Pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową zapewniono posiłki odpowiednie do pory dnia. Jak rozliczyć diety, gdy z powodu czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży nie były to trzy posiłki dziennie? Nadmieniamy, że stosujemy przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych.
Stosownie do przepisu § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej... (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenia o podróżach służbowych, z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują m.in. diety. W przypadku podróży zagranicznej są one przeznaczone na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki, a ich wysokość - dla docelowego państwa - jest określona w załączniku do ww. rozporządzenia. Dietę oblicza się w następujący sposób:
Ważne: Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety obliczonej stosownie do okresu trwania podróży (§ 14 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych). |
W razie niepełnego wyżywienia kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie - 15% diety, obiad - 30% diety, kolacja - 30% diety (§ 14 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych).
W świetle brzmienia powołanych przepisów, które nakazują pomniejszanie "kwoty diety", a nie "należności z tytułu diet" należy uznać, że rozliczenie powinno uwzględniać poszczególne doby podróży odrębnie, co jednak w końcowym rozrachunku nie powinno powodować różnic. Warto też podkreślić, że doba w podróży służbowej, która stanowi kryterium przyznania diety, jest oderwana od doby kalendarzowej, choć analogicznie trwa 24 godziny. Jej początek stanowi godzina rozpoczęcia podróży. Stosownie do powyższego należy też ustalić, czy pracownikowi zapewniono wszystkie posiłki przewidziane w przepisach rozporządzenia o podróżach służbowych. Jeżeli tak nie było, oznacza to, że nie zapewniono mu całodziennego, a jedynie częściowe wyżywienie w danej dobie.
|
Kalkulator zagranicznej podróży służbowej dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl |
Ocena, czy doszło do zapewnienia całodziennego wyżywienia w niepełnej dobie podróży jest utrudniona. Wynika to przede wszystkim z braku jednoznacznych godzin spożywania posiłków. Ponadto w komentowanym przepisie jest mowa o całodziennym wyżywieniu, zapewnienie którego w niepełnej dobie podróży nie zawsze jest uzasadnione. W związku z powyższym wydaje się uprawnione przyjęcie, że dieta na wyżywienie za niepełną dobę przysługuje wówczas, gdy nie zapewniono posiłków wynikających z pór dnia, na które przypadła ta część podróży. Dobrą praktyką jest przyjęcie tradycyjnych godzin spożywania posiłków (np. 600, 1200, 1800).
Przykład |
Pracownik przebywał w zagranicznej podróży służbowej (Węgry) od 720 w poniedziałek do 1730 we wtorek, czyli 1 pełną dobę oraz 10 godzin i 10 minut w drugiej dobie. Z okresu trwania podróży wynika, że ma prawo do jednej pełnej diety i drugiej diety w wysokości 50%. Pracownikowi zapewniono jednak w poniedziałek obiad i kolację, a we wtorek śniadanie i obiad.
W tych okolicznościach można uznać, że zarówno w pierwszej pełnej dobie (poniedziałek 720-wtorek 720), jak i w drugiej niepełnej dobie (wtorek 720-1730) pracownikowi zapewniono pełne wyżywienie (w pierwszej dobie obiad i kolację w poniedziałek i śniadanie we wtorek, tj. trzy posiłki liczone w kolejności odpowiedniej do trwania rozpatrywanej doby podróży, a w drugiej obiad). Wyżywienie w drugiej, niepełnej dobie z racji pory zakończenia podróży należy uznać za "całodzienne" dla okresu trwania podróży służbowej. Dlatego też pracownikowi należy wypłacić tylko 25% przysługujących diet na inne drobne wydatki, tj.: 1,5 diety x 44 euro x 25% = 16,50 euro.
|