Wyszukaj

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Prawo pracy  »  Inne zagadnienia  »   Przechowywanie niektórych dokumentów w aktach osobowych pracownika
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Przechowywanie niektórych dokumentów w aktach osobowych pracownika

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 13 (415) z dnia 1.07.2016

Czy w aktach osobowych pracownika można przechowywać PIT-2, oświadczenie o zamieszkiwaniu poza miejscowością zatrudnienia dla celu stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów oraz zgodę na przekazywanie wynagrodzenia na rachunek bankowy?

Wszystkie wymienione dokumenty można przechowywać w aktach osobowych pracownika.

Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94 pkt 9a K.p.). Zasadniczą zawartość akt określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.), dalej rozporządzenie. Wyróżnia ono trzy części akt (A, B i C), klasyfikując składane tam dokumenty według kryterium etapu, na którym zostały zgromadzone (podczas ubiegania się o zatrudnienie, w okresie trwania zatrudnienia oraz w związku z jego ustaniem), a ponadto wymienia dokumenty jedynie częściowo, w ostatnich dwóch przypadkach posługując się sformułowaniem "w tym".

Więcej przeczytasz w Na temat przechowywania dokumentów
w aktach osobowych pisaliśmy
UiPP nr 10/2016, str. 48-49, nr 12/2016, str. 43-45.

Żaden z dokumentów wskazanych w pytaniu Czytelnika nie został w powołanych przepisach wymieniony wprost. Wszystkie natomiast są pozyskiwane w okresie zatrudnienia (po zawarciu umowy), co należy wywodzić ze statusu osoby zobowiązanej do ich przedłożenia. Powyższe wynika z:

  • art. 86 § 3 K.p. - obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie,
     
  • art. 32 ust. 3 ustawy o pdof - zaliczkę na pdof zmniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złoży zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru, w którym stwierdzi, że nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika, nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3 ustawy o pdof, nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia,
     
  • art. 32 ust. 5 w związku z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof - zakład pracy przy obliczaniu zaliczki na pdof stosuje podwyższone koszty uzyskania przychodów, jeżeli pracownik złoży oświadczenie, iż jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.

W tej sytuacji uznać należy, że wymienione w pytaniu dokumenty podlegają włączeniu do części B akt osobowych. Dodajmy, że w literaturze przedmiotu dominuje pogląd, iż oświadczenia tzw. "podatkowe" (tu PIT-2 i o stosowaniu podwyższonych kosztów) można też przechowywać w wyodrębnionym do tego celu zbiorze dokumentów.

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Inne zagadnienia - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60