowodzie danych potwierdzających przeprowadzenie jego kontroli, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych (por. art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości), np. gdy w jednostce dokonuje się sprawdzenia merytorycznego i formalnorachunkowego za pomocą technik informatycznych, w ten sposób, że każdorazowo jest możliwość identyfikacji osoby dokonującej akceptacji oraz daty tej akceptacji.

Ponadto, w przypadku własnych dowodów księgowych można pominąć ich kontrolę rachunkową, gdy dokumenty te zawierają obliczenia wykonane w systemie informatycznym, tj. są sporządzane przy użyciu programu komputerowego wykluczającego błędy rachunkowe. Dotyczy to np. fakturowania sprzedaży za pomocą przeznaczonego do tego programu komputerowego.

W każdym przypadku, przyjęte rozwiązanie jednostka opisuje w zasadach (polityce) rachunkowości. Należy jednak zaznaczyć, iż zastosowane przez jednostkę uproszczenia w tym zakresie nie mogą wykraczać poza opisane w art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości.


3. Zasady dekretacji dowodów księgowych

Po sprawdzeniu, że dowód księgowy został poddany wymaganej kontroli, powinien on również zawierać informacje o zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach poprzez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia na kontach księgowych (dekretacja) oraz podpis osoby dokonującej tego wskazania. W myśl art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zapis dokonywany w księgach rachunkowych powinien zawierać co najmniej:

  • datę dokonania operacji gospodarczej,
     
  • określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się od daty dokonania operacji,
     
  • zrozumiały tekst, skrót lub kod operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów i kodów,
     
  • kwotę i datę zapisu,
     
  • oznaczenie kont, których dotyczy.

Dekretacja dowodów księgowych może odbywać się odręcznie na dokumencie lub następować automatycznie, w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy wykorzystaniu techniki komputerowej.

Jeśli zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych następuje ręcznie, to w praktyce najczęściej wykorzystuje się do tego celu odpowiednio przystosowane pieczątki, na których przewidziane są pola do wpisania okresu księgowania, odpowiednich kont, dat i podpisów. Pieczęć do dekretacji może mieć np. postać:

I. Zaksięgować w okresie:
Kwota Konto
Wn Ma
     
                  Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                                 Podpis  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 
II. Zaksięgowano Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  Podpis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu programu komputerowego możliwe jest odstąpienie od ręcznej dekretacji każdego dowodu księgowego, jeśli z programu komputerowego można uzyskać w każdym momencie informacje o sposobie ewidencji dowodu na kontach syntetycznych i (lub) analitycznych z zachowaniem zasady podwójnego zapisu. Ponadto program księgowy powinien umożliwiać jednoznaczne powiązanie dowodu księgowego z zapisami w dzienniku, np. poprzez numer pozycji księgowej (por. art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości), a także powinien umożliwiać wydruk dekretu oraz powiązanie tego wydruku z właściwym dowodem źródłowym.

Należy pamiętać, że przyjęte przez jednostkę rozwiązania w zakresie dekretacji dowodów księgowych powinny znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości.

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.