Zaległy urlop na ogólnych i covidowych zasadach

Celem urlopu wypoczynkowego jest regeneracja sił psychofizycznych pracownika, dlatego powinien on być udzielany na bieżąco. Sytuacje przesunięcia niewykorzystanego urlopu na następny rok - co prowadzi do wystąpienia urlopowych zaległości - nie należą jednak do rzadkości. Pracodawca powinien dążyć do ich zniwelowania, wykorzystując przepisy odrębne i kodeksowe.

Ułatwienia covidowe

Urlop wypoczynkowy jest jednym z podstawowych uprawnień pracowniczych, dlatego zasadniczo strony stosunku pracy powinny porozumieć się co do terminu jego wykorzystania. Prawo pracy pozwala na jednostronne udzielenie pracownikowi urlopu tylko w jednej sytuacji (o czym dalej), a więc nie daje pracodawcy zbyt wielu możliwości wyegzekwowania od pracownika wykorzystania zaległego urlopu. W okresie obowiązywania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego (jak obecnie), wprowadzonych w związku z COVID-19, pracodawca ma jednak o wiele korzystniejszą pozycję w zakresie zniwelowania urlopowych zaległości. W wyżej wymienionych okresach może on bowiem skorzystać z art. 15gc ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych... (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.), zwanej specustawą w sprawie COVID-19.

Przywołany przepis stanowi, że pracodawca może jednostronnie, bez zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, udzielić zaległego urlopu w wymiarze do 30 dni. Pracownik jest zaś zobowiązany wykorzystać urlop udzielony w tym trybie, w terminie i wymiarze wskazanym przez pracodawcę. Przedstawiona regulacja odrębna dotycząca udzielania zaległego urlopu z założenia miała być przydatnym narzędziem dla pracodawcy, służącym do przeciwdziałania kumulacji zaległego urlopu w firmie (za co generalnie odpowiada pracodawca). Z pewnością wielu pracodawców skorzystało z możliwości, jakie dawał i ciągle daje art. 15gc specustawy w sprawie COVID-19. Trzeba jednak zasygnalizować, że prawdopodobnie już niedługo sytuacja prawna w zakresie udzielania zaległego urlopu ulegnie zmianie. Jak bowiem wynika z projektu odpowiedniego rozporządzenia Ministra Zdrowia (druk nr MZ 1517 z wykazu w RCL - stan na dzień oddania GP do druku), z dniem 1 lipca 2023 r. prawdopodobnie zostanie uchylony stan zagrożenia epidemicznego w związku z COVID-19, a to oznacza, że pracodawcy będą mogli stosować art. 15gc ww. ustawy tylko do końca czerwca br. Natomiast od 1 lipca 2023 r. będą mieli do dyspozycji jedynie ogólne, kodeksowe zasady udzielania zaległego urlopu.

Termin urlopu do uzgodnienia

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów lub na podstawie uzgodnień między pracodawcą a pracownikiem. Plany urlopowe mogą być przygotowane na dowolne okresy, np. roczne czy półroczne. W praktyce duża część pracodawców przygotowuje je na przełomie roku lub na początku danego roku kalendarzowego, uwzględniając w nich urlopy bieżące i zaległe. Zazwyczaj też pracodawca i pracownik dopuszczają możliwość korekty planu urlopowego.

Urlop wypoczynkowy, co do zasady, powinien być udzielony w tym roku, za który przysługuje. Jeżeli termin ten nie zostanie dotrzymany, to urlopu za dany rok należy udzielić najpóźniej do 30 września roku następnego (art. 168 K.p.). Jest to drugi, graniczny termin na udzielenie urlopu wypoczynkowego za dany rok, po upływie którego staje się on definitywnie zaległy. Przy czym termin wrześniowy nie dotyczy 4 dni urlopu na żądanie (które mogą być udzielone nawet po tej dacie).

Przepisy Kodeksu pracy dopuszczają udzielenie urlopu wypoczynkowego w terminie ustalonym jednostronnie przez pracodawcę tylko wyjątkowo. Na gruncie ogólnych przepisów prawa pracy jest to możliwe w sytuacji określonej w art. 167¹ K.p., który stanowi, że w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli. Poza tym przepisem w zasadzie nie ma regulacji przewidującej wprost udzielenie zaległego urlopu bez zgody pracownika. Dopuszczalność takiego działania wynikała jedynie z orzecznictwa sądowego, w którym zaakceptowano taką możliwość (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05). Tak więc już przed wprowadzeniem przepisów antycovidowych uznawano, że pracodawca może bez zgody pracownika udzielić zaległego urlopu. Było to jednak dla pracodawcy o wiele trudniejsze niż skorzystanie z jednoznacznej regulacji specustawy w sprawie COVID-19. Od 1 lipca br. trzeba będzie jednak powrócić do ogólnych zasad udzielania urlopu.

Należy nadmienić, że nawet na gruncie zwykłych przepisów o udzielaniu urlopów pracodawca ma pewną możliwość ingerencji w plan urlopowy poprzez wyłączenie pewnych okresów z urlopowego wypoczynku - co stanowi pośrednie narzucenie pracownikowi okresu, w którym może wykorzystać urlop. Nie wynika to wprawdzie wprost z przepisów Kodeksu pracy, jednak Główny Inspektorat Pracy w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 14 lipca 2017 r. uznał za dopuszczalne podjęcie przez pracodawcę decyzji o nieudzielaniu urlopów wypoczynkowych w pewnych okresach roku (patrz ramka). Zgodnie z tym stanowiskiem pracodawca, tworząc plan urlopów, może zastrzec, że we wskazanych przez niego okresach urlopy wypoczynkowe nie będą udzielane, np. w sierpniu danego roku. Powinien jednak uważać, aby nie doszło do powstania zaległości urlopowych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.)