Procedura tworzenia planu urlopowego i jego realizacja

W zakładzie pracy rokrocznie tworzymy plan urlopowy, w którym wskazujemy po uzgodnieniu z pracownikiem obowiązkowe 14 dni w ciągłości, a pozostałą pulę sami rozkładamy na wybrane dni, biorąc pod uwagę harmonogram produkcji. Zgodnie z postanowieniem regulaminu pracy, pracownicy przed skorzystaniem z urlopu są obowiązani złożyć wniosek o urlop. Zdarza się, że odmawiają. Czy w takich przypadkach możemy nie dopuścić ich do pracy?

Nie, gdyż naruszono procedurę planowania urlopów.

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego, który powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów (art. 152 § 1 i art. 163 § 1 pierwsze zdanie K.p.). Od jego sporządzania można odstąpić w ściśle określonych sytuacjach, których - wobec braku pytania w tej sprawie - w niniejszej odpowiedzi nie omawiamy.

Planem urlopowym należy objąć wszystkie urlopy wypoczynkowe pracownika, w tym bieżące, zaległe, uzupełniające czy dodatkowe, za wyjątkiem urlopu na żądanie (4 dni w roku), który ze względu na szczególne przeznaczenie musi pozostawać w pełnej dyspozycji pracownika.

Zwracamy uwagę! Młodocianemu uczęszczającemu do szkoły należy udzielić urlopu w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 K.p.). Ponadto planowanie urlopu pracownic będących w ciąży, które mają prawo wnioskować o jego przyznanie bezpośrednio po urlopach związanych z rodzicielstwem (art. 163 § 3 K.p.), pomimo braku wyłączenia należy uznać za dyskusyjne. Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z 9 marca 2011 r. (sygn. akt II PK 240/10): "(...) Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia urlopu, jest jednak związany takim wnioskiem, gdy pochodzi on od pracownicy, która urodziła lub ma urodzić dziecko i w związku z tym chciałaby przedłużyć czas sprawowania nad nim pełnej, osobistej opieki. (...).". W wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 590/00, OSNP 2003/14/336) Sąd ten uznał jednak, że w omawianych okolicznościach: "(...) rzeczą pracodawców przy opracowywaniu planu urlopów było zapytanie pracownicy, nieobecnej w pracy i mającej urodzić dziecko (...), jakie są jej plany urlopowe (...).". 

Zatwierdzony i podany do wiadomości pracowników plan urlopów jest wiążący dla obydwu stron, a odstąpienie jest usprawiedliwione/następuje w przypadkach wymienionych w art. 164-167 K.p.

Prawidłowość stosowanej w wielu zakładach zasady wnioskowania o urlop, pomimo iż jego termin jest podany w planie urlopowym, w dalszym ciągu nie jest rozstrzygnięta jednoznacznie. W uzasadnieniu wyroku z 20 marca 2008 r. (sygn. akt II PK 214/07, OSNP 2009/15-16/194) Sąd Najwyższy wyjaśnił, że pracownikowi, który udaje się na urlop wypoczynkowy w terminie określonym w uzgodnionym z pracodawcą planie urlopów, nie można zarzucić działania bez zgody pracodawcy. Tezę tę wydaje się potwierdzać wyrok z 15 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 306/00, OSNP 2002/24/591), w którym ten sam Sąd uznał, że: "Pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy.". Wnioskując a contrario, jeżeli urlop jest zaplanowany, wniosek nie jest konieczny albo ma charakter deklaratoryjny. Sąd Najwyższy w uchwale składu 7 sędziów z 6 marca 1980 r. (sygn. akt V PZP 7/79, OSNC 1980/7-8/132) rozstrzygnął natomiast, że: "Nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy (...).".

Niezależnie od powyższych rozważań, w przypadku Czytelnika omawianą kwestię objęto regulaminem pracy. Wobec jego treści żądanie sporządzenia wniosku urlopowego jest zasadne, przy czym pracownicy mają inny argument za odmową skorzystania z urlopu. Plan urlopów powstał bowiem z uchybieniem obowiązującej procedury, tj. bez jednego z najistotniejszych elementów - pełnego udziału strony pracowniczej. Niewykluczone, że naruszono też zasadę nieprzerwalności urlopu, którą może uchylić jedynie sam zainteresowany.

Co do planu urlopów, to ustala go pracodawca, biorąc jednak pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 § 1 drugie zdanie K.p.). Czynność tę należy zatem rozpocząć od zebrania propozycji pracowników. Pracodawca nie jest nimi związany, choć w miarę możliwości (gdy nie zagrozi to dezorganizacją pracy) powinien je uwzględnić. Dopiero ewidentne i bezpodstawne uchylanie się pracowników od przedłożenia wniosków, i to pomimo ich dyscyplinowania np. przez kary porządkowe, mogłoby w konkretnych okolicznościach usprawiedliwiać samodzielne planowanie urlopów przez pracodawcę.